Συχνές ερωτήσεις

Τον στόχο του πελάτη, το αντικείμενο εργασίας, τα συμφωνημένα παραδοτέα και τα κριτήρια με τα οποία θεωρούνται παραδομένα. Από το brief χτίζεις απευθείας τις φάσεις ή τα sprints, και κάθε παραδοτέο παίρνει υπεύθυνο, εκτίμηση σε ώρες και ημερομηνία παράδοσης.

Ο πελάτης παραλαμβάνει το παραδοτέο σε ένα ειδικό σημείο, αφήνει σχόλια πάνω του και το εγκρίνει ρητά. Η έγκριση αποθηκεύεται με ημερομηνία και συντάκτη, ενώ τα σχόλια μένουν συνδεδεμένα με την έκδοση στην οποία αναφέρονται.

Τα σημειώνεις ως εκτός αντικειμένου και πηγαίνουν για προσφορά, αντί να εκτελούνται σιωπηρά. Έτσι ένας επιπλέον γύρος αναθεωρήσεων γίνεται νέα γραμμή στην προσφορά ή συνειδητή απόφαση, όχι ζημιά που την ανακαλύπτεις στο τιμολόγιο.

Κάθε παραδοτέο συγκρίνει τις εκτιμώμενες ώρες με τις καταγεγραμμένες, και το έργο δείχνει πόσο από τον προϋπολογισμό έχει καταναλωθεί σε σχέση με όσο μένει να παραδοθεί. Όταν η αναλογία χαλάει, βλέπεις ακριβώς ποια φάση ξεπέρασε την εκτίμηση.

Όχι. Δεν είναι εργαλείο σχεδιασμού ή ανάπτυξης — το Figma, το Git και το IDE σου μένουν εκεί που είναι, και τα sites χτίζονται αλλού, για παράδειγμα με το 4buildsite.net. Το 4webagency κρατά τον συντονισμό, τις προθεσμίες, τις ώρες και τα χρήματα.

Στοιχεία τιμολόγησης, πρόσωπα επικοινωνίας, τη σύμβαση, παλαιότερα έργα, το τρέχον retainer και τα domains ή το hosting που διαχειρίζεσαι γι’ αυτόν. Δεν είναι πλήρες CRM πωλήσεων με αυτοματισμούς προσέγγισης — ο εμπορικός σωλήνας (pipeline) βρίσκεται στο 4softcrm.net.

Το retainer έχει συμπεριλαμβανόμενες ώρες τον μήνα και υπόλοιπο που μηδενίζεται σε κάθε κύκλο· το έργο με σταθερή τιμή έχει έναν συνολικό προϋπολογισμό ωρών μέχρι την παράδοση. Και τα δύο καταγράφονται με τον ίδιο τρόπο, αλλά αναφέρονται διαφορετικά.

Ειδοποιείσαι πριν περάσεις το όριο, όχι μετά. Οι επιπλέον ώρες σημειώνονται ξεχωριστά και μπορούν να χρεωθούν με τη συμφωνημένη τιμή ή να μεταφερθούν, ανάλογα με τη σύμβαση.

Η πλατφόρμα συγκρίνει όσα τιμολόγησες στον πελάτη με τις ώρες που καταγράφηκαν γι’ αυτόν, με τιμές ανά ρόλο. Παράδειγμα: ένα retainer 800 € για 20 ώρες που καταναλώνει 26 ώρες μειώνει την πραγματική τιμή από 40 σε 30,77 €/ώρα — και το βλέπεις τον ίδιο μήνα.

Ναι. Η μηνιαία αναφορά δείχνει τα παραδοτέα που παραδόθηκαν, τις ώρες που χρησιμοποιήθηκαν σε σχέση με τις συμπεριλαμβανόμενες και την κατάσταση των domains ή του hosting που διαχειρίζεσαι. Την εξάγεις και την επισυνάπτεις στο τιμολόγιο.

Όλα τα domains, τα πακέτα hosting και τα πιστοποιητικά SSL που διαχειρίζεσαι, ομαδοποιημένα ανά πελάτη, με ημερομηνία λήξης, κόστος αγοράς και τιμή επανατιμολόγησης. Μία λίστα αντί για ένα υπολογιστικό φύλλο και τέσσερα πάνελ παρόχων.

Κάθε εγγραφή έχει ημερομηνία λήξης και ειδοποιεί τον υπεύθυνο της εταιρείας μερικές ημέρες πριν από την προθεσμία. Αν ένα domain λήξει παρ’ όλα αυτά, το site και το email του πελάτη σταματούν, και η ανάκτηση περνά από την περίοδο χάριτος του καταχωρητή και κοστίζει περισσότερο από την έγκαιρη ανανέωση.

Ναι. Το κόστος αγοράς κρατιέται χωριστά από την τιμή προς τον πελάτη, οπότε το περιθώριο διαχείρισης φαίνεται σε κάθε γραμμή. Παράδειγμα: 40 domains .gr που ανανεώνονται ετησίως και επανατιμολογούνται με χρέωση διαχείρισης 15%.

Όχι. Το 4webagency δεν είναι καταχωρητής: διαχειρίζεται το χαρτοφυλάκιο, τις προθεσμίες και την επανατιμολόγηση, ενώ η καταχώρηση και η πληρωμή μένουν στον καταχωρητή ή στον πάροχο hosting. Για hosting και VPS μέσα στο οικοσύστημα υπάρχει το 4hosting.net.

Καταγράφεις χρόνο σε έργο και παραδοτέο, χαρακτηρίζοντας τις ώρες χρεώσιμες ή μη, με τιμή ανά ρόλο. Στο τέλος του μήνα στέλνεις προς τιμολόγηση μόνο τις χρεώσιμες ώρες, με τις τιμές τους, και το ωρολόγιο μένει ως δικαιολογητικό των τιμολογημένων ωρών. Η μισθοδοσία και οι άδειες μένουν στο 4softhr.net και στο 4mystaff.net.

Η τιμολόγηση γίνεται μέσω του 4invoices.net· το 4webagency παρέχει τις ώρες και τις γραμμές προς τιμολόγηση, αλλά δεν εκδίδει το ίδιο το τιμολόγιο. Στην Ελλάδα το πλαίσιο είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση και η διαβίβαση στοιχείων μέσω της ΑΑΔΕ (myDATA).

Τέσσερα πακέτα — webagency-start, webagency-plus, webagency-pro και webagency-premium — που επιλέγονται ανάλογα με τον αριθμό χρηστών και ενεργών έργων· ο πλήρης πίνακας βρίσκεται στη σελίδα τιμών. Κατά την αρχική ρύθμιση εισάγουμε από CSV ή Excel τους πελάτες, τα τρέχοντα έργα και το χαρτοφυλάκιο domains, ώστε να καταγράφεις χρόνο από την πρώτη εβδομάδα.

Τα δεδομένα των πελατών σου και τα διαπιστευτήρια που κατέχεις για τα domains και το hosting τους ανήκουν στην εταιρεία και μπορούν να εξαχθούν ανά πάσα στιγμή. Πρόκειται για συνήθη προσωπικά και επιχειρηματικά δεδομένα σύμφωνα με τον GDPR (Κανονισμός ΕΕ 2016/679), προστατευμένα με κρυπτογράφηση, πρόσβαση βάσει ρόλων και αρχείο ελέγχου (audit log), και εμείς ενεργούμε ως εκτελών την επεξεργασία. Επικοινωνία στο /contact ή στο [email protected].