Cum fac rapoarte lunare pentru clienți?
Un raport lunar bun nu descrie munca, o justifică. Are o pagină, aceleași secțiuni în fiecare lună și pleacă odată cu factura. Cu 12 clienți pe retainer și raportul scris de mână, te costă circa 8 ore pe lună.
Răspuns scurt
- Fixează aceeași structură în fiecare lună: ore, livrabile, stadiul retainerului, ce urmează.
- Ia orele direct din pontaj, grupate pe activitate, nu rescrise din memorie.
- Arată orele incluse în retainer față de orele consumate, cu diferența la vedere.
- Adaugă livrabilele predate și aprobările primite, cu data lor.
- Trimite raportul odată cu factura, în primele zile ale lunii.
Ce spune legislația (pe scurt)
- Raportul de activitate este documentul justificativ care susține orele facturate (Legea 82/1991).
- Factura pentru servicii se emite conform Codului fiscal (Legea 227/2015), cu TVA doar dacă agenția este înregistrată în scopuri de TVA.
- Către firme din România, factura se transmite prin RO e-Factura (OUG 120/2021, extinsă prin Legea 296/2023).
- Nu pui în raport date personale ale terților fără temei — GDPR se aplică și anexelor (Regulamentul UE 2016/679).
Exemple practice
- Retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore: raportul arată 26 de ore consumate, deci tariful real a scăzut de la 200 lei/oră la 154 lei/oră.
- Cele 6 ore peste retainer, arătate pe 3 ale lunii, se pot factura suplimentar; descoperite trei luni mai târziu, nu se mai facturează.
- 12 clienți pe retainer × 40 de minute de raport scris manual = 8 ore pe lună doar de raportare, adică 1.200 lei de muncă nefacturabilă la 150 lei/oră.
Structura unui raport lunar de o pagină
| Secțiune | Ce conține |
|---|---|
| Ore pe activitate | Design, dezvoltare, content, ședințe — cu totalul facturabil |
| Retainer | Ore incluse, ore consumate, diferența în plus sau în minus |
| Livrabile | Ce s-a predat și ce a aprobat clientul, cu data |
| Domenii și hosting | Reînnoirile din lună și ce expiră în următoarele 60 de zile |
| Luna următoare | Ce se lucrează și ce aprobare aștepți de la client |
Greșeli frecvente
- Trimiți raportul doar când clientul îl cere — atunci pare o justificare, nu o rutină.
- Scrii activități, nu rezultate: „am lucrat la site” nu spune nimic despre livrabil.
- Ascunzi depășirea de retainer ca să nu superi clientul, apoi o plătești din marja ta.
- Refaci raportul manual în fiecare lună, deși orele sunt deja în pontaj.
Cum te ajută 4webagency
- Raportul lunar se generează din orele pontate și din livrabilele închise, nu se scrie de la zero.
- Stadiul retainerului, ore incluse față de ore consumate, apare automat, cu depășirea marcată.
- Reînnoirile de domenii și hosting din lună intră în același raport.
- Raportul pleacă alături de factura emisă prin 4invoices.net, cu e-Factura ANAF.