Un parte de horas que el equipo sí rellena
Todas las agencias han probado a imputar horas; la mayoría lo dejó porque llevaba demasiado tiempo. Aquí la regla es una: una entrada debe costar menos de diez segundos. Eliges el proyecto, el entregable, las horas y si son facturables, y ya está. Puedes lanzar un cronómetro o rellenar el día al terminar, desde el móvil o desde el navegador. Sin campos obligatorios inventados y sin categorías que no entiende nadie. Un parte rellenado a diario, aunque sea a ojo, vale infinitamente más que uno perfecto reconstruido tres semanas después.
Horas facturables, horas internas y la verdad sobre el margen
No todo el tiempo trabajado se factura, y está bien, pero necesitas conocer la proporción. Cada entrada se marca como facturable o interna, y las horas internas se reparten en categorías útiles: preventa y propuestas, administración, aprendizaje y trabajo rehecho. Cuando ves que el 38 % del tiempo de la agencia no es facturable y que la mitad de eso es trabajo rehecho, tienes un problema de proceso, no de ventas. El margen se calcula a las tarifas reales de las personas implicadas, no a una media cómoda, así que un proyecto entregado por séniores deja de parecer rentable solo sobre el papel.
La factura que sale del parte de horas
A fin de mes la factura del cliente se construye con las horas ya imputadas: las facturables por proyecto, lo consumido del retainer mensual, las revisiones aprobadas como fuera de alcance y las renovaciones de dominios, hosting o mantenimiento de ese periodo. El nivel de detalle se elige por cliente: por proyecto, por entregable o por persona. Lo que era un día entero rehaciendo hojas de cálculo se convierte en unos minutos de revisión, y las horas olvidadas dejan de quedarse sin facturar solo porque nadie se acordó de ellas.
Retainers que no se rebasan en silencio
Las horas imputadas descuentan del retainer mensual del cliente en tiempo real. Quien coordina ve el porcentaje consumido en cualquier momento y recibe un aviso en el umbral configurado, normalmente en torno al 80 %. A partir de ahí hay tres opciones honestas: parar hasta el mes siguiente, pedir aprobación para horas extra facturables o proponer una cuota mayor. Las tres son mejores que la opción por defecto de muchas agencias: trabajar 34 horas en un contrato de 20 y enterarte al cierre del trimestre.
Cerrar el mes sin cazar horas
Antes de facturar, el sistema señala exactamente qué bloquea el cierre: días sin horas imputadas, entradas que nadie ha aprobado, horas facturables en un proyecto sin presupuesto restante y entregables entregados que no han llegado a ninguna factura. Corriges una lista en lugar de rebuscar entre conversaciones. Y como la rentabilidad por proyecto y por cliente se calcula con las mismas horas, las cifras del informe de gestión y las de la factura no vuelven a contradecirse.
