Müşteri projeleri, teslimatlar ve durumları tek bir yerde; her proje ve müşteriye bağlı faturalanabilir saatler de aynı yerde.
Kısaca: web ajanslarında projeler çoğu zaman sohbet zincirlerinde ve tablolarda kaybolur. 4webagency içindeki proje yönetimi modülü, her müşterinin projelerini ve teslimatlarını tek bir kayıtta tutar. Her teslimatın bir durumu (devam ediyor, incelemede, teslim edildi) ve bir teslim tarihi vardır. Portföy görünümünde bu hafta neyin teslim edileceğini ve neyin gecikmiş olduğunu hemen görürsünüz. Pontaj modülüne girilen saatler de projeye bağlanır; böylece her teslimatın arkasındaki emek görünür kalır.
Projeler, teslimatlar e-postalara, belgelere ve birinin hafızasına dağıldığında takip kopar. Hangi teslimatın incelemede olduğunu kimse bilmiyorsa, müşteri aynı şeyi iki kez sorar. Durum ve teslim tarihi içeren tek bir kayıt, her projenin durumunu tüm ekibe görünür kılar.
Her proje, altında kendi teslimatlarıyla birlikte listelenir. Ekip, koordinatörün gördüğü aynı listeden çalışır; bir teslimatın durumu değiştiğinde bu herkes için aynı anda görünür. Böylece “sıradaki ne?” sorusu için sohbete yazmaya gerek kalmaz.
Her teslimatın planlanan tarihi ile gerçekleşen tarihi kayıtlıdır. Gecikmiş işler portföy görünümünün üstünde yer alır. Bir gecikmeyi müşteriye anlatırken hatırlamaya çalışmanız gerekmez; kayıtta görünür.
Pontaj modülü saatleri proje ve müşteri bazında kaydeder. Faturalanabilir saatler böylece teslimatların yanında durur. Faturalama 4invoices.net üzerinden yapılır; o da aynı ekosistemin parçasıdır. Hangi projenin kaç faturalanabilir saat aldığını kayıtlardan okursunuz.
Tüm projeler müşteri ve ekip üyesi bazında tek ekranda toplanır: devam eden işler, yakında teslim edilecekler ve teslim edilmiş olanlar. Koordinatör, ajansın hangi projeye ne kadar dikkat istediğini bu görünümden okur.
Her müşterinin projelerini, altındaki teslimatları, durumlarını ve teslim tarihlerini. Ayrıca ajansın tamamını kapsayan portföy görünümünü: neyin sıradaki olduğunu ve neyin gecikmiş olduğunu.
İş ilerledikçe durumu değiştirirsiniz: devam ediyor, incelemede veya teslim edildi. Durum, ekipteki herkes için aynı şekilde görünür.
Evet. Pontaj modülü saatleri proje ve müşteri bazında toplar; böylece hangi işin ne kadar zaman aldığını tek bakışta görürsünüz.
Evet. Aylık retainer, müşteri dosyasının parçasıdır; o müşterinin projeleri ve saatleri onunla birlikte görünür.
Hayır. Faturalama 4invoices.net üzerinden yapılır ve aynı ekosistemde çalışır. 4webagency ise projeleri, teslimatları ve saatleri tutar.
Ekip, saatlerini projeye ve müşteriye bağlı olarak kaydeder; koordinatör bu kayıtları portföy ve müşteri görünümlerinde okur.
Bugün nasıl çalıştığınızı bize anlatın; projelerinizi, teslimatlarınızı ve saat kayıtlarınızı birlikte kuralım.
4webagency ține briefurile, sprinturile și livrabilele fiecărui proiect într-un singur loc: fiecare livrabil are responsabil, termen și o aprobare explicită a clientului, iar orele estimate se compară permanent cu orele consumate, ca marja să se vadă cât timp mai poți face ceva cu ea.
Suntem transparenți — iată unde 4webagency nu este cea mai bună alegere:
Potrivit pentru agenții care duc 5–30 de proiecte în paralel și pierd marjă în revizii neestimate, aprobări întârziate și muncă în afara scopului. Nu este potrivit dacă ai nevoie de un instrument de design sau de dezvoltare — livrabilele se aprobă aici, dar se lucrează în Figma, Git și IDE.
| Modul | Ce acoperă | Cost indicativ |
|---|---|---|
| Management proiecte web | Briefuri, sprinturi, livrabile cu aprobare client, ore estimate vs. consumate | inclus din planul Start (1 €/lună pe cont, 2 utilizatori) |
| Management clienți și retainere | Fișa clientului, ore incluse pe lună, istoric, rentabilitate pe cont | inclus din planul Start; portal de client din planul Plus |
| Portofoliu domenii și hosting | Domenii, certificate SSL, planuri de hosting, alerte 60/30/7 zile, refacturare | inclus din planul Start |
| Pontaj și facturare | Ore facturabile vs. nefacturabile, tarife pe rol, factură din timesheet | inclus din planul Start; rapoarte avansate din planul Pro |
| e-Factura ANAF prin 4invoices.net | Trimitere în SPV a facturilor B2B emise de agenție | din planul Plus (2 €/lună pe cont, 5 utilizatori) |
Comparație onestă pe criteriile care contează într-o agenție web din România — inclusiv acolo unde pierdem.
| Criteriu | 4webagency | Teamwork | Productive | Scoro | Monday |
|---|---|---|---|---|---|
| Portofoliu de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților | Da | Nu | Nu | Limitat | Nu |
| e-Factura ANAF (SPV) nativ — la noi, prin 4invoices.net | Da | Nu | Nu | Nu | Nu |
| Retainere lunare cu ore incluse și alertă la depășire | Da | Da | Da | Da | Limitat |
| Prognoză de resurse și planificarea încărcării echipei | Limitat | Da | Da | Da | Da |
| Marketplace propriu cu peste 100 de integrări gata făcute | Nu | Da | Limitat | Limitat | Da |
| Facturare multi-valută pentru clienți din afara României | Limitat | Da | Da | Da | Limitat |
Reunește într-o singură platformă proiectele și livrabilele cu aprobare de client, fișele clienților cu retainere lunare, portofoliul de domenii și hosting și pontajul din care se generează facturile. Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate.
Prin trei lucruri concrete: modulul de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților, pe care niciunul dintre cele patru nu îl are (Scoro are un registru de licențe și abonamente proprii, care include domenii cu dată de reînnoire, dar nu certificate SSL sau planuri de hosting ale clienților); trimiterea facturilor în SPV cu e-Factura ANAF, prin 4invoices.net; și un singur abonament în română în locul a trei instrumente. Onest, unde pierdem: Productive și Scoro au prognoză de resurse mai matură, Teamwork, Productive și Scoro sunt mai puternice pe facturarea multi-valută, iar Monday (peste 850 de aplicații) și Teamwork (peste 150) au marketplace-uri de integrări pe care noi nu le avem. Retainerele lunare cu ore incluse nu sunt un avantaj al nostru: Teamwork, Productive și Scoro le au și ele nativ.
Orele pontate sunt evaluate la tarifele reale ale oamenilor implicați și comparate cu valoarea facturată. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră — iar alerta vine la 80% din orele incluse, nu la sfârșitul trimestrului.
Da. Fiecare domeniu, certificat SSL și plan de hosting are registrar, dată de expirare, client și cost, cu alerte la 60, 30 și 7 zile. Exemplu: 40 de domenii .ro reînnoite anual, refacturate clientului cu 15% administrare, ajung automat pe factura lunii. 4webagency nu este însă registrar — înregistrarea și transferul rămân la registrar sau la furnizorul de hosting.
Da. Factura lunară se construiește din orele facturabile, din consumul de retainer, din reviziile aprobate ca extra-scop și din reînnoirile perioadei, iar trimiterea în SPV se face prin integrarea cu 4invoices.net, conform obligației de e-Factura B2B (OUG 120/2021 și Legea 296/2023). Contabilitatea propriu-zisă rămâne la 4conta.ro sau la contabilul agenției.
