Proje ve müşteri bazında zaman kayıtları, faturalanabilir saatlerin dahili saatlerden net ayrımı ve alan adı ile hosting portföyü için yenileme uyarıları — tek bir yerde.
Kısaca: bir web ajansı zamanını satar, ama çoğu ajans bu zamanın nereye gittiğini bilmez. 4webagency zaman kaydını ekibin her gün gerçekten doldurabileceği kadar basit tutar: projeyi seçersiniz, saatleri girersiniz ve saatlerin faturalanabilir olup olmadığını işaretlersiniz. Aynı kayıtlar proje ve müşteri bazında faturalanabilir saat toplamlarını gösterir; her müşterinin aylık retainer'ı da kendi kaydında durur. Faturayı 4invoices.net üzerinden kesersiniz. Bu ürün fatura düzenlemez, ama faturanın dayandığı saatleri düzenli tutar.
Zaman kaydı yalnızca kullanıldığında işe yarar. Bu yüzden ekran basit kalır: bir proje, bir müşteri, saat sayısı ve saatin faturalanabilir olup olmadığı. Gereksiz zorunlu alan ve kimsenin anlamadığı kategori yoktur. Her gün yazılan, kabaca da olsa bir kayıt; üç hafta sonra özenle yeniden kurulan mükemmel bir kayıttan çok daha değerlidir.
Her kayıt bir projeye ve bir müşteriye bağlıdır; faturalanabilir saatler ayrı bir toplam olarak görünür. Böylece ay sonunda hangi projenin ve hangi müşterinin ne kadar faturalanabilir saat aldığını tek bakışta görürsünüz. Projeler ve teslimatlar durum takibiyle izlenir.
Aylık retainer'ı olan müşteriler, bu bilgiyle birlikte müşteri kaydında durur. Alan adları ve hosting hizmetleri aynı portföyde toplanır ve her yenileme tarihi için uyarı verilir. Böylece bir alan adının süresinin dolmasını müşteriden değil, zamanında kendi listenizden öğrenirsiniz.
4webagency bir fatura programı değildir ve faturayı kendi içinde düzenlemez. Faturalar, aynı ekosistemdeki 4invoices.net üzerinden kesilir. Bu ürünün görevi verileri doğru tutmaktır: proje ve müşteri bazında faturalanabilir saatler, müşterilerin aylık retainer'ları ve alan adı ile hosting kayıtları.
Ay sonunda ayrı tabloları birleştirmek yerine, proje ve müşteri bazında kaydedilmiş saatler hazır bir özet verir. Proje ve teslimat durumları da hangi işin hâlâ açık olduğunu gösterir. Faturayı 4invoices.net üzerinden keserken bu özeti kontrol etmek yeterlidir.
Bir kayıt; proje, müşteri, saat sayısı ve saatin faturalanabilir olup olmadığından oluşur. Gereksiz alan olmadığı için günü gün sonunda da doldurabilirsiniz.
Her kayıt, faturalanabilir olup olmadığı açıkça işaretlenerek girilir. Proje ve müşteri bazında faturalanabilir saat toplamları ayrı görünür.
Hayır. 4webagency fatura düzenlemez. Faturalar 4invoices.net üzerinden kesilir; bu ürün faturanın dayanacağı saatleri, retainer bilgilerini ve alan adı kayıtlarını hazır tutar.
Projeler ve teslimatlar durum bilgisiyle listelenir. Zaman kayıtları projeye ve müşteriye bağlanır.
Her müşterinin aylık retainer'ı kendi müşteri kaydında tutulur. Fatura hazırlarken bu bilgi elinizin altındadır.
Alan adları ve hosting hizmetleri aynı portföyde toplanır. Yenileme tarihi yaklaştığında uyarı verilir; böylece süre dolmadan harekete geçersiniz.
Zaman kaydınızı, müşteri retainer'larınızı ve alan adı portföyünüzü tek bir yerde tutun. Faturalarınız 4invoices.net üzerinden kesilir.
4webagency separă orele facturabile de cele nefacturabile, le evaluează la tarife pe rol și construiește factura lunară direct din pontaj — cu reviziile aprobate ca extra-scop și reînnoirile de domenii incluse — iar trimiterea în SPV se face prin e-Factura ANAF, cu 4invoices.net.
Suntem transparenți — iată unde 4webagency nu este cea mai bună alegere:
Potrivit pentru agenții care își vând timpul și nu pot spune cât din el ajunge efectiv pe factură. Nu este software de contabilitate: balanța, declarațiile și închiderea de lună rămân la 4conta.ro sau la contabilul agenției.
| Modul | Ce acoperă | Cost indicativ |
|---|---|---|
| Management proiecte web | Briefuri, sprinturi, livrabile cu aprobare client, ore estimate vs. consumate | inclus din planul Start (1 €/lună pe cont, 2 utilizatori) |
| Management clienți și retainere | Fișa clientului, ore incluse pe lună, istoric, rentabilitate pe cont | inclus din planul Start; portal de client din planul Plus |
| Portofoliu domenii și hosting | Domenii, certificate SSL, planuri de hosting, alerte 60/30/7 zile, refacturare | inclus din planul Start |
| Pontaj și facturare | Ore facturabile vs. nefacturabile, tarife pe rol, factură din timesheet | inclus din planul Start; rapoarte avansate din planul Pro |
| e-Factura ANAF prin 4invoices.net | Trimitere în SPV a facturilor B2B emise de agenție | din planul Plus (2 €/lună pe cont, 5 utilizatori) |
Comparație onestă pe criteriile care contează într-o agenție web din România — inclusiv acolo unde pierdem.
| Criteriu | 4webagency | Teamwork | Productive | Scoro | Monday |
|---|---|---|---|---|---|
| Portofoliu de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților | Da | Nu | Nu | Limitat | Nu |
| e-Factura ANAF (SPV) nativ — la noi, prin 4invoices.net | Da | Nu | Nu | Nu | Nu |
| Retainere lunare cu ore incluse și alertă la depășire | Da | Da | Da | Da | Limitat |
| Prognoză de resurse și planificarea încărcării echipei | Limitat | Da | Da | Da | Da |
| Marketplace propriu cu peste 100 de integrări gata făcute | Nu | Da | Limitat | Limitat | Da |
| Facturare multi-valută pentru clienți din afara României | Limitat | Da | Da | Da | Limitat |
Reunește într-o singură platformă proiectele și livrabilele cu aprobare de client, fișele clienților cu retainere lunare, portofoliul de domenii și hosting și pontajul din care se generează facturile. Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate.
Prin trei lucruri concrete: modulul de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților, pe care niciunul dintre cele patru nu îl are (Scoro are un registru de licențe și abonamente proprii, care include domenii cu dată de reînnoire, dar nu certificate SSL sau planuri de hosting ale clienților); trimiterea facturilor în SPV cu e-Factura ANAF, prin 4invoices.net; și un singur abonament în română în locul a trei instrumente. Onest, unde pierdem: Productive și Scoro au prognoză de resurse mai matură, Teamwork, Productive și Scoro sunt mai puternice pe facturarea multi-valută, iar Monday (peste 850 de aplicații) și Teamwork (peste 150) au marketplace-uri de integrări pe care noi nu le avem. Retainerele lunare cu ore incluse nu sunt un avantaj al nostru: Teamwork, Productive și Scoro le au și ele nativ.
Orele pontate sunt evaluate la tarifele reale ale oamenilor implicați și comparate cu valoarea facturată. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră — iar alerta vine la 80% din orele incluse, nu la sfârșitul trimestrului.
Da. Fiecare domeniu, certificat SSL și plan de hosting are registrar, dată de expirare, client și cost, cu alerte la 60, 30 și 7 zile. Exemplu: 40 de domenii .ro reînnoite anual, refacturate clientului cu 15% administrare, ajung automat pe factura lunii. 4webagency nu este însă registrar — înregistrarea și transferul rămân la registrar sau la furnizorul de hosting.
Da. Factura lunară se construiește din orele facturabile, din consumul de retainer, din reviziile aprobate ca extra-scop și din reînnoirile perioadei, iar trimiterea în SPV se face prin integrarea cu 4invoices.net, conform obligației de e-Factura B2B (OUG 120/2021 și Legea 296/2023). Contabilitatea propriu-zisă rămâne la 4conta.ro sau la contabilul agenției.
