Eine Zeiterfassung, die das Team wirklich macht
Jede Agentur hat Zeiterfassung schon versucht; die meisten haben aufgegeben, weil sie zu lange dauerte. Die Regel hier ist einfach: Ein Eintrag muss unter zehn Sekunden brauchen. Projekt wählen, Deliverable, Stunden und ob sie abrechenbar sind – fertig. Sie können einen Timer laufen lassen oder den Tag am Ende ausfüllen, vom Telefon oder aus dem Browser. Keine erfundenen Pflichtfelder und keine Kategorien, die niemand versteht. Ein täglich, wenn auch grob ausgefüllter Stundenzettel ist unendlich viel mehr wert als ein perfekter, der drei Wochen später rekonstruiert wird.
Abrechenbare Stunden, interne Stunden und die Wahrheit über die Marge
Nicht jede geleistete Zeit ist abrechenbar, und das ist in Ordnung – aber Sie müssen das Verhältnis kennen. Jeder Eintrag ist als abrechenbar oder intern markiert, und die internen Stunden teilen sich in brauchbare Kategorien: Pre-Sales und Angebote, Verwaltung, Lernen, Nacharbeit. Wenn Sie sehen, dass 38 % der Agenturzeit nicht abrechenbar ist und die Hälfte davon Nacharbeit, haben Sie ein Prozessproblem und kein Vertriebsproblem. Die Marge entsteht zu den echten Sätzen der beteiligten Personen, nicht zu einem bequemen Durchschnitt – ein von Seniors geliefertes Projekt sieht dann nicht mehr nur auf dem Papier rentabel aus.
Die Rechnung, die aus dem Stundenzettel entsteht
Zum Monatsende entsteht die Kundenrechnung aus bereits erfasster Zeit: abrechenbare Stunden pro Projekt, der Verbrauch der Monatspauschale, als Zusatzleistung freigegebene Korrekturschleifen und die Verlängerungen von Domains, Hosting oder Wartung aus diesem Zeitraum. Die Detailtiefe wählen Sie pro Kunde – nach Projekt, nach Deliverable oder nach Person. Was früher ein ganzer Tag Tabellenbau war, wird zu wenigen Minuten Durchsicht, und vergessene Stunden bleiben nicht mehr unabgerechnet, nur weil sich niemand an sie erinnert hat.
Pauschalen, die nicht still überzogen werden
Erfasste Stunden ziehen die Monatspauschale des Kunden in Echtzeit ab. Die Projektleitung sieht den verbrauchten Anteil jederzeit und bekommt beim eingestellten Schwellenwert eine Warnung, üblicherweise bei rund 80 %. Ab da gibt es drei ehrliche Möglichkeiten: bis zum nächsten Monat stoppen, Freigabe für zusätzliche abrechenbare Stunden einholen oder eine größere Pauschale vorschlagen. Alle drei sind besser als der Normalfall vieler Agenturen – 34 Stunden an einem 20-Stunden-Vertrag arbeiten und es am Quartalsende erfahren.
Den Monat abschließen, ohne Stunden zu suchen
Vor der Abrechnung zeigt das System genau, was den Abschluss blockiert: Tage ohne erfasste Zeit, Einträge ohne Freigabe der Projektleitung, abrechenbare Stunden auf einem Projekt ohne Restbudget und gelieferte Deliverables, die es nie auf eine Rechnung geschafft haben. Sie arbeiten eine Liste ab, statt in Gesprächen zu suchen. Und weil Projekt- und Kundenrentabilität aus denselben Stunden entstehen, widersprechen sich Managementbericht und Rechnung nie wieder.
