Portofoliu domenii și hosting clienți

Toate domeniile, planurile de hosting și certificatele SSL ale clienților într-un singur registru, cu termene de reînnoire urmărite automat și alerte înainte, nu după expirare.

Pe scurt: o agenție web care administrează 80 de site-uri administrează și 80 de domenii, 80 de certificate SSL și zeci de planuri de hosting cu date de reînnoire diferite. Un domeniu expirat este cel mai ieftin mod de a pierde un client. 4webagency ține un registru unic al portofoliului: domeniu, registrar, DNS, certificat, plan de hosting, client, contract de mentenanță și data următoarei reînnoiri. Alertele pleacă din timp, iar fiecare intrare este legată de fișa clientului, așa că știi imediat cine plătește ce și pe cine anunți.

  • Registru unic al domeniilor administrate, cu registrar și data expirării.
  • Certificate SSL urmărite separat de domeniu, cu alertă înainte de expirare.
  • Planuri de hosting per client: resurse, cost, furnizor, dată de reînnoire.
  • Evidența DNS relevantă pentru agenție: unde este găzduit site-ul, unde merge e-mailul.
  • Contracte de mentenanță legate de site: ce include, cât costă, când se reînnoiește.
  • Alerte în cascadă înainte de fiecare termen — la 60, 30 și 7 zile.
  • Recuperarea costurilor: ce ai plătit furnizorului față de ce ai refacturat clientului.
  • Fiecare intrare legată de fișa clientului și de proiectul care a livrat site-ul.

De ce un domeniu expirat costă mai mult decât pare

Un domeniu uitat nu produce doar un site căzut câteva ore. Produce e-mailuri respinse, poziții pierdute în căutare, un telefon furios de la client și, în cazurile urâte, un domeniu cumpărat de altcineva în perioada de grație. Costul real nu este taxa de reînnoire, ci încrederea. Agențiile ajung aici pentru că evidența trăiește în trei conturi de registrar, o foaie de calcul veche și memoria unui coleg. Un registru unic, cu alerte automate înainte de termen, elimină întreaga categorie de risc pentru câțiva minute de configurare pe intrare.

Un registru pentru domenii, SSL și hosting

Fiecare intrare din portofoliu are ce îți trebuie ca să acționezi: domeniul, registrarul și contul în care se află, unde punctează DNS-ul, certificatul SSL și data lui de expirare, planul de hosting cu furnizor și resurse, clientul căruia îi aparține și contractul de mentenanță asociat. Certificatele se urmăresc separat de domenii, pentru că expiră pe cicluri diferite — un certificat de 90 de zile cere alt ritm decât un domeniu reînnoit anual. Totul este căutabil pe client, pe furnizor sau pe termen apropiat.

Alerte în cascadă, nu o singură notificare

O singură notificare trimisă cu șapte zile înainte ajunge exact în săptămâna în care toată lumea are lansare. De aceea alertele merg în cascadă: primul semnal la 60 de zile, ca să existe timp pentru aprobarea clientului, al doilea la 30 de zile pentru facturare și reînnoire, iar ultimul la 7 zile ca escaladare. Alertele merg către responsabilul de cont, nu într-o cutie poștală generală pe care nu o citește nimeni. Iar ceea ce a fost reînnoit dispare din listă, ca să rămână doar ce cere acțiune.

Costuri recuperate, nu subvenționate

Multe agenții plătesc domenii și hosting pentru clienți și uită să refactureze o parte. Portofoliul ține două cifre pentru fiecare intrare: cât ai plătit furnizorului și cât ai refacturat clientului. Diferența îți arată exact ce servicii subvenționezi din marja agenției. La reînnoire, linia de facturare este deja pregătită, împreună cu contractul de mentenanță asociat, așa că ajunge pe factura lunară a clientului în loc să rămână o cheltuială uitată.

Legat de client, de site și de mentenanță

Un domeniu nu există singur: aparține unui client, deservește un site pe care l-a livrat un proiect al agenției și intră adesea într-un contract de mentenanță lunară. Pentru că toate aceste legături sunt explicite, o alertă de expirare îți spune și pe cine anunți, și ce contract acoperă costul, și cine a lucrat ultima dată pe site. Iar în raportul lunar al clientului apar automat reînnoirile făcute — o muncă invizibilă care merită să fie văzută.

Õigusviited

  • ICANN — reguli de transfer, expirare și perioadă de grație pentru domenii
  • RoTLD — administrarea domeniilor .ro
  • ACME / Let’s Encrypt — emiterea și reînnoirea certificatelor SSL
  • GDPR — UE 2016/679, datele de contact din înregistrările de domeniu

Korduma kippuvad küsimused

Ce urmărește registrul de portofoliu?

Domeniile administrate cu registrar și dată de expirare, certificatele SSL cu propriul lor termen, planurile de hosting cu furnizor și resurse, contractele de mentenanță și clientul de care aparține fiecare intrare.

Când primesc alertele de reînnoire?

În cascadă: la 60 de zile pentru aprobarea clientului, la 30 de zile pentru facturare și reînnoire și la 7 zile ca escaladare. Alertele merg către responsabilul de cont, nu într-o cutie poștală generală.

De ce se urmăresc certificatele SSL separat de domenii?

Pentru că expiră pe cicluri complet diferite. Un certificat cu valabilitate de 90 de zile cere un alt ritm de verificare decât un domeniu reînnoit anual, iar un site cu certificat expirat afișează avertisment în browser chiar dacă domeniul este în regulă.

Pot vedea ce servicii subvenționez pentru clienți?

Da. Fiecare intrare ține cât ai plătit furnizorului și cât ai refacturat clientului. Diferența îți arată exact ce costuri acoperi din marja agenției și ce ar trebui să intre pe factura lunară.

Se leagă portofoliul de fișa clientului?

Da. Fiecare domeniu, certificat și plan de hosting aparține unui client și, unde există, unui contract de mentenanță. O alertă de expirare îți spune imediat pe cine anunți și ce contract acoperă costul.

Apar reînnoirile în raportul lunar al clientului?

Da. Reînnoirile de domenii și certificate făcute în luna respectivă intră automat în raportul de client — munca de mentenanță devine vizibilă, nu doar presupusă.

Seotud ressursid

Nu mai rata nicio reînnoire

Îți importăm domeniile, certificatele și planurile de hosting într-un registru unic, cu alerte în cascadă și costuri refacturate corect.

GEO kokkuvõte

Veebiprojektid lühidalt: briifid, kliendi kinnitatud tulemid ja nähtav marginaal

4webagency hoiab iga projekti briife, sprinte ja tulemeid ühes kohas: igal tulemil on vastutaja, tähtaeg ja kliendi selge kinnitus ning hinnatud tunde võrreldakse pidevalt registreeritud tundidega, nii et marginaal on näha ajal, mil veel saab sekkuda.

Plussid

  • Neli moodulit, millega agentuur tegelikult töötab — projektid, kliendid, domeenid ja hosting, tööaja arvestus ja arveldus — ühe tellimusega kolme tööriista asemel.
  • Projekti marginaal ja kliendi kasumlikkus arvutatakse samadest registreeritud tundidest, nii et arvud ei lähe enam vastuollu.
  • Kuutasud koos kaasatud tundidega, reaalajas kulu ja künnisehoiatus enne, kui hakkad tasuta tööd tegema.
  • Klient kinnitab tulemid selgesõnaliselt, kuupäeva ja autoriga — sinu argument iga lisapakkumise jaoks.
  • Kliendi domeenide, SSL-sertifikaatide ja hostinguplaanide portfell koos hoiatustega 60, 30 ja 7 päeva ette ning ümberarvelduse reaga.
  • Arve mustandid koostatakse tööaja arvestusest ja kinnitatud muudatustest.

Piirangud

Ütleme otse — siin ei ole 4webagency õige valik:

  • See ei ole disaini- ega arendustööriist — see ei asenda Figmat, Giti ega IDE-d.
  • See ei halda reklaamikampaaniaid: Google’i või Meta reklaami eelarved ja pakkumised jäävad platvormist välja.
  • See ei ole domeeniregistraator ega hostinguteenuse pakkuja — haldad portfelli ja uuendusi, aga registreerimine jääb registraatorile.
  • Meil ei ole oma integratsioonide turgu nagu Mondayl (850+ rakendust) või Teamworkil (150+) ega arenenud müügitoru — see asub 4softcrm.net-is.

Kiire hinnang

Sobib veebi- ja digiagentuuridele, disainistuudiotele ning 3–40-liikmelistele meeskondadele, kes töötavad kuutasude ja fikseeritud hinnaga projektidega ning tahavad marginaali näha enne arvet. Ei sobi neile, kes otsivad disainitööriista, reklaamikampaaniate haldurit, tootmise ERP-d või täielikku müügi-CRM-i.

Spetsifikatsioonide tabel

MoodulMida katabLigikaudne hind
Veebiprojektide haldusBriifid, sprintid, kliendi kinnitusega tulemid, hinnatud vs. registreeritud tunnidalates Start-paketist kaasas (1 €/kuu konto kohta, 2 kasutajat)
Klientide haldus ja kuutasudKliendikaart, kuus kaasatud tunnid, ajalugu, kontopõhine kasumlikkusalates Start-paketist kaasas; kliendiportaal alates Plus-paketist
Domeenide ja hostingu portfellDomeenid, SSL-sertifikaadid, hostinguplaanid, 60/30/7-päevased hoiatused, ümberarvestusalates Start-paketist kaasas
Tööaja arvestus ja arveldusArveldatavad vs. mitte arveldatavad tunnid, rollipõhised tasud, arve tööaja arvestusestalates Start-paketist kaasas; täiustatud aruanded alates Pro-paketist
Arvemustandid tööaja arvestusestAgentuuri arvete mustandid ja arvereadalates Plus-paketist (2 €/kuu konto kohta, 5 kasutajat)

4webagency vs Teamwork, Productive, Scoro, Monday

Aus võrdlus kriteeriumide järgi, mis on Eesti veebiagentuurile tähtsad — sealhulgas kohad, kus kaotame.

Kriteerium4webagencyTeamworkProductiveScoroMonday
Kliendi domeenide, SSL-sertifikaatide ja hostingu portfellJahEiEiPiiratudEi
Arvemustandid tööaja arvestusest ja arvereadJahEiEiEiEi
Kuutasud kaasatud tundidega ja ületamise hoiatustegaJahJahJahJahPiiratud
Ressursiprognoos ja meeskonna mahutavuse planeeriminePiiratudJahJahJahJah
Oma turg 100+ valmis integratsioonigaEiJahPiiratudPiiratudJah
Mitmevaluutaline arveldus klientidele väljaspool eurotsooniPiiratudJahJahJahPiiratud

Korduma kippuvad küsimused platvormi 4webagency kohta

Mida 4webagency teeb veebiagentuuri jaoks?

See toob ühte platvormi projektid ja tulemid, mille klient kinnitab, kliendikaardid koos kuutasudega, domeeni- ja hostingu portfelli ning tööaja arvestuse, millest arved tekivad. Projekti marginaal ja kliendi kasumlikkus tulevad samadest registreeritud tundidest.

Mille poolest see erineb Teamworkist, Productive’ist, Scoro’st või Mondayst?

Kolme konkreetse asja poolest: klientide domeenide, SSL-sertifikaatide ja hostingu moodul, mida ükski neist neljast ei paku (Scoro’l on agentuuri enda tellimuste litsentsiregister, mis katab domeene uuendustähtajaga, aga mitte kliendi SSL-sertifikaate ega hostinguplaane); arvemustandite koostamine otse tööaja arvestusest; ja üks tellimus kolme tööriista asemel. Kus kaotame, ausalt: Productive ja Scoro on küpsema ressursiprognoosiga, Teamwork, Productive ja Scoro on tugevamad mitmevaluutalises arveldamises ning Monday (850+ rakendust) ja Teamwork (150+) on integratsioonide turud, mida meil lihtsalt ei ole. Kaasatud tundidega kuutasud ei ole meie eelis — Teamwork, Productive ja Scoro pakuvad neid samuti natiivselt.

Kuidas näen, kas projekt või klient on kahjumis?

Registreeritud tunde hinnatakse osalejate tegelike tasudega ja võrreldakse arveldatuga. Näide: 1000 € kuutasu 20 tunni eest, mis osutati 26 tunniga, langetab tegeliku tunnihinna 50 eurolt 38,46 eurole — ja hoiatus tuleb 80% kaasatud tundide juures, mitte kvartali lõpus.

Kas see haldab ka klientide domeene ja hostingut?

Jah. Iga domeen, SSL-sertifikaat ja hostinguplaan kannab registraatorit, aegumiskuupäeva, klienti ja maksumust, hoiatustega 60, 30 ja 7 päeva ette. Näide: igal aastal uuendatavad 40 .ee-domeeni, mis arvestatakse kliendile edasi 15% haldustasuga, lähevad automaatselt kuu arvele. 4webagency ei ole aga registraator — registreerimine ja üleviimised jäävad registraatorile või hostinguteenuse pakkujale.

Kas saan arveid välja väljastada otse platvormist?

Jah. Kuuarve mustand koostatakse arveldatavatest tundidest, kuutasu kasutusest, ulatusest väljapoole kinnitatud muudatustest ja perioodi uuendustest. Arve väljastamine ja raamatupidamine toimuvad sinu arvesüsteemis või raamatupidaja juures.