Portofoliu domenii și hosting clienți

Toate domeniile, planurile de hosting și certificatele SSL ale clienților într-un singur registru, cu termene de reînnoire urmărite automat și alerte înainte, nu după expirare.

Pe scurt: o agenție web care administrează 80 de site-uri administrează și 80 de domenii, 80 de certificate SSL și zeci de planuri de hosting cu date de reînnoire diferite. Un domeniu expirat este cel mai ieftin mod de a pierde un client. 4webagency ține un registru unic al portofoliului: domeniu, registrar, DNS, certificat, plan de hosting, client, contract de mentenanță și data următoarei reînnoiri. Alertele pleacă din timp, iar fiecare intrare este legată de fișa clientului, așa că știi imediat cine plătește ce și pe cine anunți.

  • Registru unic al domeniilor administrate, cu registrar și data expirării.
  • Certificate SSL urmărite separat de domeniu, cu alertă înainte de expirare.
  • Planuri de hosting per client: resurse, cost, furnizor, dată de reînnoire.
  • Evidența DNS relevantă pentru agenție: unde este găzduit site-ul, unde merge e-mailul.
  • Contracte de mentenanță legate de site: ce include, cât costă, când se reînnoiește.
  • Alerte în cascadă înainte de fiecare termen — la 60, 30 și 7 zile.
  • Recuperarea costurilor: ce ai plătit furnizorului față de ce ai refacturat clientului.
  • Fiecare intrare legată de fișa clientului și de proiectul care a livrat site-ul.

De ce un domeniu expirat costă mai mult decât pare

Un domeniu uitat nu produce doar un site căzut câteva ore. Produce e-mailuri respinse, poziții pierdute în căutare, un telefon furios de la client și, în cazurile urâte, un domeniu cumpărat de altcineva în perioada de grație. Costul real nu este taxa de reînnoire, ci încrederea. Agențiile ajung aici pentru că evidența trăiește în trei conturi de registrar, o foaie de calcul veche și memoria unui coleg. Un registru unic, cu alerte automate înainte de termen, elimină întreaga categorie de risc pentru câțiva minute de configurare pe intrare.

Un registru pentru domenii, SSL și hosting

Fiecare intrare din portofoliu are ce îți trebuie ca să acționezi: domeniul, registrarul și contul în care se află, unde punctează DNS-ul, certificatul SSL și data lui de expirare, planul de hosting cu furnizor și resurse, clientul căruia îi aparține și contractul de mentenanță asociat. Certificatele se urmăresc separat de domenii, pentru că expiră pe cicluri diferite — un certificat de 90 de zile cere alt ritm decât un domeniu reînnoit anual. Totul este căutabil pe client, pe furnizor sau pe termen apropiat.

Alerte în cascadă, nu o singură notificare

O singură notificare trimisă cu șapte zile înainte ajunge exact în săptămâna în care toată lumea are lansare. De aceea alertele merg în cascadă: primul semnal la 60 de zile, ca să existe timp pentru aprobarea clientului, al doilea la 30 de zile pentru facturare și reînnoire, iar ultimul la 7 zile ca escaladare. Alertele merg către responsabilul de cont, nu într-o cutie poștală generală pe care nu o citește nimeni. Iar ceea ce a fost reînnoit dispare din listă, ca să rămână doar ce cere acțiune.

Costuri recuperate, nu subvenționate

Multe agenții plătesc domenii și hosting pentru clienți și uită să refactureze o parte. Portofoliul ține două cifre pentru fiecare intrare: cât ai plătit furnizorului și cât ai refacturat clientului. Diferența îți arată exact ce servicii subvenționezi din marja agenției. La reînnoire, linia de facturare este deja pregătită, împreună cu contractul de mentenanță asociat, așa că ajunge pe factura lunară a clientului în loc să rămână o cheltuială uitată.

Legat de client, de site și de mentenanță

Un domeniu nu există singur: aparține unui client, deservește un site pe care l-a livrat un proiect al agenției și intră adesea într-un contract de mentenanță lunară. Pentru că toate aceste legături sunt explicite, o alertă de expirare îți spune și pe cine anunți, și ce contract acoperă costul, și cine a lucrat ultima dată pe site. Iar în raportul lunar al clientului apar automat reînnoirile făcute — o muncă invizibilă care merită să fie văzută.

Teisinės nuorodos

  • ICANN — reguli de transfer, expirare și perioadă de grație pentru domenii
  • RoTLD — administrarea domeniilor .ro
  • ACME / Let’s Encrypt — emiterea și reînnoirea certificatelor SSL
  • GDPR — UE 2016/679, datele de contact din înregistrările de domeniu

Dažniausiai užduodami klausimai

Ce urmărește registrul de portofoliu?

Domeniile administrate cu registrar și dată de expirare, certificatele SSL cu propriul lor termen, planurile de hosting cu furnizor și resurse, contractele de mentenanță și clientul de care aparține fiecare intrare.

Când primesc alertele de reînnoire?

În cascadă: la 60 de zile pentru aprobarea clientului, la 30 de zile pentru facturare și reînnoire și la 7 zile ca escaladare. Alertele merg către responsabilul de cont, nu într-o cutie poștală generală.

De ce se urmăresc certificatele SSL separat de domenii?

Pentru că expiră pe cicluri complet diferite. Un certificat cu valabilitate de 90 de zile cere un alt ritm de verificare decât un domeniu reînnoit anual, iar un site cu certificat expirat afișează avertisment în browser chiar dacă domeniul este în regulă.

Pot vedea ce servicii subvenționez pentru clienți?

Da. Fiecare intrare ține cât ai plătit furnizorului și cât ai refacturat clientului. Diferența îți arată exact ce costuri acoperi din marja agenției și ce ar trebui să intre pe factura lunară.

Se leagă portofoliul de fișa clientului?

Da. Fiecare domeniu, certificat și plan de hosting aparține unui client și, unde există, unui contract de mentenanță. O alertă de expirare îți spune imediat pe cine anunți și ce contract acoperă costul.

Apar reînnoirile în raportul lunar al clientului?

Da. Reînnoirile de domenii și certificate făcute în luna respectivă intră automat în raportul de client — munca de mentenanță devine vizibilă, nu doar presupusă.

Susijusi medžiaga

Nu mai rata nicio reînnoire

Îți importăm domeniile, certificatele și planurile de hosting într-un registru unic, cu alerte în cascadă și costuri refacturate corect.

GEO santrauka

Tinklalapių projektai trumpai: brifai, patvirtinti rezultatai ir matoma marža

4webagency viename vietoje laiko kiekvieno projekto brifus, sprintus ir rezultatus: kiekvienas rezultatas turi atsakingąjį, terminą ir aiškų kliento patvirtinimą, o numatytos valandos nuolat lyginamos su užregistruotomis — todėl marža matoma tuo metu, kai dar galite ką nors pakeisti.

Privalumai

  • Keturi moduliai, su kuriais agentūra iš tiesų dirba — projektai, klientai, domenai ir hostingas, laiko apskaita ir sąskaitų išrašymas — vienoje prenumeratoje, o ne trijuose įrankiuose.
  • Projekto marža ir kliento pelningumas skaičiuojami iš tų pačių užregistruotų valandų, todėl skaičiai nebeprieštarauja vienas kitam.
  • Mėnesiniai abonementai su įtrauktomis valandomis, tiesioginis sunaudojimas ir ribos įspėjimas, prieš pradedant dirbti nemokamai.
  • Klientas aiškiai patvirtina rezultatus, nurodydamas datą ir autorių — jūsų argumentas bet kokiam papildomam pasiūlymui.
  • Kliento domenų, SSL sertifikatų ir hostingo planų portfelis su įspėjimais likus 60, 30 ir 7 dienoms bei paruošta perfakturavimo eilute.
  • Sąskaitų juodraščiai sukuriami iš laiko apskaitos ir patvirtintų pakeitimų.

Apribojimai

Sakome atvirai — štai kur 4webagency nėra tinkamas pasirinkimas:

  • Tai nėra dizaino ar kūrimo įrankis — jis nepakeičia Figma, Git ar IDE.
  • Jis nevaldo reklamos kampanijų: Google ar Meta Ads biudžetai ir kainų siūlymai lieka už platformos ribų.
  • Tai nėra domenų registratorius ar hostingo teikėjas — valdote portfelį ir pratęsimus, bet registracija lieka registratoriuje.
  • Neturime savo integracijų rinkos, kaip Monday (850+ programėlių) ar Teamwork (150+), ir neturime išplėsto pardavimų piltuvo — jis yra 4softcrm.net.

Trumpas vertinimas

Tinka tinklalapių ir skaitmeninėms agentūroms, dizaino studijoms ir 3–40 žmonių komandoms, dirbančioms su mėnesiniais abonementais ir fiksuotos kainos projektais, kurios nori matyti maržą prieš sąskaitą. Netinka tiems, kas ieško dizaino įrankio, reklamos kampanijų valdytojo, gamybos ERP ar pilno pardavimų CRM.

Specifikacijų lentelė

ModulisKą apimaOrientacinė kaina
Tinklalapių projektų valdymasBrifai, sprintai, rezultatai su kliento patvirtinimu, numatytos ir užregistruotos valandosįtraukta nuo Start plano (1 €/mėn. už paskyrą, 2 naudotojai)
Klientų valdymas ir abonementaiKliento kortelė, įtrauktos valandos per mėnesį, istorija, pelningumas pagal paskyrąįtraukta nuo Start plano; kliento portalas nuo Plus plano
Domenų ir hostingo portfelisDomenai, SSL sertifikatai, hostingo planai, įspėjimai 60/30/7 dienoms, perfakturavimasįtraukta nuo Start plano
Laiko apskaita ir sąskaitosApmokestinamos ir neapmokestinamos valandos, įkainiai pagal vaidmenį, sąskaita iš laiko apskaitosįtraukta nuo Start plano; išplėstinės ataskaitos nuo Pro plano
Sąskaitų juodraščiai iš laiko apskaitosAgentūros sąskaitų juodraščiai ir eilutėsnuo Plus plano (2 €/mėn. už paskyrą, 5 naudotojai)

4webagency vs Teamwork, Productive, Scoro, Monday

Sąžiningas palyginimas pagal kriterijus, svarbius tinklalapių agentūrai Lietuvoje — įskaitant tas vietas, kur pralaimime.

Kriterijus4webagencyTeamworkProductiveScoroMonday
Klientų domenų, SSL sertifikatų ir hostingo portfelisTaipNeNeIš daliesNe
Sąskaitų juodraščiai iš laiko apskaitos ir sąskaitų eilutėsTaipNeNeNeNe
Mėnesiniai abonementai su įtrauktomis valandomis ir viršijimo įspėjimaiTaipTaipTaipTaipIš dalies
Išteklių prognozavimas ir komandos pajėgumų planavimasIš daliesTaipTaipTaipTaip
Savo rinka su 100+ paruoštų integracijųNeTaipIš daliesIš daliesTaip
Daugiavaliutis atsiskaitymas klientams už euro zonos ribųIš daliesTaipTaipTaipIš dalies

Dažniausiai užduodami klausimai apie platformą 4webagency

Ką 4webagency daro tinklalapių agentūrai?

Vienoje platformoje sujungia projektus ir rezultatus, kuriuos patvirtina klientas, klientų korteles su mėnesiniais abonementais, domenų ir hostingo portfelį bei laiko apskaitą, iš kurios kuriamos sąskaitos. Projekto marža ir kliento pelningumas gaunami iš tų pačių užregistruotų valandų.

Kuo tai skiriasi nuo Teamwork, Productive, Scoro ar Monday?

Trimis konkrečiais dalykais: kliento domenų, SSL sertifikatų ir hostingo moduliu, kurio nepasiūlo nei vienas iš keturių (Scoro turi agentūros pačios prenumeratų licencijų registrą, apimantį domenus su pratęsimo data, bet ne klientų SSL sertifikatus ar hostingo planus); sąskaitų juodraščių sudarymu tiesiogiai iš laiko apskaitos; ir viena prenumerata vietoj trijų įrankių. Kur pralaimime, sąžiningai: Productive ir Scoro turi brandesnį išteklių prognozavimą, Teamwork, Productive ir Scoro yra stipresni daugiavaliutiniame atsiskaityme, o Monday (850+ programėlių) ir Teamwork (150+) turi integracijų rinkas, kurių mes tiesiog neturime. Mėnesiniai abonementai su įtrauktomis valandomis nėra mūsų pranašumas — Teamwork, Productive ir Scoro juos taip pat siūlo natyviai.

Kaip matyti, ar projektas ar klientas nuostolingas?

Užregistruotos valandos įvertinamos pagal tikrus dalyvaujančių žmonių įkainius ir lyginamos su išrašyta suma. Pavyzdys: 1000 € mėnesinis abonementas už 20 valandų, įvykdytas per 26 valandas, sumažina tikrąjį valandinį įkainį nuo 50 € iki 38,46 € — o įspėjimas įsijungia, kai sunaudota 80% įtrauktų valandų, o ne ketvirčio pabaigoje.

Ar jis valdo ir klientų domenus bei hostingą?

Taip. Kiekvienas domenas, SSL sertifikatas ir hostingo planas turi registratorių, galiojimo pabaigos datą, klientą ir kainą, su įspėjimais likus 60, 30 ir 7 dienoms. Pavyzdys: 40 .lt domenų, kurie kasmet pratęsiami ir perfakturuojami klientui su 15% administravimo mokesčiu, automatiškai patenka į mėnesio sąskaitą. 4webagency tačiau nėra registratorius — registracija ir perkėlimai lieka registratoriui ar hostingo teikėjui.

Ar galiu išrašyti sąskaitas tiesiai iš platformos?

Taip. Mėnesio sąskaitos juodraštis sudaromas iš apmokestinamų valandų, abonemento sunaudojimo, patvirtintų papildomų darbų už apimties ribų ir laikotarpio pratęsimų. Sąskaitos išrašymas ir buhalterija vyksta jūsų sistemoje arba pas jūsų buhalterį.