Gestiunea domeniilor și hostingului clienților
Portofoliul de domenii și hosting al clienților este cel mai ieftin serviciu al agenției și cel mai scump incident posibil. Un domeniu expirat costă un client întreg; 40 de domenii ținute minte costă o zi de muncă pe lună. Mai jos vezi cum arată gestiunea domeniilor și hostingului clienților: ce conține evidența, cum refacturezi corect și cum nu pierzi un domeniu.
Cum ții portofoliul sub control, pe scurt
- Ține o singură evidență: domeniu, registrar, client, dată de expirare, cine plătește.
- Adaugă hostingul și certificatele SSL în aceeași listă, cu aceleași date de expirare.
- Setează alerte la 60, 30 și 7 zile înainte de expirare, către o persoană nominalizată.
- Refacturează costul către client cu un adaos de administrare declarat, nu ascuns.
- Păstrează contul de registrar pe numele clientului, cu agenția ca administrator.
Ce trebuie să conțină evidența
- Numele domeniului, registrarul și data exactă de expirare.
- Clientul titular și persoana de contact care aprobă reînnoirea.
- Planul de hosting, furnizorul, resursele incluse și data de reînnoire.
- Certificatul SSL: tip, emitent, dată de expirare, reînnoire automată sau manuală.
- Cine plătește: agenția, cu refacturare, sau clientul direct, cu cardul lui.
- Datele de contact ale titularului, tratate conform GDPR (Regulamentul UE 2016/679) — sunt date personale, nu note interne.
Tabel: 40 de domenii și 18 planuri de hosting
Un portofoliu obișnuit de agenție mică: 40 de domenii .ro, 18 planuri de hosting partajat și 12 certificate wildcard (restul pe certificate gratuite, reînnoite automat). La .ro, tariful anual publicat de RoTLD este 12 € plus TVA, iar registrarii îl revând de regulă la 16–20 €, adică circa 90 lei pe domeniu.
Adaosul de 15% nu e revânzare, e plata administrării. O oră pe domeniu pe an înseamnă 40 de ore, adică 6.000 lei la 150 lei/oră; adaosul acoperă 2.466 lei din ele. Restul îl acoperi prin automatizare — alerte și reînnoiri într-un singur loc — nu prin adaos mai mare.
Cost anual vs. refacturat, cu adaos de administrare de 15%
| Linie | Cost anual | Refacturat clientului |
|---|---|---|
| 40 domenii .ro (90 lei/an) | 3.600 lei | 4.140 lei |
| 18 planuri hosting (480 lei/an) | 8.640 lei | 9.936 lei |
| 12 certificate SSL wildcard (350 lei/an) | 4.200 lei | 4.830 lei |
| Total | 16.440 lei | 18.906 lei |
Riscul domeniului pierdut
Un domeniu .ro care expiră nu dispare imediat: intră într-o perioadă în care doar titularul îl poate recupera, apoi redevine disponibil pentru oricine. Din acel moment nu mai ai o problemă tehnică, ai o negociere cu cine l-a prins.
Costul nu e taxa de reînnoire de 90 de lei. E site-ul căzut, e-mailul mort, poziția pierdută în Google și un client care nu mai are motive să te creadă. Un singur incident de acest fel poate costa un retainer de 4.000 lei/lună, adică 48.000 lei pe an.
- Nu ține domeniile clienților pe un cont de registrar personal, cu un e-mail pe care îl citește un singur om.
- Nu te baza pe e-mailurile de la registrar: ajung la o adresă veche sau în spam.
- Verifică periodic că reînnoirea automată e activă și că are un card valabil în spate.
- Documentează, pentru fiecare client, cine deține contul și cine poate autoriza un transfer.
Greșeli frecvente
- Un fișier ținut de o singură persoană, actualizat când își amintește.
- Refacturare fără adaos: administrezi 40 de domenii pe gratis.
- Certificate SSL reînnoite manual, descoperite expirate de client, nu de tine.
- Domenii înregistrate pe numele agenției, revendicate de client la despărțire.
- Hosting cumpărat de la cinci furnizori diferiți: cinci facturi, cinci panouri, cinci parole.