Cum calculez rentabilitatea unui client în agenția mea?
Rentabilitatea unui client nu e cifra de pe factură. E ce rămâne după ce scazi orele consumate la cost intern, subcontractorii și licențele plătite pentru el. Formula are trei linii și se poate calcula în fiecare lună.
Răspuns scurt
- Adună tot ce ai facturat clientului în perioadă, inclusiv retainerul.
- Scade orele consumate înmulțite cu costul intern pe rol, nu cu tariful facturat.
- Scade costurile directe: subcontractori, licențe, hosting și reclamă plătită pentru el.
- Ce rămâne este marja; împărțită la venit, îți dă rentabilitatea în procente.
- Repetă lunar și compară clienții între ei — contează ordinea, nu cifra absolută.
Ce spune legislația (pe scurt)
- Orele facturate au nevoie de document justificativ: pontaj sau raport de activitate anexat facturii (Legea 82/1991).
- Serviciile se facturează cu TVA dacă agenția este înregistrată în scopuri de TVA; sub plafonul de înregistrare, factura pleacă fără TVA (Legea 227/2015).
- Facturile către firme din România se transmit prin RO e-Factura (OUG 120/2021, extinsă prin Legea 296/2023).
- Drepturile asupra livrabilelor se transmit conform contractului (Legea 8/1996) — un client neplătit nu devine automat titular.
Exemple practice
- Retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore: la 26 de ore consumate, tariful real scade de la 200 lei/oră la 154 lei/oră.
- Clientul cel mai mare la venit este al treilea la marjă: A aduce 12.000 lei, dar 96 de ore consumate și 2.400 lei de costuri directe lasă 960 lei — 8%, față de 42% la B și 39% la C.
Aceeași agenție, trei clienți, o lună
| Client | Facturat | Ore × cost intern | Costuri directe | Marjă |
|---|---|---|---|---|
| A — proiect cu preț fix, ore depășite | 12.000 lei | 96 h × 90 lei = 8.640 lei | 2.400 lei (licențe și reclamă plătită pentru client) | 960 lei — 8% |
| B — retainer lunar | 4.000 lei | 26 h × 90 lei = 2.340 lei | 0 lei | 1.660 lei — 42% |
| C — cu subcontractare | 8.000 lei | 30 h × 90 lei = 2.700 lei | 2.200 lei | 3.100 lei — 39% |
Greșeli frecvente
- Folosești tariful facturat ca cost al orei — atunci fiecare client pare rentabil.
- Nu pontezi orele nefacturabile: telefoane, ședințe, revizii mici, „mai schimbăm doar atât”.
- Compari clienții pe venit, nu pe marjă, și păstrezi cel mai mare consumator de timp.
Cum te ajută 4webagency
- Fiecare oră pontată are un rol și un cost intern, deci marja se calculează din date, nu din memorie.
- Fișa clientului arată venitul, orele consumate și costurile directe pe aceeași pagină.
- Retainerele arată orele incluse față de orele consumate, cu depășirea vizibilă înainte de facturare.
- Rentabilitatea se compară între clienți, ca să știi ce contract renegociezi la reînnoire.