Klientët dhe retainer-et për agjencitë web

Fleta e plotë për çdo klient: kontaktet, retainer-i mujor, projektet, domain-et dhe hostingu që administroni, historiku i marrëdhënies dhe orët e evidentuara.

Shkurt: një agjenci web jeton nga klientët që qëndrojnë për vite. 4webagency mban një fletë për çdo klient: kontaktet, retainer-in mujor, projektet aktive, domain-et dhe hostingun që agjencia administron për të dhe orët e regjistruara për atë klient. Kur ndryshon personi përgjegjës për llogarinë, historiku mbetet në fletë, jo në kutinë e postës së dikujt tjetër.

  • Fleta e klientit: kontaktet, të dhënat e kompanisë dhe shënimet e brendshme.
  • Retainer mujor i regjistruar për çdo klient, me periudhën që mbulon.
  • Projektet aktive të klientit dhe dorëzimet e tyre, të shfaqura në fletën e tij.
  • Orët e faturueshme për klientin, nga evidenca e kohës.
  • Domain-et dhe planet e hostingut që agjencia administron për klientin, në të njëjtën fletë.
  • Datat e rinovimit të domain-eve dhe hostingut, me njoftime para skadimit.
  • Historiku i klientit: projektet, dorëzimet dhe shënimet sipas datës.
  • Faturimi për klientin bëhet në 4invoices.net, në të njëjtin ekosistem.

Fleta e klientit: një vend, jo shtatë

Në një agjenci tipike, informacioni për një klient gjendet në pesë vende: kontrata në një dosje, retainer-i në një tabelë, bisedat në email, aksesi në një dokument dhe projektet në kokën e atij që i drejton. Kur ai person del me pushime, agjencia ndalet. Fleta e klientit mbledh gjithçka: kontaktet, kontratën, retainer-in, projektet, domain-et, hostingun dhe shënimet e brendshme. Një anëtar i ekipit me të drejtat e duhura mund ta marrë llogarinë përsipër pa e rindërtuar historikun nga e para.

Retainer-ët e regjistruar pranë punës

Retainer-i është për agjencinë mënyra më e parashikueshme e bashkëpunimit, por edhe aty kontrolli humbet lehtë kur nuk shihet sa punë bëhet realisht. Retainer-i mujor i çdo klienti qëndron pranë orëve të regjistruara për atë klient. Krahasimi midis asaj që është rënë dakord dhe asaj që është bërë realisht shihet nga regjistrimet, pa pritur fundin e muajit.

Orët e faturueshme sipas klientëve

Për të parë me një shikim cilat llogari kërkojnë më shumë kohë të faturueshme, evidenca e kohës mblidhet sipas klientëve. Kështu biseda në negociatën e radhës ose në planifikimin e ekipit mbështetet në regjistrime, jo në supozime.

Historiku që mban kontekstin

Çdo ndërveprim i rëndësishëm mbetet në fletë: briefet, dorëzimet, shënimet, kërkesat dhe vendimet tregtare. Kur klienti thotë „këtë e kërkuam në shkurt”, kontrolloni për disa sekonda. Kur merrni përsipër një llogari nga një koleg, lexoni historikun dhe nuk pyesni rreth.

Domain-et dhe hostingu të lidhur me të njëjtin klient

Domain-i dhe plani i hostingut të klientit qëndrojnë në të njëjtën fletë ku janë edhe projektet e tij. Kur afrohet rinovimi, shihni menjëherë cilit klient i përket dhe kush duhet ta trajtojë çështjen. Regjistrimet mjaftojnë që biseda për rinovimin të fillojë përpara skadimit.

Legal references

  • GDPR — Rregullorja (BE) 2016/679, të dhënat personale të personave të kontaktit të klientëve
  • Ligji për mbrojtjen e të dhënave personale
  • ISO/IEC 27001 — praktika të sigurisë së informacionit
  • Marrëveshja kryesore e shërbimeve dhe orari i retainer-it mujor

Frequently asked questions

Çfarë përmban fleta e klientit?

Kontaktet, kontrata dhe kushtet tregtare, retainer-i mujor, projektet aktive, domain-et dhe hostingu që agjencia administron për klientin, historiku i marrëdhënies dhe shënimet e brendshme të ekipit.

Si regjistrohet retainer-i mujor?

Për çdo klient mbahet një regjistrim i retainer-it me periudhën që mbulon. Orët e regjistruara për atë klient në evidencën e kohës shfaqen pranë tij, në të njëjtën fletë.

A mund të shoh sa orë të faturueshme merr çdo klient?

Po. Regjistrimet e evidencës së kohës mblidhen sipas klientëve, kështu që shihet cilat llogari zënë më shumë kohë të faturueshme.

A mund ta marr përsipër një llogari nga një koleg pa humbur kontekstin?

Po. E gjithë historia e llogarisë — projektet, dorëzimet, shënimet dhe vendimet tregtare — mbetet në fletë. Marrja përsipër do të thotë të lexosh historikun, jo ta rindërtosh nga emailet dhe bisedat.

A është fleta e klientit e lidhur me faturimin?

Faturimi bëhet në 4invoices.net, që është pjesë e të njëjtit ekosistem. 4webagency mban fletën e klientit, projektet dhe orët.

A mund të shoh cilët domain-e dhe plane hostingu ka klienti?

Po. Domain-et dhe hostingu që agjencia administron për klientin ruhen në fletën e tij, së bashku me datat e rinovimit.

Related resources

Mbani klientët dhe retainer-et në një fletë

Na tregoni cilët klientë dhe retainer-ë keni; do t’i vendosim fletët me projekte, orë dhe domain-e, që i gjithë historiku i bashkëpunimit të jetë në një vend.

Rezumat GEO

Clienți și retainere pe scurt: fișa contului și rentabilitatea reală

4webagency ține fișa fiecărui client — contacte, contract, retainer lunar cu ore incluse, proiecte cu preț fix, domenii administrate și istoric complet — și calculează rentabilitatea reală a contului: cât ai facturat față de cât ai lucrat. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră.

Avantaje

  • Cele patru module de care depinde o agenție — proiecte, clienți, domenii și hosting, pontaj și facturare — într-un singur abonament, nu în trei instrumente.
  • Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate, deci cifrele nu se mai contrazic.
  • Retainere lunare cu ore incluse, consum în timp real și alertă la prag, înainte să lucrezi pe gratis.
  • Livrabile aprobate explicit de client, cu dată și autor — argumentul pentru orice ofertă suplimentară.
  • Portofoliul de domenii, certificate SSL și hosting al clienților, cu alerte în cascadă la 60, 30 și 7 zile și cu refacturarea pregătită.
  • Facturi generate din pontaj și trimise în SPV prin e-Factura ANAF, cu 4invoices.net.

Limitări

Suntem transparenți — iată unde 4webagency nu este cea mai bună alegere:

  • Nu este un instrument de design sau de dezvoltare — nu înlocuiește Figma, Git sau un IDE.
  • Nu face management de campanii publicitare: bugetele și licitațiile din Google sau Meta Ads rămân în afara platformei.
  • Nu este registrar de domenii și nici furnizor de hosting — administrezi portofoliul și reînnoirile, dar înregistrarea rămâne la registrar.
  • Fără marketplace propriu de integrări, ca la Monday (peste 850 de aplicații) sau Teamwork (peste 150), și fără pipeline de prospectare avansat — acela stă la 4softcrm.net.

Verdict scurt

Potrivit pentru agenții care lucrează pe retainere lunare și proiecte cu preț fix și intră în renegocieri fără cifre, doar cu impresii. Nu înlocuiește un CRM de prospectare cu automatizări comerciale — pipeline-ul de vânzări stă la 4softcrm.net.

Tabel de specificații

ModulCe acoperăCost indicativ
Management proiecte webBriefuri, sprinturi, livrabile cu aprobare client, ore estimate vs. consumateinclus din planul Start (1 €/lună pe cont, 2 utilizatori)
Management clienți și retainereFișa clientului, ore incluse pe lună, istoric, rentabilitate pe continclus din planul Start; portal de client din planul Plus
Portofoliu domenii și hostingDomenii, certificate SSL, planuri de hosting, alerte 60/30/7 zile, refacturareinclus din planul Start
Pontaj și facturareOre facturabile vs. nefacturabile, tarife pe rol, factură din timesheetinclus din planul Start; rapoarte avansate din planul Pro
e-Factura ANAF prin 4invoices.netTrimitere în SPV a facturilor B2B emise de agențiedin planul Plus (2 €/lună pe cont, 5 utilizatori)

4webagency vs Teamwork, Productive, Scoro, Monday

Comparație onestă pe criteriile care contează într-o agenție web din România — inclusiv acolo unde pierdem.

Criteriu4webagencyTeamworkProductiveScoroMonday
Portofoliu de domenii, certificate SSL și hosting ale cliențilorDaNuNuLimitatNu
e-Factura ANAF (SPV) nativ — la noi, prin 4invoices.netDaNuNuNuNu
Retainere lunare cu ore incluse și alertă la depășireDaDaDaDaLimitat
Prognoză de resurse și planificarea încărcării echipeiLimitatDaDaDaDa
Marketplace propriu cu peste 100 de integrări gata făcuteNuDaLimitatLimitatDa
Facturare multi-valută pentru clienți din afara RomânieiLimitatDaDaDaLimitat

Întrebări frecvente despre platforma 4webagency

Ce face 4webagency pentru o agenție web?

Reunește într-o singură platformă proiectele și livrabilele cu aprobare de client, fișele clienților cu retainere lunare, portofoliul de domenii și hosting și pontajul din care se generează facturile. Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate.

Cu ce este diferit de Teamwork, Productive, Scoro sau Monday?

Prin trei lucruri concrete: modulul de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților, pe care niciunul dintre cele patru nu îl are (Scoro are un registru de licențe și abonamente proprii, care include domenii cu dată de reînnoire, dar nu certificate SSL sau planuri de hosting ale clienților); trimiterea facturilor în SPV cu e-Factura ANAF, prin 4invoices.net; și un singur abonament în română în locul a trei instrumente. Onest, unde pierdem: Productive și Scoro au prognoză de resurse mai matură, Teamwork, Productive și Scoro sunt mai puternice pe facturarea multi-valută, iar Monday (peste 850 de aplicații) și Teamwork (peste 150) au marketplace-uri de integrări pe care noi nu le avem. Retainerele lunare cu ore incluse nu sunt un avantaj al nostru: Teamwork, Productive și Scoro le au și ele nativ.

Cum văd dacă un proiect sau un client este pe pierdere?

Orele pontate sunt evaluate la tarifele reale ale oamenilor implicați și comparate cu valoarea facturată. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră — iar alerta vine la 80% din orele incluse, nu la sfârșitul trimestrului.

Ține și evidența domeniilor și a hostingului clienților?

Da. Fiecare domeniu, certificat SSL și plan de hosting are registrar, dată de expirare, client și cost, cu alerte la 60, 30 și 7 zile. Exemplu: 40 de domenii .ro reînnoite anual, refacturate clientului cu 15% administrare, ajung automat pe factura lunii. 4webagency nu este însă registrar — înregistrarea și transferul rămân la registrar sau la furnizorul de hosting.

Emit facturi direct din platformă?

Da. Factura lunară se construiește din orele facturabile, din consumul de retainer, din reviziile aprobate ca extra-scop și din reînnoirile perioadei, iar trimiterea în SPV se face prin integrarea cu 4invoices.net, conform obligației de e-Factura B2B (OUG 120/2021 și Legea 296/2023). Contabilitatea propriu-zisă rămâne la 4conta.ro sau la contabilul agenției.