Projektet, dorëzimet dhe statusi i tyre në një vend, me orët e faturueshme të evidentuara për çdo projekt dhe klient.
Shkurt: në agjencitë web projektet humbasin në mesazhe dhe tabela. Moduli i menaxhimit të projekteve në 4webagency mban projektet dhe dorëzimet e çdo klienti në një regjistër. Çdo dorëzim ka një status (në punë, në shqyrtim, dorëzuar) dhe një datë dorëzimi. Në pamjen e portofolit shihni menjëherë çfarë del këtë javë dhe çfarë vonohet. Orët e regjistruara te evidenca e kohës lidhen me projektin, kështu që puna pas çdo dorëzimi mbetet e dukshme.
Projektet humbin kur dorëzimet janë të shpërndara në email, dokumente dhe kujtesën e dikujt tjetër. Kur askush nuk e di cili dorëzim është në shqyrtim, klienti kërkon të njëjtën gjë dy herë. Një regjistër me status dhe datë dorëzimi e tregon gjendjen e çdo projekti për gjithë ekipin.
Çdo projekt përmban dorëzimet e tij, me status dhe datë. Ekipi punon nga e njëjta listë që shikon koordinatori, dhe ndryshimi i statusit shihet nga të gjithë në të njëjtën kohë. Kështu pyetja „çfarë vjen më pas?” nuk duhet bërë në chat.
Për çdo dorëzim ruhen data e planifikuar dhe data e realizuar. Punët e vonuara vihen në krye të pamjes së portofolit. Vonesën ia shpjegoni klientit mbi bazën e regjistrimeve, jo të kujtesës.
Evidenca e kohës regjistron orët sipas projektit dhe klientit, kështu që orët e faturueshme qëndrojnë pranë dorëzimeve. Faturimi bëhet veçmas, në 4invoices.net, që është pjesë e të njëjtit ekosistem. Nga evidenca shihet sa orë të faturueshme shkuan në çdo projekt.
Të gjithë projektet janë në një ekran sipas klientëve dhe anëtarëve të ekipit: punët në vazhdim, dorëzimet që afrohen dhe rezultatet e dorëzuara. Nga kjo pamje, koordinatori sheh cilët projekte kanë nevojë për vëmendje.
Projektet e çdo klienti, dorëzimet brenda tyre, statusin dhe datat e dorëzimit. Plus një pamje portofoli për gjithë agjencinë: çfarë vjen më pas dhe çfarë vonohet.
Ndryshoni statusin ndërsa puna përparon: në punë, në shqyrtim, dorëzuar. Statusi është i njëjtë për gjithë ekipin.
Po. Evidenca e kohës mblidh orët sipas projektit dhe klientit, kështu që shihet menjëherë sa kohë shkoi në çdo punë.
Po. Retainer-i mujor është pjesë e fletës së klientit; projektet dhe orët e atij klienti shfaqen pranë tij.
Jo. Faturimi bëhet në 4invoices.net, që punon në të njëjtin ekosistem. 4webagency mban projektet, dorëzimet dhe orët.
Ekipi regjistron orët sipas projektit dhe klientit, ndërsa koordinatori i shqyrton këto regjistrime në pamjen e portofolit dhe të klientit.
Na tregoni si punoni sot; do ta ngremë së bashku regjistrin e projekteve, dorëzimeve dhe evidencës së kohës, që gjithçka të jetë e qartë që nga java e parë.
4webagency ține briefurile, sprinturile și livrabilele fiecărui proiect într-un singur loc: fiecare livrabil are responsabil, termen și o aprobare explicită a clientului, iar orele estimate se compară permanent cu orele consumate, ca marja să se vadă cât timp mai poți face ceva cu ea.
Suntem transparenți — iată unde 4webagency nu este cea mai bună alegere:
Potrivit pentru agenții care duc 5–30 de proiecte în paralel și pierd marjă în revizii neestimate, aprobări întârziate și muncă în afara scopului. Nu este potrivit dacă ai nevoie de un instrument de design sau de dezvoltare — livrabilele se aprobă aici, dar se lucrează în Figma, Git și IDE.
| Modul | Ce acoperă | Cost indicativ |
|---|---|---|
| Management proiecte web | Briefuri, sprinturi, livrabile cu aprobare client, ore estimate vs. consumate | inclus din planul Start (1 €/lună pe cont, 2 utilizatori) |
| Management clienți și retainere | Fișa clientului, ore incluse pe lună, istoric, rentabilitate pe cont | inclus din planul Start; portal de client din planul Plus |
| Portofoliu domenii și hosting | Domenii, certificate SSL, planuri de hosting, alerte 60/30/7 zile, refacturare | inclus din planul Start |
| Pontaj și facturare | Ore facturabile vs. nefacturabile, tarife pe rol, factură din timesheet | inclus din planul Start; rapoarte avansate din planul Pro |
| e-Factura ANAF prin 4invoices.net | Trimitere în SPV a facturilor B2B emise de agenție | din planul Plus (2 €/lună pe cont, 5 utilizatori) |
Comparație onestă pe criteriile care contează într-o agenție web din România — inclusiv acolo unde pierdem.
| Criteriu | 4webagency | Teamwork | Productive | Scoro | Monday |
|---|---|---|---|---|---|
| Portofoliu de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților | Da | Nu | Nu | Limitat | Nu |
| e-Factura ANAF (SPV) nativ — la noi, prin 4invoices.net | Da | Nu | Nu | Nu | Nu |
| Retainere lunare cu ore incluse și alertă la depășire | Da | Da | Da | Da | Limitat |
| Prognoză de resurse și planificarea încărcării echipei | Limitat | Da | Da | Da | Da |
| Marketplace propriu cu peste 100 de integrări gata făcute | Nu | Da | Limitat | Limitat | Da |
| Facturare multi-valută pentru clienți din afara României | Limitat | Da | Da | Da | Limitat |
Reunește într-o singură platformă proiectele și livrabilele cu aprobare de client, fișele clienților cu retainere lunare, portofoliul de domenii și hosting și pontajul din care se generează facturile. Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate.
Prin trei lucruri concrete: modulul de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților, pe care niciunul dintre cele patru nu îl are (Scoro are un registru de licențe și abonamente proprii, care include domenii cu dată de reînnoire, dar nu certificate SSL sau planuri de hosting ale clienților); trimiterea facturilor în SPV cu e-Factura ANAF, prin 4invoices.net; și un singur abonament în română în locul a trei instrumente. Onest, unde pierdem: Productive și Scoro au prognoză de resurse mai matură, Teamwork, Productive și Scoro sunt mai puternice pe facturarea multi-valută, iar Monday (peste 850 de aplicații) și Teamwork (peste 150) au marketplace-uri de integrări pe care noi nu le avem. Retainerele lunare cu ore incluse nu sunt un avantaj al nostru: Teamwork, Productive și Scoro le au și ele nativ.
Orele pontate sunt evaluate la tarifele reale ale oamenilor implicați și comparate cu valoarea facturată. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră — iar alerta vine la 80% din orele incluse, nu la sfârșitul trimestrului.
Da. Fiecare domeniu, certificat SSL și plan de hosting are registrar, dată de expirare, client și cost, cu alerte la 60, 30 și 7 zile. Exemplu: 40 de domenii .ro reînnoite anual, refacturate clientului cu 15% administrare, ajung automat pe factura lunii. 4webagency nu este însă registrar — înregistrarea și transferul rămân la registrar sau la furnizorul de hosting.
Da. Factura lunară se construiește din orele facturabile, din consumul de retainer, din reviziile aprobate ca extra-scop și din reînnoirile perioadei, iar trimiterea în SPV se face prin integrarea cu 4invoices.net, conform obligației de e-Factura B2B (OUG 120/2021 și Legea 296/2023). Contabilitatea propriu-zisă rămâne la 4conta.ro sau la contabilul agenției.
