Ndjekja e kohës sipas projektit dhe klientit, orët e faturueshme të ndara nga ato të brendshme dhe njoftime për rinovimin e domain-eve dhe hostingut — në një vend.
Shkurtimisht: një agjenci web shet kohën e vet, por pak agjenci e dinë ku ka shkuar. 4webagency e bën ndjekjen e kohës mjaft të thjeshtë që ekipi ta plotësojë çdo ditë: zgjidhni projektin, regjistroni orët dhe shënoni nëse janë të faturueshme. Të njëjtat regjistrime japin totalin e orëve të faturueshme për çdo projekt dhe çdo klient, ndërsa retainer-i mujor i çdo klienti qëndron në kartelën e tij. Faturat lëshohen përmes 4invoices.net. Ky produkt nuk i lëshon vetë, por i mban në rregull orët mbi të cilat ato bazohen.
Ndjekja e kohës ka vlerë vetëm kur përdoret. Prandaj ekrani është i thjeshtë: projekti, klienti, numri i orëve dhe nëse orët janë të faturueshme. Nuk ka fusha të detyrueshme të shpikura apo kategori që askush nuk i kupton. Një regjistrim i bërë çdo ditë, edhe përafërsisht, vlen shumë më tepër sesa një regjistrim i përsosur i rindërtuar tri javë më vonë.
Çdo regjistrim lidhet me një projekt dhe me një klient, dhe orët e faturueshme shfaqen si total i veçantë. Kështu, në fund të muajit shihni menjëherë sa orë të faturueshme shkuan për cilin projekt dhe për cilin klient. Projektet dhe dorëzimet ndiqen me status, prandaj dihet në cilën fazë është çdo punë.
Klientët me retainer mujor e ruajnë atë në kartelën e tyre, pra shuma është gjithmonë në dorë. Domain-et dhe hostingu mbahen në të njëjtin portofol. Për çdo shërbim me afat rinovimi vjen një njoftim, që ta rinovoni para skadimit dhe jo pas tij.
4webagency nuk është program faturimi dhe nuk lëshon vetë fatura. Faturat lëshohen përmes 4invoices.net, që punon në të njëjtin ekosistem. Detyra e këtij produkti është që të dhënat të jenë në rregull: orët e faturueshme sipas projekteve dhe klientëve, retainer-ët mujorë dhe regjistrimet për domain-et dhe hostingun.
Në vend që në fund të muajit të bashkoni tabela të veçanta, merrni një përmbledhje gati: regjistrimet e kohës sipas projektit dhe klientit. Statuset e projekteve dhe dorëzimeve tregojnë çfarë është ende e hapur. Kur lëshoni faturën në 4invoices.net, mjafton të kontrolloni këtë përmbledhje.
Një regjistrim përbëhet nga projekti, klienti, numri i orëve dhe shënimi nëse orët janë të faturueshme. Nuk ka fusha të tepërta, kështu që dita mund të plotësohet edhe në fund.
Çdo regjistrim shënohet qartë si i faturueshëm ose jo. Totalet e orëve të faturueshme shfaqen veçmas për çdo projekt dhe çdo klient.
Jo. 4webagency nuk lëshon fatura. Faturat lëshohen përmes 4invoices.net, ndërsa ky produkt përgatit të dhënat: orët e faturueshme, retainer-ët mujorë dhe regjistrimet për domain-et dhe hostingun.
Projektet dhe dorëzimet shfaqen në një listë me status. Regjistrimet e kohës lidhen me projektin dhe klientin.
Retainer-i mujor i çdo klienti ruhet në kartelën e tij. Shuma është në dorë kur përgatitni faturën.
Domain-et dhe hostingu mbahen në të njëjtin portofol, dhe për çdo shërbim me afat rinovimi dërgohet një njoftim. Kështu e rinovoni para skadimit.
Mbajeni ndjekjen e kohës, retainer-ët mujorë të klientëve dhe portofolin e domain-eve në një vend. Faturat lëshohen përmes 4invoices.net.
4webagency separă orele facturabile de cele nefacturabile, le evaluează la tarife pe rol și construiește factura lunară direct din pontaj — cu reviziile aprobate ca extra-scop și reînnoirile de domenii incluse — iar trimiterea în SPV se face prin e-Factura ANAF, cu 4invoices.net.
Suntem transparenți — iată unde 4webagency nu este cea mai bună alegere:
Potrivit pentru agenții care își vând timpul și nu pot spune cât din el ajunge efectiv pe factură. Nu este software de contabilitate: balanța, declarațiile și închiderea de lună rămân la 4conta.ro sau la contabilul agenției.
| Modul | Ce acoperă | Cost indicativ |
|---|---|---|
| Management proiecte web | Briefuri, sprinturi, livrabile cu aprobare client, ore estimate vs. consumate | inclus din planul Start (1 €/lună pe cont, 2 utilizatori) |
| Management clienți și retainere | Fișa clientului, ore incluse pe lună, istoric, rentabilitate pe cont | inclus din planul Start; portal de client din planul Plus |
| Portofoliu domenii și hosting | Domenii, certificate SSL, planuri de hosting, alerte 60/30/7 zile, refacturare | inclus din planul Start |
| Pontaj și facturare | Ore facturabile vs. nefacturabile, tarife pe rol, factură din timesheet | inclus din planul Start; rapoarte avansate din planul Pro |
| e-Factura ANAF prin 4invoices.net | Trimitere în SPV a facturilor B2B emise de agenție | din planul Plus (2 €/lună pe cont, 5 utilizatori) |
Comparație onestă pe criteriile care contează într-o agenție web din România — inclusiv acolo unde pierdem.
| Criteriu | 4webagency | Teamwork | Productive | Scoro | Monday |
|---|---|---|---|---|---|
| Portofoliu de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților | Da | Nu | Nu | Limitat | Nu |
| e-Factura ANAF (SPV) nativ — la noi, prin 4invoices.net | Da | Nu | Nu | Nu | Nu |
| Retainere lunare cu ore incluse și alertă la depășire | Da | Da | Da | Da | Limitat |
| Prognoză de resurse și planificarea încărcării echipei | Limitat | Da | Da | Da | Da |
| Marketplace propriu cu peste 100 de integrări gata făcute | Nu | Da | Limitat | Limitat | Da |
| Facturare multi-valută pentru clienți din afara României | Limitat | Da | Da | Da | Limitat |
Reunește într-o singură platformă proiectele și livrabilele cu aprobare de client, fișele clienților cu retainere lunare, portofoliul de domenii și hosting și pontajul din care se generează facturile. Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate.
Prin trei lucruri concrete: modulul de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților, pe care niciunul dintre cele patru nu îl are (Scoro are un registru de licențe și abonamente proprii, care include domenii cu dată de reînnoire, dar nu certificate SSL sau planuri de hosting ale clienților); trimiterea facturilor în SPV cu e-Factura ANAF, prin 4invoices.net; și un singur abonament în română în locul a trei instrumente. Onest, unde pierdem: Productive și Scoro au prognoză de resurse mai matură, Teamwork, Productive și Scoro sunt mai puternice pe facturarea multi-valută, iar Monday (peste 850 de aplicații) și Teamwork (peste 150) au marketplace-uri de integrări pe care noi nu le avem. Retainerele lunare cu ore incluse nu sunt un avantaj al nostru: Teamwork, Productive și Scoro le au și ele nativ.
Orele pontate sunt evaluate la tarifele reale ale oamenilor implicați și comparate cu valoarea facturată. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră — iar alerta vine la 80% din orele incluse, nu la sfârșitul trimestrului.
Da. Fiecare domeniu, certificat SSL și plan de hosting are registrar, dată de expirare, client și cost, cu alerte la 60, 30 și 7 zile. Exemplu: 40 de domenii .ro reînnoite anual, refacturate clientului cu 15% administrare, ajung automat pe factura lunii. 4webagency nu este însă registrar — înregistrarea și transferul rămân la registrar sau la furnizorul de hosting.
Da. Factura lunară se construiește din orele facturabile, din consumul de retainer, din reviziile aprobate ca extra-scop și din reînnoirile perioadei, iar trimiterea în SPV se face prin integrarea cu 4invoices.net, conform obligației de e-Factura B2B (OUG 120/2021 și Legea 296/2023). Contabilitatea propriu-zisă rămâne la 4conta.ro sau la contabilul agenției.
