Евидентирање време по проекти и клиенти, наплативите часови одвоени од внатрешните и потсетници за обновување домени и хостинг — на едно место.
Накратко: веб агенцијата го продава своето време, а малку агенции знаат каде отишло. 4webagency го прави евидентирањето време доволно едноставно за тимот навистина да го пополнува секој ден: се избира проект, се внесуваат часовите и се означува дали се наплативи. Истите записи даваат збир на наплативи часови по проект и по клиент, а месечниот ретејнер на секој клиент стои во неговата картичка. Фактурите се издаваат преку 4invoices.net. Овој производ не ги издава, но ги држи во ред часовите врз кои се засноваат.
Евидентирањето време има смисла само ако се користи. Затоа екранот е едноставен: проект, клиент, број часови и дали часовите се наплативи. Нема задолжителни полиња што се измислени ниту категории што никој не ги разбира. Запис внесен секој ден, дури и приближно, вреди многу повеќе од совршен запис обновен три недели подоцна.
Секој запис е поврзан со проект и со клиент, а наплативите часови се прикажуваат како посебен збир. Така на крајот од месецот веднаш гледате колку наплативи часови отишле на кој проект и кај кој клиент. Проектите и испораките се следат со статус, па знаете во која фаза е секоја работа.
Клиентите со месечен ретејнер го чуваат во својата картичка, па износот е секогаш при рака. Домените и хостингот се водат во истото портфолио. За секоја услуга со рок за обновување стигнува потсетник, па стигнувате да ја обновите пред истекот, а не по него.
4webagency не е програма за фактурирање и сам не издава фактури. Фактурите се издаваат преку 4invoices.net, кој работи во истиот екосистем. Задачата на овој производ е податоците да бидат во ред: наплативи часови по проекти и клиенти, месечни ретејнери и записи за домени и хостинг.
Наместо на крајот од месецот да спојувате посебни табели, добивате готов преглед: записите за време по проекти и клиенти. Статусите на проектите и испораките покажуваат што е уште отворено. Кога ја издавате фактурата во 4invoices.net, доволно е да го проверите тој преглед.
Еден запис се состои од проект, клиент, број часови и ознака дали часовите се наплативи. Нема непотребни полиња, па денот можете да го пополните и на крајот.
Секој запис експлицитно се означува како наплатив или не. Збировите на наплативи часови се прикажуваат посебно за секој проект и секој клиент.
Не. 4webagency не издава фактури. Фактурите се издаваат преку 4invoices.net, а овој производ ги подготвува податоците: наплативи часови, месечни ретејнери и записи за домени и хостинг.
Проектите и испораките се прикажуваат во листа со статус. Записите за времето се поврзани со проектот и клиентот.
Месечниот ретејнер на секој клиент се чува во неговата картичка. Износот е при рака кога ја подготвувате фактурата.
Домените и хостингот се водат во истото портфолио, а за секоја услуга со рок за обновување се испраќа потсетник. Така стигнувате да ја обновите пред истекот.
Водете ја евиденцијата на времето, месечните ретејнери на клиентите и портфолиото од домени на едно место. Фактурите се издаваат преку 4invoices.net.
4webagency separă orele facturabile de cele nefacturabile, le evaluează la tarife pe rol și construiește factura lunară direct din pontaj — cu reviziile aprobate ca extra-scop și reînnoirile de domenii incluse — iar trimiterea în SPV se face prin e-Factura ANAF, cu 4invoices.net.
Suntem transparenți — iată unde 4webagency nu este cea mai bună alegere:
Potrivit pentru agenții care își vând timpul și nu pot spune cât din el ajunge efectiv pe factură. Nu este software de contabilitate: balanța, declarațiile și închiderea de lună rămân la 4conta.ro sau la contabilul agenției.
| Modul | Ce acoperă | Cost indicativ |
|---|---|---|
| Management proiecte web | Briefuri, sprinturi, livrabile cu aprobare client, ore estimate vs. consumate | inclus din planul Start (1 €/lună pe cont, 2 utilizatori) |
| Management clienți și retainere | Fișa clientului, ore incluse pe lună, istoric, rentabilitate pe cont | inclus din planul Start; portal de client din planul Plus |
| Portofoliu domenii și hosting | Domenii, certificate SSL, planuri de hosting, alerte 60/30/7 zile, refacturare | inclus din planul Start |
| Pontaj și facturare | Ore facturabile vs. nefacturabile, tarife pe rol, factură din timesheet | inclus din planul Start; rapoarte avansate din planul Pro |
| e-Factura ANAF prin 4invoices.net | Trimitere în SPV a facturilor B2B emise de agenție | din planul Plus (2 €/lună pe cont, 5 utilizatori) |
Comparație onestă pe criteriile care contează într-o agenție web din România — inclusiv acolo unde pierdem.
| Criteriu | 4webagency | Teamwork | Productive | Scoro | Monday |
|---|---|---|---|---|---|
| Portofoliu de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților | Da | Nu | Nu | Limitat | Nu |
| e-Factura ANAF (SPV) nativ — la noi, prin 4invoices.net | Da | Nu | Nu | Nu | Nu |
| Retainere lunare cu ore incluse și alertă la depășire | Da | Da | Da | Da | Limitat |
| Prognoză de resurse și planificarea încărcării echipei | Limitat | Da | Da | Da | Da |
| Marketplace propriu cu peste 100 de integrări gata făcute | Nu | Da | Limitat | Limitat | Da |
| Facturare multi-valută pentru clienți din afara României | Limitat | Da | Da | Da | Limitat |
Reunește într-o singură platformă proiectele și livrabilele cu aprobare de client, fișele clienților cu retainere lunare, portofoliul de domenii și hosting și pontajul din care se generează facturile. Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate.
Prin trei lucruri concrete: modulul de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților, pe care niciunul dintre cele patru nu îl are (Scoro are un registru de licențe și abonamente proprii, care include domenii cu dată de reînnoire, dar nu certificate SSL sau planuri de hosting ale clienților); trimiterea facturilor în SPV cu e-Factura ANAF, prin 4invoices.net; și un singur abonament în română în locul a trei instrumente. Onest, unde pierdem: Productive și Scoro au prognoză de resurse mai matură, Teamwork, Productive și Scoro sunt mai puternice pe facturarea multi-valută, iar Monday (peste 850 de aplicații) și Teamwork (peste 150) au marketplace-uri de integrări pe care noi nu le avem. Retainerele lunare cu ore incluse nu sunt un avantaj al nostru: Teamwork, Productive și Scoro le au și ele nativ.
Orele pontate sunt evaluate la tarifele reale ale oamenilor implicați și comparate cu valoarea facturată. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră — iar alerta vine la 80% din orele incluse, nu la sfârșitul trimestrului.
Da. Fiecare domeniu, certificat SSL și plan de hosting are registrar, dată de expirare, client și cost, cu alerte la 60, 30 și 7 zile. Exemplu: 40 de domenii .ro reînnoite anual, refacturate clientului cu 15% administrare, ajung automat pe factura lunii. 4webagency nu este însă registrar — înregistrarea și transferul rămân la registrar sau la furnizorul de hosting.
Da. Factura lunară se construiește din orele facturabile, din consumul de retainer, din reviziile aprobate ca extra-scop și din reînnoirile perioadei, iar trimiterea în SPV se face prin integrarea cu 4invoices.net, conform obligației de e-Factura B2B (OUG 120/2021 și Legea 296/2023). Contabilitatea propriu-zisă rămâne la 4conta.ro sau la contabilul agenției.
