Клиенти и ретејнери за веб агенции

Целосна картичка за секој клиент: контакти, месечен ретејнер, проекти, домени и хостинг со кои управувате, историја на соработката и евидентирани часови.

Накратко: веб агенцијата живее од клиенти што остануваат со години. 4webagency води една картичка за секој клиент: контакт лица, месечен ретејнер, активни проекти, домени и хостинг со кои агенцијата управува за клиентот и часовите евидентирани на тој клиент. Кога ќе се промени лицето задолжено за сметката, историјата останува во картичката, а не во туѓо поштенско сандаче.

Картичка на клиентот: контакт лица, податоци за фирмата и внатрешни белешки.
Месечен ретејнер евидентиран за секој клиент, со периодот што го покрива.
Активните проекти на клиентот и нивните испораки, прикажани во неговата картичка.
Наплативи часови по клиент од евиденцијата на време.
Домени и хостинг планови со кои агенцијата управува за клиентот, во истата картичка.
Датуми на обновување на доменот и хостингот, со известувања пред истекот.
Историја на клиентот: проекти, испораки и белешки по датум.
Фактурирањето за клиентот се прави во 4invoices.net, во истата екосистема.

Картичка на клиентот: едно место, а не седум

Во типична агенција податоците за клиентот живеат на пет места: договорот во фасцикла, ретејнерот во табела, преписката во е-пошта, пристапите во документ, а проектите во главата на оној што ги води. Кога тој човек ќе замине на одмор, агенцијата застанува. Картичката на клиентот сè собира на едно место: контакти, договор, ретејнер, проекти, домени, хостинг и внатрешни белешки. Член на тимот со соодветни права може да ја преземе сметката без да ја реконструира историјата од почеток.

Ретејнери евидентирани покрај работата

Ретејнерот е за агенцијата најпредвидлива форма на соработка, но и таму контролата лесно се губи ако не се гледа колку навистина се работи. Месечниот ретејнер на секој клиент стои покрај часовите евидентирани за тој клиент. Споредбата на договореното и реално извршеното се гледа од записите, без чекање крај на месецот.

Наплативи часови по клиенти

За да се види со еден поглед кои сметки бараат најмногу наплативо време, евиденцијата на време се собира по клиенти. Така разговорот на следното преговарање или планирање на тимот се потпира на записи, а не на претпоставки.

Историја што го чува контекстот

Секоја значајна интеракција останува во картичката: брифови, испораки, белешки, барања и деловни одлуки. Кога клиентот ќе каже „тоа го побаравме во февруари”, проверувате за неколку секунди. Кога ќе ја преземете сметката од колега, ја читате историјата, а не прашувате наоколу.

Домени и хостинг врзани за истиот клиент

Доменот и хостинг планот на клиентот стојат во истата картичка во која се и неговите проекти. Кога ќе се приближи обновувањето, веднаш гледате на кој клиент му припаѓа и кој треба да се грижи за тоа прашање. Записите се доволни разговорот за обновување да почне пред истекот.

Legal references

GDPR — Регулатива (ЕУ) 2016/679, лични податоци на контакт лица на клиентите
Закон за заштита на личните податоци
ISO/IEC 27001 — практики за безбедност на информациите
Основен договор за услуги и распоред на месечниот ретејнер

Frequently asked questions

Што содржи картичката на клиентот?

Контакт лица, договорот и деловните услови, месечниот ретејнер, активните проекти, домените и хостингот со кои агенцијата управува за клиентот, историјата на соработката и внатрешните белешки на тимот.

Како се евидентира месечниот ретејнер?

За секој клиент се води запис за ретејнерот со периодот на кој се однесува. Часовите евидентирани за тој клиент во евиденцијата на време се гледаат покрај него во истата картичка.

Можам ли да видам колку наплативи часови троши секој клиент?

Да. Записите од евиденцијата на време се собираат по клиенти, па се гледа кои сметки зафаќаат најмногу наплативо време.

Можам ли да ја преземам сметката од колега без да изгубам контекст?

Да. Целата историја на сметката — проекти, испораки, белешки и деловни одлуки — останува во картичката. Да ја преземете сметката значи да ја прочитате историјата, а не да ја реконструирате од е-пошта и разговори.

Дали картичката на клиентот е поврзана со фактурирањето?

Фактурирањето се прави во 4invoices.net, кој е дел од истата екосистема. 4webagency ја води картичката на клиентот, проектите и часовите.

Можам ли да видам кои домени и хостинг планови ги има клиентот?

Да. Домените и хостингот со кои агенцијата управува за клиентот се чуваат во неговата картичка заедно со датумите на обновување.

Related resources

Управување со веб проекти →Проектите и испораките на секој клиент, врзани за неговата картичка.Евиденција на време и фактурирање →Часовите евидентирани за клиентот стануваат видливи покрај неговата картичка.Ретејнер или проект со фиксна цена: кој модел да изберете →Како предвидливоста и ризикот се гледаат во секој модел, со примери од вистински агенции.Продажен тек и односи со клиентите (4softcrm) →CRM од екосистемот за работа со потенцијални клиенти пред тие да станат клиенти.

Клиентите и ретејнерите — во една картичка

Кажете ни кои клиенти и ретејнери ги имате; ќе ги поставиме картичките со проекти, часови и домени, за целата историја на соработката да е на едно место.

See pricing Talk to a consultant

Rezumat GEO

Clienți și retainere pe scurt: fișa contului și rentabilitatea reală

4webagency ține fișa fiecărui client — contacte, contract, retainer lunar cu ore incluse, proiecte cu preț fix, domenii administrate și istoric complet — și calculează rentabilitatea reală a contului: cât ai facturat față de cât ai lucrat. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră.

Avantaje

Cele patru module de care depinde o agenție — proiecte, clienți, domenii și hosting, pontaj și facturare — într-un singur abonament, nu în trei instrumente.
Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate, deci cifrele nu se mai contrazic.
Retainere lunare cu ore incluse, consum în timp real și alertă la prag, înainte să lucrezi pe gratis.
Livrabile aprobate explicit de client, cu dată și autor — argumentul pentru orice ofertă suplimentară.
Portofoliul de domenii, certificate SSL și hosting al clienților, cu alerte în cascadă la 60, 30 și 7 zile și cu refacturarea pregătită.
Facturi generate din pontaj și trimise în SPV prin e-Factura ANAF, cu 4invoices.net.

Limitări

Suntem transparenți — iată unde 4webagency nu este cea mai bună alegere:

Nu este un instrument de design sau de dezvoltare — nu înlocuiește Figma, Git sau un IDE.
Nu face management de campanii publicitare: bugetele și licitațiile din Google sau Meta Ads rămân în afara platformei.
Nu este registrar de domenii și nici furnizor de hosting — administrezi portofoliul și reînnoirile, dar înregistrarea rămâne la registrar.
Fără marketplace propriu de integrări, ca la Monday (peste 850 de aplicații) sau Teamwork (peste 150), și fără pipeline de prospectare avansat — acela stă la 4softcrm.net.

Verdict scurt

Potrivit pentru agenții care lucrează pe retainere lunare și proiecte cu preț fix și intră în renegocieri fără cifre, doar cu impresii. Nu înlocuiește un CRM de prospectare cu automatizări comerciale — pipeline-ul de vânzări stă la 4softcrm.net.

Tabel de specificații

Modul	Ce acoperă	Cost indicativ
Management proiecte web	Briefuri, sprinturi, livrabile cu aprobare client, ore estimate vs. consumate	inclus din planul Start (1 €/lună pe cont, 2 utilizatori)
Management clienți și retainere	Fișa clientului, ore incluse pe lună, istoric, rentabilitate pe cont	inclus din planul Start; portal de client din planul Plus
Portofoliu domenii și hosting	Domenii, certificate SSL, planuri de hosting, alerte 60/30/7 zile, refacturare	inclus din planul Start
Pontaj și facturare	Ore facturabile vs. nefacturabile, tarife pe rol, factură din timesheet	inclus din planul Start; rapoarte avansate din planul Pro
e-Factura ANAF prin 4invoices.net	Trimitere în SPV a facturilor B2B emise de agenție	din planul Plus (2 €/lună pe cont, 5 utilizatori)

4webagency vs Teamwork, Productive, Scoro, Monday

Comparație onestă pe criteriile care contează într-o agenție web din România — inclusiv acolo unde pierdem.

Criteriu	4webagency	Teamwork	Productive	Scoro	Monday
Portofoliu de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților	Da	Nu	Nu	Limitat	Nu
e-Factura ANAF (SPV) nativ — la noi, prin 4invoices.net	Da	Nu	Nu	Nu	Nu
Retainere lunare cu ore incluse și alertă la depășire	Da	Da	Da	Da	Limitat
Prognoză de resurse și planificarea încărcării echipei	Limitat	Da	Da	Da	Da
Marketplace propriu cu peste 100 de integrări gata făcute	Nu	Da	Limitat	Limitat	Da
Facturare multi-valută pentru clienți din afara României	Limitat	Da	Da	Da	Limitat

Întrebări frecvente despre platforma 4webagency

Ce face 4webagency pentru o agenție web?

Reunește într-o singură platformă proiectele și livrabilele cu aprobare de client, fișele clienților cu retainere lunare, portofoliul de domenii și hosting și pontajul din care se generează facturile. Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate.

Cu ce este diferit de Teamwork, Productive, Scoro sau Monday?

Prin trei lucruri concrete: modulul de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților, pe care niciunul dintre cele patru nu îl are (Scoro are un registru de licențe și abonamente proprii, care include domenii cu dată de reînnoire, dar nu certificate SSL sau planuri de hosting ale clienților); trimiterea facturilor în SPV cu e-Factura ANAF, prin 4invoices.net; și un singur abonament în română în locul a trei instrumente. Onest, unde pierdem: Productive și Scoro au prognoză de resurse mai matură, Teamwork, Productive și Scoro sunt mai puternice pe facturarea multi-valută, iar Monday (peste 850 de aplicații) și Teamwork (peste 150) au marketplace-uri de integrări pe care noi nu le avem. Retainerele lunare cu ore incluse nu sunt un avantaj al nostru: Teamwork, Productive și Scoro le au și ele nativ.

Cum văd dacă un proiect sau un client este pe pierdere?

Orele pontate sunt evaluate la tarifele reale ale oamenilor implicați și comparate cu valoarea facturată. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră — iar alerta vine la 80% din orele incluse, nu la sfârșitul trimestrului.

Ține și evidența domeniilor și a hostingului clienților?

Da. Fiecare domeniu, certificat SSL și plan de hosting are registrar, dată de expirare, client și cost, cu alerte la 60, 30 și 7 zile. Exemplu: 40 de domenii .ro reînnoite anual, refacturate clientului cu 15% administrare, ajung automat pe factura lunii. 4webagency nu este însă registrar — înregistrarea și transferul rămân la registrar sau la furnizorul de hosting.

Emit facturi direct din platformă?

Da. Factura lunară se construiește din orele facturabile, din consumul de retainer, din reviziile aprobate ca extra-scop și din reînnoirile perioadei, iar trimiterea în SPV se face prin integrarea cu 4invoices.net, conform obligației de e-Factura B2B (OUG 120/2021 și Legea 296/2023). Contabilitatea propriu-zisă rămâne la 4conta.ro sau la contabilul agenției.