Проектите, испораките и нивниот статус на едно место, со наплативи часови евидентирани за секој проект и клиент.
Накратко: во веб агенциите проектите се губат во пораки и табели. Модулот за управување со проекти во 4webagency ги води проектите и испораките на секој клиент во еден регистар. Секоја испорака има статус (во работа, на преглед, испорачано) и датум на испорака. Во преглед на портфолиото веднаш гледате што излегува оваа недела и што доцни. Часовите евидентирани во евиденцијата на време се врзуваат за проектот, па работата зад секоја испорака останува видлива.
Проектите се губат кога испораките се распрскани низ е-пошта, документи и туѓо памтење. Кога никој не знае која испорака е на преглед, клиентот бара исто нешто двапати. Еден регистар со статус и датуми на испорака ја покажува состојбата на секој проект на целиот тим.
Секој проект содржи свои испораки, со статуси и датуми. Тимот работи од истата листа што ја гледа координаторот, а промената на статусот се гледа кај сите во исто време. Така прашањето „што е следно?” не мора да се поставува во разговор.
За секоја испорака се чуваат планираниот и реалниот датум на испорака. Задоцнетите работи се истакнуваат на врвот во прегледот на портфолиото. Задокнувањето му го објаснувате на клиентот врз основа на записите, а не на сеќавање.
Евиденцијата на време ги бележи часовите по проект и по клиент, па наплативите часови се наоѓаат покрај испораките. Фактурирањето се прави посебно, во 4invoices.net, кој е дел од истата екосистема. Од евиденцијата се гледа колку наплативи часови отишле на секој проект.
Сите проекти се собрани на еден екран по клиенти и членови на тимот: работите во тек, испораките што доаѓаат наскоро и веќе испорачаните резултати. Координаторот од тој преглед гледа на кои проекти им треба внимание.
Проектите на секој клиент, испораките во нив, нивниот статус и датуми на испорака. Плус преглед на портфолиото за целата агенција: што следи и што доцни.
Статусот го менувате како работата напредува: во работа, на преглед, испорачано. Статусот е ист за целиот тим.
Да. Евиденцијата на време ги собира часовите по проект и по клиент, па веднаш се гледа колку време отишло на секоја работа.
Да. Месечниот ретејнер е дел од картичката на клиентот; проектите и часовите на тој клиент се прикажуваат покрај него.
Не. Фактурирањето се прави во 4invoices.net, кој работи во истата екосистема. 4webagency ги води проектите, испораките и часовите.
Тимот ги евидентира часовите по проект и клиент, а координаторот ги прегледува записите во прегледот на портфолиото и на клиентот.
Кажете ни како работите денес; заедно ќе го поставиме регистарот на проекти, испораки и евиденцијата на време, за сè да е прегледно од првата недела.
4webagency ține briefurile, sprinturile și livrabilele fiecărui proiect într-un singur loc: fiecare livrabil are responsabil, termen și o aprobare explicită a clientului, iar orele estimate se compară permanent cu orele consumate, ca marja să se vadă cât timp mai poți face ceva cu ea.
Suntem transparenți — iată unde 4webagency nu este cea mai bună alegere:
Potrivit pentru agenții care duc 5–30 de proiecte în paralel și pierd marjă în revizii neestimate, aprobări întârziate și muncă în afara scopului. Nu este potrivit dacă ai nevoie de un instrument de design sau de dezvoltare — livrabilele se aprobă aici, dar se lucrează în Figma, Git și IDE.
| Modul | Ce acoperă | Cost indicativ |
|---|---|---|
| Management proiecte web | Briefuri, sprinturi, livrabile cu aprobare client, ore estimate vs. consumate | inclus din planul Start (1 €/lună pe cont, 2 utilizatori) |
| Management clienți și retainere | Fișa clientului, ore incluse pe lună, istoric, rentabilitate pe cont | inclus din planul Start; portal de client din planul Plus |
| Portofoliu domenii și hosting | Domenii, certificate SSL, planuri de hosting, alerte 60/30/7 zile, refacturare | inclus din planul Start |
| Pontaj și facturare | Ore facturabile vs. nefacturabile, tarife pe rol, factură din timesheet | inclus din planul Start; rapoarte avansate din planul Pro |
| e-Factura ANAF prin 4invoices.net | Trimitere în SPV a facturilor B2B emise de agenție | din planul Plus (2 €/lună pe cont, 5 utilizatori) |
Comparație onestă pe criteriile care contează într-o agenție web din România — inclusiv acolo unde pierdem.
| Criteriu | 4webagency | Teamwork | Productive | Scoro | Monday |
|---|---|---|---|---|---|
| Portofoliu de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților | Da | Nu | Nu | Limitat | Nu |
| e-Factura ANAF (SPV) nativ — la noi, prin 4invoices.net | Da | Nu | Nu | Nu | Nu |
| Retainere lunare cu ore incluse și alertă la depășire | Da | Da | Da | Da | Limitat |
| Prognoză de resurse și planificarea încărcării echipei | Limitat | Da | Da | Da | Da |
| Marketplace propriu cu peste 100 de integrări gata făcute | Nu | Da | Limitat | Limitat | Da |
| Facturare multi-valută pentru clienți din afara României | Limitat | Da | Da | Da | Limitat |
Reunește într-o singură platformă proiectele și livrabilele cu aprobare de client, fișele clienților cu retainere lunare, portofoliul de domenii și hosting și pontajul din care se generează facturile. Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate.
Prin trei lucruri concrete: modulul de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților, pe care niciunul dintre cele patru nu îl are (Scoro are un registru de licențe și abonamente proprii, care include domenii cu dată de reînnoire, dar nu certificate SSL sau planuri de hosting ale clienților); trimiterea facturilor în SPV cu e-Factura ANAF, prin 4invoices.net; și un singur abonament în română în locul a trei instrumente. Onest, unde pierdem: Productive și Scoro au prognoză de resurse mai matură, Teamwork, Productive și Scoro sunt mai puternice pe facturarea multi-valută, iar Monday (peste 850 de aplicații) și Teamwork (peste 150) au marketplace-uri de integrări pe care noi nu le avem. Retainerele lunare cu ore incluse nu sunt un avantaj al nostru: Teamwork, Productive și Scoro le au și ele nativ.
Orele pontate sunt evaluate la tarifele reale ale oamenilor implicați și comparate cu valoarea facturată. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră — iar alerta vine la 80% din orele incluse, nu la sfârșitul trimestrului.
Da. Fiecare domeniu, certificat SSL și plan de hosting are registrar, dată de expirare, client și cost, cu alerte la 60, 30 și 7 zile. Exemplu: 40 de domenii .ro reînnoite anual, refacturate clientului cu 15% administrare, ajung automat pe factura lunii. 4webagency nu este însă registrar — înregistrarea și transferul rămân la registrar sau la furnizorul de hosting.
Da. Factura lunară se construiește din orele facturabile, din consumul de retainer, din reviziile aprobate ca extra-scop și din reînnoirile perioadei, iar trimiterea în SPV se face prin integrarea cu 4invoices.net, conform obligației de e-Factura B2B (OUG 120/2021 și Legea 296/2023). Contabilitatea propriu-zisă rămâne la 4conta.ro sau la contabilul agenției.
