Комплетан картон за сваког клијента: контакти, месечни ретаинер, пројекти, домени и хостинг којима управљате, историја сарадње и евидентирани сати.
Укратко: wеб агенција живи од клијената који остају годинама. 4webagency води један картон за сваког клијента: контакт особе, месечни ретаинер, активне пројекте, домене и хостинг којима агенција управља за клијента и сате евидентиране на тог клијента. Када се промени особа задужена за налог, историја остаје у картону, а не у туђем сандучету.
У типичној агенцији подаци о клијенту живе на пет места: уговор у фасцикли, ретаинер у табели, преписка у мејлу, приступи у документу, а пројекти у глави онога ко их води. Када та особа оде на одмор, агенција стане. Картон клијента сабира све на једно место: контакте, уговор, ретаинер, пројекте, домене, хостинг и интерне белешке. Члан тима са одговарајућим правима може да преузме налог без реконструкције историје од нуле.
Ретаинер је за агенцију најпредвидљивији облик сарадње, али и ту се контрола лако губи ако се не види колико се заиста ради. Месечни ретаинер сваког клијента стоји уз сате евидентиране за тог клијента. Поређење договореног и стварно урађеног види се из записа, без чекања краја месеца.
Да би се једним погледом видело који налози траже највише наплативог времена, евиденција времена се сабира по клијентима. Тако се разговор на следећем преговору или планирању тима ослања на записе, а не на претпоставке.
Свака важна интеракција остаје у картону: брифови, испоруке, белешке, захтеви и пословне одлуке. Када клијент каже „то смо тражили у фебруару”, проверавате за неколико секунди. Када преузмете налог од колеге, читате историју, а не питате около.
Домен и хостинг план клијента стоје у истом картону у коме су и његови пројекти. Када се приближи обнова, одмах видите ком клијенту припада и ко треба да се бави тим питањем. Записи су довољни да се разговор о обнови започне пре истека рока.
Контакт особе, уговор и пословне услове, месечни ретаинер, активне пројекте, домене и хостинг којима агенција управља за клијента, историју сарадње и интерне белешке тима.
За сваког клијента води се запис ретаинера са периодом на који се односи. Сати евидентирани за тог клијента у евиденцији времена виде се уз њега у истом картону.
Да. Записи евиденције времена сабирају се по клијентима, па се види који налози заузимају највише наплативог времена.
Да. Цела историја налога — пројекти, испоруке, белешке и пословне одлуке — остаје у картону. Преузети налог значи прочитати историју, а не реконструисати је из мејлова и четова.
Фактурисање се ради у 4invoices.net, који је део истог екосистема. 4webagency води картон клијента, пројекте и сате.
Да. Домени и хостинг којима агенција управља за клијента чувају се у његовом картону заједно са датумима обнове.
Реците нам које клијенте и ретаинере имате; поставићемо картоне са пројектима, сатима и доменима да цела историја сарадње буде на једном месту.
4webagency ține fișa fiecărui client — contacte, contract, retainer lunar cu ore incluse, proiecte cu preț fix, domenii administrate și istoric complet — și calculează rentabilitatea reală a contului: cât ai facturat față de cât ai lucrat. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră.
Suntem transparenți — iată unde 4webagency nu este cea mai bună alegere:
Potrivit pentru agenții care lucrează pe retainere lunare și proiecte cu preț fix și intră în renegocieri fără cifre, doar cu impresii. Nu înlocuiește un CRM de prospectare cu automatizări comerciale — pipeline-ul de vânzări stă la 4softcrm.net.
| Modul | Ce acoperă | Cost indicativ |
|---|---|---|
| Management proiecte web | Briefuri, sprinturi, livrabile cu aprobare client, ore estimate vs. consumate | inclus din planul Start (1 €/lună pe cont, 2 utilizatori) |
| Management clienți și retainere | Fișa clientului, ore incluse pe lună, istoric, rentabilitate pe cont | inclus din planul Start; portal de client din planul Plus |
| Portofoliu domenii și hosting | Domenii, certificate SSL, planuri de hosting, alerte 60/30/7 zile, refacturare | inclus din planul Start |
| Pontaj și facturare | Ore facturabile vs. nefacturabile, tarife pe rol, factură din timesheet | inclus din planul Start; rapoarte avansate din planul Pro |
| e-Factura ANAF prin 4invoices.net | Trimitere în SPV a facturilor B2B emise de agenție | din planul Plus (2 €/lună pe cont, 5 utilizatori) |
Comparație onestă pe criteriile care contează într-o agenție web din România — inclusiv acolo unde pierdem.
| Criteriu | 4webagency | Teamwork | Productive | Scoro | Monday |
|---|---|---|---|---|---|
| Portofoliu de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților | Da | Nu | Nu | Limitat | Nu |
| e-Factura ANAF (SPV) nativ — la noi, prin 4invoices.net | Da | Nu | Nu | Nu | Nu |
| Retainere lunare cu ore incluse și alertă la depășire | Da | Da | Da | Da | Limitat |
| Prognoză de resurse și planificarea încărcării echipei | Limitat | Da | Da | Da | Da |
| Marketplace propriu cu peste 100 de integrări gata făcute | Nu | Da | Limitat | Limitat | Da |
| Facturare multi-valută pentru clienți din afara României | Limitat | Da | Da | Da | Limitat |
Reunește într-o singură platformă proiectele și livrabilele cu aprobare de client, fișele clienților cu retainere lunare, portofoliul de domenii și hosting și pontajul din care se generează facturile. Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate.
Prin trei lucruri concrete: modulul de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților, pe care niciunul dintre cele patru nu îl are (Scoro are un registru de licențe și abonamente proprii, care include domenii cu dată de reînnoire, dar nu certificate SSL sau planuri de hosting ale clienților); trimiterea facturilor în SPV cu e-Factura ANAF, prin 4invoices.net; și un singur abonament în română în locul a trei instrumente. Onest, unde pierdem: Productive și Scoro au prognoză de resurse mai matură, Teamwork, Productive și Scoro sunt mai puternice pe facturarea multi-valută, iar Monday (peste 850 de aplicații) și Teamwork (peste 150) au marketplace-uri de integrări pe care noi nu le avem. Retainerele lunare cu ore incluse nu sunt un avantaj al nostru: Teamwork, Productive și Scoro le au și ele nativ.
Orele pontate sunt evaluate la tarifele reale ale oamenilor implicați și comparate cu valoarea facturată. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră — iar alerta vine la 80% din orele incluse, nu la sfârșitul trimestrului.
Da. Fiecare domeniu, certificat SSL și plan de hosting are registrar, dată de expirare, client și cost, cu alerte la 60, 30 și 7 zile. Exemplu: 40 de domenii .ro reînnoite anual, refacturate clientului cu 15% administrare, ajung automat pe factura lunii. 4webagency nu este însă registrar — înregistrarea și transferul rămân la registrar sau la furnizorul de hosting.
Da. Factura lunară se construiește din orele facturabile, din consumul de retainer, din reviziile aprobate ca extra-scop și din reînnoirile perioadei, iar trimiterea în SPV se face prin integrarea cu 4invoices.net, conform obligației de e-Factura B2B (OUG 120/2021 și Legea 296/2023). Contabilitatea propriu-zisă rămâne la 4conta.ro sau la contabilul agenției.
