Пројекти, испоруке и њихов статус на једном месту, уз наплативе сате евидентиране за сваки пројекат и клијента.
Укратко: у wеб агенцијама пројекти се губе у порукама и табелама. Модул за управљање пројектима у 4webagency води пројекте и испоруке сваког клијента у једном регистру. Свака испорука има статус (у раду, на прегледу, испоручено) и датум испоруке. У прегледу портфолија одмах видите шта излази ове недеље, а шта касни. Сати евидентирани у евиденцији времена везују се за пројекат, па рад иза сваке испоруке остаје видљив.
Пројекти се губе када су испоруке раштркане по мејловима, документима и туђем памћењу. Када нико не зна која је испорука на прегледу, клијент исто тражи два пута. Један регистар са статусом и датумима испоруке показује стање сваког пројекта целом тиму.
Сваки пројекат садржи своје испоруке, са статусима и датумима. Тим ради са исте листе коју види координатор, а промена статуса види се свима у исто време. Тако питање „шта је следеће?” не мора да се поставља у чету.
За сваку испоруку чувају се планирани и стварни датум испоруке. Касни послови истичу се на врху прегледа портфолија. Кашњење клијенту објашњавате на основу записа, а не сећања.
Евиденција времена бележи сате по пројекту и по клијенту, па наплативи сати стоје уз испоруке. Фактурисање се ради одвојено, у 4invoices.net, који је део истог екосистема. Из евиденције се види колико наплативих сати је отишло на који пројекат.
Сви пројекти су на једном екрану по клијентима и члановима тима: послови у раду, испоруке које су ускоро и већ испоручени резултати. Координатор из тог прегледа види који пројекти тренутно траже пажњу.
Пројекте сваког клијента, испоруке у њима, њихов статус и датуме испоруке. Плус преглед портфолија за целу агенцију: шта следи и шта касни.
Статус мењате како рад напредује: у раду, на прегледу, испоручено. Статус је исти за цео тим.
Да. Евиденција времена сабира сате по пројекту и по клијенту, па се одмах види колико времена је отишло на који посао.
Да. Месечни ретаинер је део картона клијента; пројекти и сати тог клијента приказују се уз њега.
Не. Фактурисање се ради у 4invoices.net, који ради у истом екосистему. 4webagency води пројекте, испоруке и сате.
Тим бележи сате по пројекту и клијенту, а координатор те записе прегледа у прегледу портфолија и клијента.
Реците нам како радите данас; заједно ћемо поставити регистар пројеката, испорука и евиденције времена да све буде прегледно од прве недеље.
4webagency ține briefurile, sprinturile și livrabilele fiecărui proiect într-un singur loc: fiecare livrabil are responsabil, termen și o aprobare explicită a clientului, iar orele estimate se compară permanent cu orele consumate, ca marja să se vadă cât timp mai poți face ceva cu ea.
Suntem transparenți — iată unde 4webagency nu este cea mai bună alegere:
Potrivit pentru agenții care duc 5–30 de proiecte în paralel și pierd marjă în revizii neestimate, aprobări întârziate și muncă în afara scopului. Nu este potrivit dacă ai nevoie de un instrument de design sau de dezvoltare — livrabilele se aprobă aici, dar se lucrează în Figma, Git și IDE.
| Modul | Ce acoperă | Cost indicativ |
|---|---|---|
| Management proiecte web | Briefuri, sprinturi, livrabile cu aprobare client, ore estimate vs. consumate | inclus din planul Start (1 €/lună pe cont, 2 utilizatori) |
| Management clienți și retainere | Fișa clientului, ore incluse pe lună, istoric, rentabilitate pe cont | inclus din planul Start; portal de client din planul Plus |
| Portofoliu domenii și hosting | Domenii, certificate SSL, planuri de hosting, alerte 60/30/7 zile, refacturare | inclus din planul Start |
| Pontaj și facturare | Ore facturabile vs. nefacturabile, tarife pe rol, factură din timesheet | inclus din planul Start; rapoarte avansate din planul Pro |
| e-Factura ANAF prin 4invoices.net | Trimitere în SPV a facturilor B2B emise de agenție | din planul Plus (2 €/lună pe cont, 5 utilizatori) |
Comparație onestă pe criteriile care contează într-o agenție web din România — inclusiv acolo unde pierdem.
| Criteriu | 4webagency | Teamwork | Productive | Scoro | Monday |
|---|---|---|---|---|---|
| Portofoliu de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților | Da | Nu | Nu | Limitat | Nu |
| e-Factura ANAF (SPV) nativ — la noi, prin 4invoices.net | Da | Nu | Nu | Nu | Nu |
| Retainere lunare cu ore incluse și alertă la depășire | Da | Da | Da | Da | Limitat |
| Prognoză de resurse și planificarea încărcării echipei | Limitat | Da | Da | Da | Da |
| Marketplace propriu cu peste 100 de integrări gata făcute | Nu | Da | Limitat | Limitat | Da |
| Facturare multi-valută pentru clienți din afara României | Limitat | Da | Da | Da | Limitat |
Reunește într-o singură platformă proiectele și livrabilele cu aprobare de client, fișele clienților cu retainere lunare, portofoliul de domenii și hosting și pontajul din care se generează facturile. Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate.
Prin trei lucruri concrete: modulul de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților, pe care niciunul dintre cele patru nu îl are (Scoro are un registru de licențe și abonamente proprii, care include domenii cu dată de reînnoire, dar nu certificate SSL sau planuri de hosting ale clienților); trimiterea facturilor în SPV cu e-Factura ANAF, prin 4invoices.net; și un singur abonament în română în locul a trei instrumente. Onest, unde pierdem: Productive și Scoro au prognoză de resurse mai matură, Teamwork, Productive și Scoro sunt mai puternice pe facturarea multi-valută, iar Monday (peste 850 de aplicații) și Teamwork (peste 150) au marketplace-uri de integrări pe care noi nu le avem. Retainerele lunare cu ore incluse nu sunt un avantaj al nostru: Teamwork, Productive și Scoro le au și ele nativ.
Orele pontate sunt evaluate la tarifele reale ale oamenilor implicați și comparate cu valoarea facturată. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră — iar alerta vine la 80% din orele incluse, nu la sfârșitul trimestrului.
Da. Fiecare domeniu, certificat SSL și plan de hosting are registrar, dată de expirare, client și cost, cu alerte la 60, 30 și 7 zile. Exemplu: 40 de domenii .ro reînnoite anual, refacturate clientului cu 15% administrare, ajung automat pe factura lunii. 4webagency nu este însă registrar — înregistrarea și transferul rămân la registrar sau la furnizorul de hosting.
Da. Factura lunară se construiește din orele facturabile, din consumul de retainer, din reviziile aprobate ca extra-scop și din reînnoirile perioadei, iar trimiterea în SPV se face prin integrarea cu 4invoices.net, conform obligației de e-Factura B2B (OUG 120/2021 și Legea 296/2023). Contabilitatea propriu-zisă rămâne la 4conta.ro sau la contabilul agenției.
