Повна картка кожного клієнта: контакти, щомісячний ретейнер, проєкти, домени та хостинг, яким ви керуєте, історія співпраці й облік годин.
Коротко: веб-агентство живе від клієнтів, які лишаються на роки. 4webagency тримає одну картку на кожного клієнта: контактні особи, щомісячний ретейнер, активні проєкти, домени та хостинг, якими агентство керує для клієнта, і години, записані на цього клієнта. Коли змінюється менеджер акаунта, історія лишається в картці, а не в чиїйсь поштовій скриньці.
У типовому агентстві інформація про клієнта лежить у п’яти місцях: договір у папці, ретейнер у таблиці, листування в пошті, доступи в документі, а проєкти в голові того, хто їх веде. Коли ця людина йде у відпустку, робота агентства зупиняється. Картка клієнта збирає все разом: контакти, договір, ретейнер, проєкти, домени, хостинг і внутрішні нотатки. Член команди з відповідними правами може перейняти рахунок, не відновлюючи історію з нуля.
Ретейнер — найпередбачуваніша форма співпраці для агентства, але й тут легко втратити контроль, якщо не видно, скільки справді робиться. Щомісячний ретейнер кожного клієнта лежить поруч з годинами, які для нього записано в обліку часу. Порівняння домовленого з фактично виконаним видно з записів, без очікування кінця місяця.
Щоб одним поглядом побачити, які рахунки потребують найбільше оплачуваного часу, облік часу зводиться за клієнтами. Так розмова на черговому переговорі чи в плануванні команди спирається на записи, а не на здогади.
Кожна значуща взаємодія лишається в картці: брифи, результати, нотатки, запити й комерційні рішення. Коли клієнт каже «ми це просили в лютому», ви перевіряєте за секунди. Перейнявши рахунок від колеги, ви читаєте історію, а не розпитуєте навколо.
Домен і план хостингу клієнта лежать у тій самій картці, що й його проєкти. Коли наближається продовження, ви одразу бачите, якому клієнтові це належить і хто має займатися питанням. Записів достатньо, щоб розпочати розмову про продовження до закінчення строку.
Контактні особи, договір і комерційні умови, щомісячний ретейнер, активні проєкти, домени та хостинг, якими агентство керує для клієнта, історію співпраці та внутрішні нотатки команди.
Для кожного клієнта ведеться запис ретейнера з періодом, якого він стосується. Години, записані на цього клієнта в обліку часу, видно поруч із ним у тій самій картці.
Так. Записи обліку часу зводяться за клієнтами, тож видно, які рахунки забирають найбільше оплачуваного часу.
Так. Уся історія рахунку — проєкти, результати, нотатки й комерційні рішення — лишається в картці. Перейняти рахунок означає прочитати історію, а не відновлювати її з листування та чатів.
Виставлення рахунків виконується в 4invoices.net, що входить до тієї самої екосистеми. 4webagency тримає картку клієнта, проєкти та години.
Так. Домени й хостинг, якими агентство керує для клієнта, зберігаються в його картці разом із датами продовження.
Розкажіть, які у вас клієнти та ретейнери; налаштуємо картки клієнтів із проєктами, годинами та доменами, щоб уся історія співпраці була в одному місці.
4webagency ține fișa fiecărui client — contacte, contract, retainer lunar cu ore incluse, proiecte cu preț fix, domenii administrate și istoric complet — și calculează rentabilitatea reală a contului: cât ai facturat față de cât ai lucrat. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră.
Suntem transparenți — iată unde 4webagency nu este cea mai bună alegere:
Potrivit pentru agenții care lucrează pe retainere lunare și proiecte cu preț fix și intră în renegocieri fără cifre, doar cu impresii. Nu înlocuiește un CRM de prospectare cu automatizări comerciale — pipeline-ul de vânzări stă la 4softcrm.net.
| Modul | Ce acoperă | Cost indicativ |
|---|---|---|
| Management proiecte web | Briefuri, sprinturi, livrabile cu aprobare client, ore estimate vs. consumate | inclus din planul Start (1 €/lună pe cont, 2 utilizatori) |
| Management clienți și retainere | Fișa clientului, ore incluse pe lună, istoric, rentabilitate pe cont | inclus din planul Start; portal de client din planul Plus |
| Portofoliu domenii și hosting | Domenii, certificate SSL, planuri de hosting, alerte 60/30/7 zile, refacturare | inclus din planul Start |
| Pontaj și facturare | Ore facturabile vs. nefacturabile, tarife pe rol, factură din timesheet | inclus din planul Start; rapoarte avansate din planul Pro |
| e-Factura ANAF prin 4invoices.net | Trimitere în SPV a facturilor B2B emise de agenție | din planul Plus (2 €/lună pe cont, 5 utilizatori) |
Comparație onestă pe criteriile care contează într-o agenție web din România — inclusiv acolo unde pierdem.
| Criteriu | 4webagency | Teamwork | Productive | Scoro | Monday |
|---|---|---|---|---|---|
| Portofoliu de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților | Da | Nu | Nu | Limitat | Nu |
| e-Factura ANAF (SPV) nativ — la noi, prin 4invoices.net | Da | Nu | Nu | Nu | Nu |
| Retainere lunare cu ore incluse și alertă la depășire | Da | Da | Da | Da | Limitat |
| Prognoză de resurse și planificarea încărcării echipei | Limitat | Da | Da | Da | Da |
| Marketplace propriu cu peste 100 de integrări gata făcute | Nu | Da | Limitat | Limitat | Da |
| Facturare multi-valută pentru clienți din afara României | Limitat | Da | Da | Da | Limitat |
Reunește într-o singură platformă proiectele și livrabilele cu aprobare de client, fișele clienților cu retainere lunare, portofoliul de domenii și hosting și pontajul din care se generează facturile. Marja pe proiect și rentabilitatea pe client se calculează din aceleași ore pontate.
Prin trei lucruri concrete: modulul de domenii, certificate SSL și hosting ale clienților, pe care niciunul dintre cele patru nu îl are (Scoro are un registru de licențe și abonamente proprii, care include domenii cu dată de reînnoire, dar nu certificate SSL sau planuri de hosting ale clienților); trimiterea facturilor în SPV cu e-Factura ANAF, prin 4invoices.net; și un singur abonament în română în locul a trei instrumente. Onest, unde pierdem: Productive și Scoro au prognoză de resurse mai matură, Teamwork, Productive și Scoro sunt mai puternice pe facturarea multi-valută, iar Monday (peste 850 de aplicații) și Teamwork (peste 150) au marketplace-uri de integrări pe care noi nu le avem. Retainerele lunare cu ore incluse nu sunt un avantaj al nostru: Teamwork, Productive și Scoro le au și ele nativ.
Orele pontate sunt evaluate la tarifele reale ale oamenilor implicați și comparate cu valoarea facturată. Exemplu: un retainer de 4.000 lei/lună pentru 20 de ore, consumat la 26 de ore, coboară tariful real de la 200 lei/oră la 154 lei/oră — iar alerta vine la 80% din orele incluse, nu la sfârșitul trimestrului.
Da. Fiecare domeniu, certificat SSL și plan de hosting are registrar, dată de expirare, client și cost, cu alerte la 60, 30 și 7 zile. Exemplu: 40 de domenii .ro reînnoite anual, refacturate clientului cu 15% administrare, ajung automat pe factura lunii. 4webagency nu este însă registrar — înregistrarea și transferul rămân la registrar sau la furnizorul de hosting.
Da. Factura lunară se construiește din orele facturabile, din consumul de retainer, din reviziile aprobate ca extra-scop și din reînnoirile perioadei, iar trimiterea în SPV se face prin integrarea cu 4invoices.net, conform obligației de e-Factura B2B (OUG 120/2021 și Legea 296/2023). Contabilitatea propriu-zisă rămâne la 4conta.ro sau la contabilul agenției.
