Comment gérer les domaines et l'hébergement de mes clients ?
Un portefeuille de domaines grossit en silence : 40 domaines et 15 hébergements ne tiennent plus dans un tableur sur l'ordinateur d'une seule personne. Il vous faut un inventaire avec échéances, alertes et une règle claire de refacturation.
Réponse courte
- Tenez un seul inventaire : domaine, titulaire, registraire, échéance, hébergement, certificat SSL.
- Programmez des alertes de renouvellement à 60, 30 et 7 jours de l'échéance.
- Précisez dans le contrat qui est titulaire du domaine : l'agence ou le client.
- Refacturez le coût du renouvellement avec un pourcentage de gestion convenu.
- Rangez les accès registraire et hébergeur dans un coffre-fort de mots de passe, avec accès par rôle.
Ce que disent les règles et le contrat
- Pour les domaines génériques (.com, .net), l'ICANN prévoit une période de rédemption d'environ 30 jours après expiration, avec frais supplémentaires.
- Pour le .fr, l'Afnic prévoit une période de rédemption de 30 jours ; le prix public se fixe chez votre bureau d'enregistrement, en général 10 à 20 € par an.
- La bonne pratique : le client est titulaire du domaine, l'agence n'en a que la gestion administrative.
- Les accès et le contact titulaire sont des données personnelles : traitez-les conformément au RGPD (règlement (UE) 2016/679).
- Un renouvellement refacturé est une prestation de services ; il porte la TVA sauf franchise en base (art. 293 B du CGI).
Exemples concrets
- 40 domaines .fr renouvelés chaque année à environ 15 € font 600 € ; refacturés avec 15 % de frais de gestion, ils rapportent 90 € de plus par an.
- Un certificat SSL qui expire un vendredi soir coûte trois heures d'urgence et un client qui appelle avant vous.
- Un portefeuille de 120 domaines avec deux échéances manquées par an, c'est une journée de travail perdue en récupération.
Ce que contient l'inventaire des domaines
| Champ | Ce que vous renseignez |
|---|---|
| Titulaire | Le client ou l'agence, exactement comme chez le registraire |
| Échéance | La date exacte, avec alertes à 60, 30 et 7 jours |
| Certificat SSL | L'émetteur et la date d'expiration, suivis à part du domaine |
| Refacturation | Le coût du renouvellement plus le pourcentage de gestion |
Erreurs fréquentes
- Garder les domaines dans un fichier sur l'ordinateur d'une seule personne.
- Laisser le domaine au nom de l'agence sans rien au contrat, puis voir le client partir.
- Renouveler automatiquement sans refacturer, et payer l'hébergement du client sur votre marge.
- Suivre le domaine mais oublier le certificat SSL, qui expire à une autre date.
Comment 4webagency vous aide
- Tous les domaines et hébergements de vos clients dans un seul inventaire.
- Des alertes d'échéance pour les domaines et les certificats SSL, avant que le client ne vous appelle.
- Les renouvellements refacturés au client, avec le pourcentage de gestion appliqué automatiquement.
- En toute transparence : nous ne sommes pas registraire ; l'enregistrement et les transferts restent chez votre registraire, nous tenons l'inventaire et les renouvellements.