Vanliga frågor

Kundens mål, arbetets omfattning, de överenskomna leveranserna och kriterierna för när de räknas som levererade. Utifrån briefen bygger du direkt upp faser eller sprintar, och varje leverans får en ansvarig, en timuppskattning och ett leveransdatum.

Kunden får leveransen i ett eget utrymme, lämnar feedback på den och godkänner den uttryckligen. Godkännandet sparas med datum och avsändare, och feedbacken förblir kopplad till den version den gäller.

Du markerar dem som utanför omfattningen och de går vidare till offert i stället för att utföras i det tysta. En extra ändringsrunda blir på så sätt en ny offertrad eller ett medvetet beslut, inte en förlust som upptäcks vid faktureringen.

Varje leverans jämför uppskattade timmar med rapporterade, och projektet visar hur mycket av budgeten som har gått åt i förhållande till vad som återstår att leverera. När förhållandet försämras ser du exakt vilken fas som dragit över uppskattningen.

Nej. Det är inget design- eller utvecklingsverktyg: Figma, Git och din IDE stannar där de är, och webbplatserna byggs någon annanstans, till exempel med 4buildsite.net. 4webagency sköter samordningen, deadlines, timmarna och pengarna.

Faktureringsuppgifter, kontaktpersoner, avtal, tidigare projekt, pågående retainer och de domäner eller webbhotell du förvaltar åt kunden. Det är inget fullständigt sälj-CRM med automatiserad prospektering: säljtratten finns i 4softcrm.net.

En retainer har inkluderade timmar per månad, och det som blir över nollställs varje period; ett fastprisprojekt har en total timbudget fram till leverans. Tidrapporteringen är densamma, redovisningen är det inte.

Du får en varning innan gränsen passeras, inte efteråt. Övertimmarna markeras separat och kan faktureras till överenskommet pris eller flyttas till nästa månad, beroende på avtalet.

Plattformen ställer det du har fakturerat kunden mot de timmar som rapporterats på kunden, enligt timpriserna per roll. Exempel: en retainer på 800 € för 20 timmar som förbrukas på 26 timmar sänker det faktiska timpriset från 40 till 30,77 € — och det syns redan samma månad.

Ja. Månadsrapporten visar levererade leveranser, förbrukade timmar jämfört med inkluderade och status för de domäner och webbhotell som förvaltas. Du exporterar den och bifogar den till fakturan.

Alla domäner, webbhotellspaket och SSL-certifikat som du administrerar, grupperade per kund, med förfallodatum, inköpspris och vidarefakturerat pris. En enda lista i stället för ett Excelark och fyra leverantörspaneler.

Varje rad har ett förfallodatum och varnar den ansvariga på byrån flera dagar i förväg. Om en domän ändå löper ut går kundens webbplats och e-post ner, och återställningen går via registrarens karenstid och kostar mer än en förnyelse i tid.

Ja. Inköpspriset hålls isär från priset till kunden, så förvaltningspåslaget syns på varje rad. Exempel: 40 .se-domäner som förnyas varje år och vidarefaktureras med 15 % i förvaltningsavgift.

Nej. 4webagency är ingen registrar: det förvaltar portfölj, förfallodatum och vidarefakturering, men registrering och betalning sker fortfarande hos din registrar eller webbhotellsleverantör. För webbhotell och VPS inom ekosystemet finns 4hosting.net.

Du rapporterar timmar på projekt och leverans, markerade som debiterbara eller icke-debiterbara, med timpris per roll. I slutet av månaden skickar du bara de debiterbara timmarna till fakturering, till sina priser, och tidrapporten blir underlaget för de fakturerade timmarna. Löner och semester ligger kvar i 4softhr.net och 4mystaff.net.

Faktureringen sker via 4invoices.net; 4webagency levererar timmarna och fakturaraderna men skapar inte själva fakturan. I Sverige är sammanhanget e-faktura via Peppol, i formatet Svefaktura/Peppol BIS, som är krav vid fakturering till offentlig sektor.

Fyra abonnemang — webagency-start, webagency-plus, webagency-pro och webagency-premium — som väljs efter antal användare och aktiva projekt; hela tabellen finns på prissidan. Vid uppstarten importerar vi kunder, pågående projekt och domänportföljen från CSV eller Excel, så att du rapporterar timmar redan första veckan.

Uppgifterna om dina kunder och de inloggningsuppgifter du förvarar för deras domäner och webbhotell tillhör byrån och kan exporteras när som helst. Det är vanliga person- och företagsuppgifter enligt GDPR (EU-förordning 2016/679), skyddade med kryptering, rollbaserad åtkomst och granskningslogg, och vi agerar personuppgiftsbiträde. Kontakt via /contact eller [email protected].