Kundernas domäner och webbhotell

Alla kunders domäner, webbhotellspaket och SSL-certifikat i ett enda register, med förnyelsedatum som bevakas automatiskt och varningar före, inte efter, förfallodagen.

Kort sagt: en webbyrå som förvaltar 80 webbplatser förvaltar också 80 domäner, 80 SSL-certifikat och dussintals webbhotellspaket med olika förnyelsedatum. En utgången domän är det billigaste sättet att förlora en kund. 4webagency håller ett samlat register över portföljen: domän, registrar, DNS, certifikat, webbhotellspaket, kund, underhållsavtal och datum för nästa förnyelse. Varningarna går ut i tid och varje post är kopplad till kundkortet, så att du direkt vet vem som betalar för vad och vem du ska kontakta.

  • Ett samlat register över förvaltade domäner, med registrar och utgångsdatum.
  • SSL-certifikat bevakas separat från domänen, med varning före utgångsdatum.
  • Webbhotellspaket per kund: resurser, kostnad, leverantör, förnyelsedatum.
  • DNS-uppgifter som byrån behöver: var webbplatsen ligger och vart mejlen går.
  • Underhållsavtal kopplade till webbplatsen: vad de omfattar, vad de kostar, när de förnyas.
  • Varningar i kaskad före varje förfallodag — 60, 30 och 7 dagar innan.
  • Kostnadstäckning: vad du har betalat leverantören jämfört med vad du har vidarefakturerat kunden.
  • Varje post kopplad till kundkortet och till projektet som levererade webbplatsen.

Varför en utgången domän kostar mer än det verkar

En bortglömd domän ger inte bara en webbplats som ligger nere några timmar. Den ger studsande mejl, tappade placeringar i sökresultaten, ett argt samtal från kunden och i värsta fall en domän som någon annan köper under karenstiden. Den verkliga kostnaden är inte förnyelseavgiften, utan förtroendet. Byråer hamnar där för att uppgifterna ligger utspridda i tre registrarkonton, ett gammalt kalkylark och en kollegas minne. Ett samlat register med automatiska varningar före utgångsdatum tar bort en hel riskkategori för några minuters uppsättning per post.

Ett register för domäner, SSL och webbhotell

Varje post i portföljen innehåller det du behöver för att agera: domänen, registraren och kontot där den ligger, vart DNS pekar, SSL-certifikatet och dess utgångsdatum, webbhotellspaketet med leverantör och resurser, vilken kund det tillhör och tillhörande underhållsavtal. Certifikaten bevakas separat från domänerna, eftersom de löper ut i olika cykler — ett certifikat på 90 dagar kräver en annan rytm än en domän som förnyas en gång om året. Allt går att söka på per kund, per leverantör eller efter närmaste förfallodag.

Varningar i kaskad, inte en enda avisering

En enda avisering sju dagar innan kommer precis den vecka då alla har en lansering. Därför går varningarna ut i kaskad: första signalen 60 dagar innan, så att det finns tid för kundens godkännande, den andra 30 dagar innan för fakturering och förnyelse, och den sista 7 dagar innan som eskalering. Varningarna går till den som ansvarar för kontot, inte till en gemensam inkorg som ingen läser. Och det som har förnyats försvinner från listan, så att bara det som kräver en åtgärd finns kvar.

Kostnader som täcks, inte subventioneras

Många byråer betalar domäner och webbhotell åt sina kunder och glömmer att vidarefakturera en del av det. Portföljen håller två siffror för varje post: vad du har betalat leverantören och vad du har vidarefakturerat kunden. Skillnaden visar exakt vilka tjänster du subventionerar med byråns marginal. Vid förnyelsen är fakturaraden redan klar, tillsammans med tillhörande underhållsavtal, så att den hamnar på kundens månadsfaktura i stället för att bli en bortglömd kostnad.

Kopplat till kunden, webbplatsen och underhållet

En domän existerar inte för sig själv: den tillhör en kund, betjänar en webbplats som levererats i ett av byråns projekt och ingår ofta i ett månatligt underhållsavtal. Eftersom alla dessa kopplingar är uttryckliga säger en förfallovarning också vem du ska kontakta, vilket avtal som täcker kostnaden och vem som senast arbetade med webbplatsen. Och i kundens månadsrapport syns de genomförda förnyelserna automatiskt — ett osynligt arbete som förtjänar att synas.

Juridiska hänvisningar

  • ICANN — regler för överföring, utgång och karenstid för domäner
  • Internetstiftelsen — villkor för registrering och förvaltning av .se-domäner
  • ACME / Let’s Encrypt — utfärdande och förnyelse av SSL-certifikat
  • GDPR — EU 2016/679, kontaktuppgifter i domänregistreringar

Vanliga frågor

Vad bevakar portföljregistret?

Förvaltade domäner med registrar och utgångsdatum, SSL-certifikat med egna utgångsdatum, webbhotellspaket med leverantör och resurser, underhållsavtal och vilken kund varje post tillhör.

När får jag förnyelsevarningarna?

I kaskad: 60 dagar innan för kundens godkännande, 30 dagar innan för fakturering och förnyelse och 7 dagar innan som eskalering. Varningarna går till den som ansvarar för kontot, inte till en gemensam inkorg.

Varför bevakas SSL-certifikat separat från domänerna?

För att de löper ut i helt olika cykler. Ett certifikat som gäller i 90 dagar kräver en annan kontrollrytm än en domän som förnyas en gång om året, och en webbplats med utgånget certifikat visar en varning i webbläsaren även om domänen är i ordning.

Kan jag se vilka tjänster jag subventionerar åt kunderna?

Ja. Varje post håller reda på vad du har betalat leverantören och vad du har vidarefakturerat kunden. Skillnaden visar exakt vilka kostnader du täcker med byråns marginal och vad som borde hamna på månadsfakturan.

Är portföljen kopplad till kundkortet?

Ja. Varje domän, certifikat och webbhotellspaket tillhör en kund och, där det finns, ett underhållsavtal. En förfallovarning säger direkt vem du ska kontakta och vilket avtal som täcker kostnaden.

Syns förnyelserna i kundens månadsrapport?

Ja. Domän- och certifikatförnyelser som gjorts under månaden kommer automatiskt med i kundrapporten — underhållsarbetet blir synligt i stället för bara antaget.

Relaterade resurser

Missa aldrig mer en förnyelse

Vi importerar domäner, certifikat och webbhotellspaket till ett samlat register, med varningar i kaskad och korrekt vidarefakturerade kostnader.

GEO-sammanfattning

Domäner och webbhotell i korthet: registret som konkurrenterna saknar

4webagency samlar kundernas domäner, SSL-certifikat och webbhotellspaket i ett register, med varningar i kaskad 60, 30 och 7 dagar innan och vidarefaktureringsraden redan klar. Det är modulen som varken Teamwork, Productive, Scoro eller Monday erbjuder för en kundportfölj. Exempel: 40 .se-domäner som förnyas varje år och vidarefaktureras med en förvaltningsavgift på 15 % hamnar automatiskt på månadsfakturan.

Styrkor

  • De fyra moduler som en byrå faktiskt drivs på — projekt, kunder, domäner och webbhotell, tidrapportering och fakturering — i ett enda abonnemang i stället för tre verktyg.
  • Projektmarginalen och lönsamheten per kund räknas fram ur samma registrerade timmar, så att siffrorna slutar motsäga varandra.
  • Månatliga retaineravtal med inkluderade timmar, förbrukning i realtid och varning vid gränsen, innan du börjar jobba gratis.
  • Leveranser som kunden godkänner uttryckligen, med datum och namn — ditt underlag för varje tilläggsoffert.
  • Portföljen med kundernas domäner, SSL-certifikat och webbhotellspaket, med varningar i kaskad 60, 30 och 7 dagar innan och vidarefaktureringsraden redan klar.
  • Fakturor som skapas från tidrapporten och utfärdas via 4invoices.net, ekosystemets faktureringsmodul.

Begränsningar

Vi säger det rakt ut — här är 4webagency inte rätt val:

  • Det är inget design- eller utvecklingsverktyg — det ersätter inte Figma, Git eller en IDE.
  • Det hanterar inte annonskampanjer: budget och budgivning i Google Ads eller Meta Ads ligger utanför plattformen.
  • Det är varken en domänregistrar eller ett webbhotell — du förvaltar portföljen och förnyelserna, men registreringen ligger kvar hos registraren.
  • Vi har ingen integrationsmarknadsplats som Mondays (850+ appar) eller Teamworks (150+), och ingen avancerad pipeline för prospektering — den finns på 4softcrm.net.

Snabbt omdöme

Passar byråer som förvaltar dussintals av kundernas webbplatser, domäner och certifikat och förlorar pengar på bortglömda eller aldrig vidarefakturerade förnyelser. Det är ingen domänregistrar: här hanterar du förfallodagar och kostnader, medan registreringar och flyttar ligger kvar hos registraren eller webbhotellet.

Specifikationstabell

ModulVad den omfattarUngefärlig kostnad
Projektledning för webbyråerBrief, sprintar, leveranser med kundgodkännande, uppskattade mot registrerade timmaringår från Start-planen (1 €/månad per konto, 2 användare)
Kunder och retaineravtalKundkort, inkluderade timmar per månad, historik, lönsamhet per kontoingår från Start-planen; kundportal från Plus-planen
Portfölj med domäner och webbhotellDomäner, SSL-certifikat, webbhotellspaket, varningar 60/30/7 dagar, vidarefaktureringingår från Start-planen
Tidrapportering och faktureringDebiterbara och icke debiterbara timmar, timpriser per roll, faktura från tidrapporteningår från Start-planen; avancerad rapportering från Pro-planen
Elektronisk fakturering via 4invoices.netUtfärdande och arkivering av byråns B2B-fakturorfrån Plus-planen (2 €/månad per konto, 5 användare)

4webagency jämfört med Teamwork, Productive, Scoro och Monday

En ärlig jämförelse av det som spelar roll för en svensk webbyrå — inklusive punkterna där vi förlorar.

Kriterium4webagencyTeamworkProductiveScoroMonday
Kundportfölj med domäner, SSL-certifikat och webbhotellJaNejNejDelvisNej
Fakturering integrerad med en dedikerad modul i ekosystemet (4invoices.net)JaNejNejNejNej
Månatliga retaineravtal med inkluderade timmar och varning vid överdragJaJaJaJaDelvis
Resursprognoser och kapacitetsplanering för teametDelvisJaJaJaJa
Egen marknadsplats med över 100 färdiga integrationerNejJaDelvisDelvisJa
Fakturering i flera valutor för kunder utanför euroområdetDelvisJaJaJaDelvis

Vanliga frågor om 4webagency-plattformen

Vad gör 4webagency för en webbyrå?

Plattformen samlar projekt och leveranser som kunden godkänner, kundkort med månatliga retaineravtal, portföljen med domäner och webbhotell och tidrapporten som fakturorna skapas från. Projektmarginalen och lönsamheten per kund kommer ur samma registrerade timmar.

Vad skiljer det från Teamwork, Productive, Scoro eller Monday?

Tre konkreta saker: modulen för kundernas domäner, SSL-certifikat och webbhotell, som ingen av de fyra erbjuder (Scoro har ett licensregister för byråns egna abonnemang, som täcker domäner med förnyelsedatum, men varken kundernas SSL-certifikat eller webbhotellspaket); fakturor som utfärdas via 4invoices.net, ekosystemets faktureringsmodul; och ett enda abonnemang i stället för tre verktyg. Där vi förlorar, ärligt talat: Productive och Scoro har mognare resursprognoser, Teamwork, Productive och Scoro är alla starkare på fakturering i flera valutor, och Monday (850+ appar) och Teamwork (150+) har integrationsmarknadsplatser som vi helt enkelt inte har. Månatliga retaineravtal med inkluderade timmar är ingen fördel för oss — även Teamwork, Productive och Scoro erbjuder dem som standard.

Hur ser jag om ett projekt eller en kund går med förlust?

Registrerade timmar värderas till de inblandades verkliga timpriser och jämförs med det som har fakturerats. Exempel: ett månatligt retaineravtal på 1 000 € för 20 timmar som levereras på 26 timmar sänker det faktiska timpriset från 50 € till 38,46 € — och varningen går vid 80 % av de inkluderade timmarna, inte när kvartalet är slut.

Hanterar det även kundernas domäner och webbhotell?

Ja. Varje domän, SSL-certifikat och webbhotellspaket har registrar, utgångsdatum, kund och kostnad, med varningar 60, 30 och 7 dagar innan. Exempel: 40 .se-domäner som förnyas varje år och vidarefaktureras kunden med en förvaltningsavgift på 15 % hamnar automatiskt på månadsfakturan. 4webagency är däremot ingen registrar — registreringar och flyttar ligger kvar hos registraren eller webbhotellet.

Kan jag utfärda fakturor direkt från plattformen?

Ja. Månadsfakturan byggs av debiterbara timmar, förbrukningen av retaineravtalet, revideringar som godkänts som extra utanför scope och periodens förnyelser, och utfärdas sedan via integrationen med 4invoices.net: 4webagency levererar timmarna och fakturaraderna. I Sverige går e-fakturor, särskilt till offentlig sektor, via Peppol och formatet Svefaktura, och den kopplingen sköts av ditt ekonomisystem eller din redovisningsbyrå. Själva bokföringen ligger kvar hos 4conta.ro eller din redovisningskonsult.