Tidrapportering och debiterbara timmar på en webbyrå
På en webbyrå är timmen produktionsenheten och det enda som någonsin hamnar på en faktura. Ändå kan de flesta byråer inte säga hur stor andel av de betalda timmarna som är debiterbara. Här: hur tidrapportering och debiterbara timmar fungerar på en webbyrå — debiteringsgrad, timpriser per roll, vägen från tidrapport till faktura och vad lagen kräver att du sparar.
Från timmar till faktura, i korthet
- Rapportera tid mot ett projekt och en leverans, aldrig mot ”övrigt”.
- Markera varje timme som debiterbar eller icke debiterbar när du rapporterar den, inte vid månadens slut.
- Använd timpriset för den roll som faktiskt gjorde arbetet, inte ett snitt för hela byrån.
- Godkänn den månatliga tidrapporten — den blir underlaget bakom fakturan.
- Skapa fakturan från de godkända timmarna och skicka den via 4invoices, som e-faktura via Peppol när kunden kräver det.
Debiteringsgrad: siffran ingen räknar ut
Debiteringsgraden är andelen debiterbara timmar av de timmar du betalar för. Räkna ut den per person och månad: den visar om byrån producerar eller bara är upptagen.
Räkneexempel: en utvecklare har 168 betalda timmar i månaden och 96 av dem är debiterbara — resten går till interna möten, offerter, rekrytering och lärande. Debiteringsgraden är 57 %.
För en byrå med åtta personer, 23 600 € i månatliga kostnader och ett genomsnittligt timpris på 30 € ligger nollpunkten på 98 debiterbara timmar per person, alltså 58 %. Vid 96 timmar förlorar du 480 € i månaden — med alla fullt upptagna.
- Dela in icke debiterbara timmar i kategorier: internt, offert, garanti, lärande.
- En debiteringsgrad över 80 % i flera månader är ingen prestation — det är ofullständig rapportering eller utbrändhet.
- Garantitimmar (rättningar efter leverans) är icke debiterbara, men koppla dem till projektet som orsakade dem.
- Offertarbete är en försäljningskostnad: mät den, så att du vet vad en vunnen offert faktiskt kostar.
Tabell: timpriser per roll och vad de ger
Ett snittpris för hela byrån döljer det enda du behöver se: vem som gjorde arbetet. Tabellen visar månadsintäkten vid 100 debiterbara timmar, per roll.
Timpris per roll och intäkt vid 100 debiterbara timmar
| Roll | Listpris per timme | Intäkt vid 100 timmar |
|---|---|---|
| Junior | 18 € | 1 800 € |
| Medelerfaren | 30 € | 3 000 € |
| Senior | 40 € | 4 000 € |
| Kundansvarig | 36 € | 3 600 € |
| Senior rapporterad till juniorpris | 18 € fakturerat | 2 200 € förlorat |
Underlag: bokföringslagen och e-faktura
En faktura som bara säger ”webbtjänster — 2 400 €” är svår att försvara. Bokföringslagen (1999:1078) kräver att varje affärshändelse styrks med en verifikation, och för fakturerade timmar är den godkända månatliga tidrapporten det naturliga underlaget.
I Sverige är e-faktura via Peppol obligatorisk för leveranser till offentlig sektor (lag 2018:1277), medan B2B-fakturor mellan företag ännu inte omfattas av något tvång. I praktiken skickas fakturan i strukturerat format när kunden kräver det, medan timfördelningen stannar i byråns register och i den månatliga kundrapporten.
- Spara den godkända tidrapporten — projekt, roll, datum, timmar — bakom varje fakturarad.
- Dela upp fakturan per projekt eller leverans, inte i en enda tom rad.
- Skicka e-fakturan via Peppol när kunden kräver det, och spara kvittot på överföringen.
- Spara timmarna även efter betalning — i en revision eller en tvist är tidrapporten ditt enda argument.
Vanliga misstag
- Att fylla i tidrapporten på fredagen ur minnet: du tappar 10 till 20 % av de verkliga timmarna.
- Ett snittpris för hela byrån: du ser aldrig vem som arbetar under priset.
- Icke debiterbara timmar som hamnar på ett projekt utan kategori: projektet ser olönsamt ut, utan förklaring.
- Att fakturera efter uppskattningar i stället för rapporterade timmar: mellanskillnaden blir en permanent gåva.
- Tidrapportering skild från fakturering genom en månatlig CSV-export — precis där timmarna försvinner.