Feuilles de temps et heures facturables en agence web

Des heures facturables, en bref

1. Saisissez le temps sur un projet et un livrable, jamais sur « divers ».
2. Marquez chaque heure facturable ou non facturable au moment de la saisie, pas en fin de mois.
3. Appliquez le taux du rôle qui a réellement fait le travail, pas une moyenne de l'agence.
4. Validez la feuille de temps mensuelle : elle sert de pièce justificative aux heures facturées.
5. Vérifiez les heures facturables validées par projet et par client avant d'établir la facture.

Le taux d'occupation : le chiffre que personne ne calcule

Le taux d'occupation est la part des heures facturables dans les heures payées. Calculez-le par personne et par mois : il vous dit si l'agence produit ou s'agite.

Exemple : un développeur est payé 151 heures par mois, dont 86 facturables ; le reste part en réunions internes, devis, recrutement et formation. Son taux d'occupation est de 57 %.

Pour une agence de 8 personnes avec 52 800 € de charges mensuelles et un taux moyen de 75 € de l'heure, le point mort est à 88 heures facturables par personne, soit 58 %. À 86 heures, vous perdez 1 200 € par mois, alors que tout le monde est débordé.

• Classez les heures non facturables par catégorie : interne, devis, garantie, formation.
• Un taux d'occupation supérieur à 80 % pendant des mois n'est pas de la performance : c'est une saisie incomplète, ou l'épuisement.
• Les heures de garantie (corrections après livraison) ne sont pas facturables, mais rattachez-les au projet qui les a causées.
• Le devis est un coût commercial : mesurez-le pour savoir ce que vous coûte vraiment un devis gagné.

Tableau : taux par rôle et chiffre d’affaires généré

Un taux moyen à l'échelle de l'agence cache la seule chose à voir : qui a fait le travail. Le tableau montre le chiffre d'affaires mensuel à 100 heures facturables, par rôle.

Taux horaire par rôle et chiffre d'affaires à 100 heures facturables

Justificatifs : Code de commerce et facturation électronique

Une facture qui indique seulement « prestations web — 6 000 € » est difficile à défendre. Le Code de commerce (art. L123-22) impose de conserver les pièces justificatives pendant dix ans ; pour des heures facturées, cette pièce est la feuille de temps mensuelle validée.

La réforme de la facturation électronique impose à toutes les entreprises françaises de pouvoir recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026 ; l'obligation d'émission s'applique aux PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027. Concrètement, la facture part dans un format structuré, tandis que le détail des heures reste dans les dossiers de l'agence.

• Conservez la feuille de temps validée (projet, rôle, date, heures) derrière chaque ligne de facture.
• Détaillez la facture par projet ou par livrable, pas sur une seule ligne vide.
• Émettez la facture B2B au format électronique et conservez la preuve de transmission.
• Gardez les heures après le paiement : en cas de contrôle ou de litige, la feuille de temps est votre seul argument.

Erreurs fréquentes

• Remplir la feuille de temps le vendredi de mémoire : vous perdez 10 à 20 % des heures réelles.
• Un taux moyen unique pour toute l'agence : vous ne voyez jamais qui travaille sous son taux.
• Des heures non facturables versées sur un projet sans catégorie : le projet paraît non rentable, sans explication.
• Facturer sur l'estimation au lieu des heures saisies : l'écart devient un cadeau permanent.
• Un suivi du temps séparé de la facturation par un export CSV mensuel : exactement là où les heures disparaissent.