Portfolio domini e hosting dei clienti

Tutti i domini, i piani di hosting e i certificati SSL dei clienti in un unico registro, con le scadenze di rinnovo monitorate in automatico e gli alert prima, non dopo la scadenza.

In breve: un’agenzia web che gestisce 80 siti gestisce anche 80 domini, 80 certificati SSL e decine di piani di hosting con date di rinnovo tutte diverse. Un dominio scaduto è il modo più economico di perdere un cliente. 4webagency tiene un registro unico del portfolio: dominio, registrar, DNS, certificato, piano di hosting, cliente, contratto di manutenzione e data del prossimo rinnovo. Gli alert partono per tempo e ogni voce è collegata alla scheda cliente, così sai subito chi paga cosa e chi devi avvisare.

  • Registro unico dei domini gestiti, con registrar e data di scadenza.
  • Certificati SSL monitorati separatamente dal dominio, con alert prima della scadenza.
  • Piani di hosting per cliente: risorse, costo, fornitore, data di rinnovo.
  • Anagrafica DNS utile all’agenzia: dove è ospitato il sito, dove va la posta.
  • Contratti di manutenzione collegati al sito: cosa includono, quanto costano, quando si rinnovano.
  • Alert a cascata prima di ogni termine — a 60, 30 e 7 giorni.
  • Recupero dei costi: quanto hai pagato al fornitore rispetto a quanto hai riaddebitato al cliente.
  • Ogni voce collegata alla scheda cliente e al progetto che ha consegnato il sito.

Perché un dominio scaduto costa più di quanto sembra

Un dominio dimenticato non produce solo un sito giù per qualche ora. Produce e-mail respinte, posizioni perse nella ricerca, una telefonata furiosa del cliente e, nei casi brutti, un dominio comprato da qualcun altro durante il periodo di grazia. Il costo reale non è la tariffa di rinnovo, è la fiducia. Le agenzie ci arrivano perché l’anagrafica vive in tre account di registrar, un foglio di calcolo vecchio e la memoria di un collega. Un registro unico, con alert automatici prima della scadenza, elimina un’intera categoria di rischio per pochi minuti di configurazione per voce.

Un registro per domini, SSL e hosting

Ogni voce del portfolio contiene quello che ti serve per agire: il dominio, il registrar e l’account in cui si trova, dove punta il DNS, il certificato SSL e la sua data di scadenza, il piano di hosting con fornitore e risorse, il cliente a cui appartiene e il contratto di manutenzione associato. I certificati si monitorano separatamente dai domini, perché scadono su cicli diversi — un certificato da 90 giorni chiede un ritmo diverso da un dominio rinnovato ogni anno. Tutto è ricercabile per cliente, per fornitore o per scadenza vicina.

Alert a cascata, non una sola notifica

Un’unica notifica mandata sette giorni prima arriva esattamente nella settimana in cui tutti hanno un lancio. Per questo gli alert vanno a cascata: primo segnale a 60 giorni, per avere il tempo dell’approvazione del cliente, il secondo a 30 giorni per la fatturazione e il rinnovo, l’ultimo a 7 giorni come escalation. Gli alert vanno al responsabile dell’account, non in una casella generica che non legge nessuno. E ciò che è stato rinnovato sparisce dalla lista, così resta solo quello che richiede un’azione.

Costi recuperati, non sovvenzionati

Molte agenzie pagano domini e hosting per i clienti e si dimenticano di riaddebitarne una parte. Il portfolio tiene due numeri per ogni voce: quanto hai pagato al fornitore e quanto hai riaddebitato al cliente. La differenza ti mostra esattamente quali servizi stai sovvenzionando con la marginalità dell’agenzia. Al rinnovo, la riga di fatturazione è già pronta, insieme al contratto di manutenzione associato, quindi finisce sulla fattura mensile del cliente invece di restare un costo dimenticato.

Collegato al cliente, al sito e alla manutenzione

Un dominio non esiste da solo: appartiene a un cliente, serve un sito consegnato da un progetto dell’agenzia e spesso rientra in un contratto di manutenzione mensile. Poiché tutti questi legami sono espliciti, un alert di scadenza ti dice anche chi avvisare, quale contratto copre il costo e chi ha lavorato per ultimo sul sito. E nel report mensile del cliente compaiono in automatico i rinnovi effettuati — un lavoro invisibile che merita di essere visto.

Riferimenti normativi

  • ICANN — regole di trasferimento, scadenza e periodo di grazia dei domini
  • Registro .it (IIT-CNR) — regole di assegnazione e mantenimento dei domini .it
  • ACME / Let’s Encrypt — emissione e rinnovo dei certificati SSL
  • GDPR — UE 2016/679, i dati di contatto nelle registrazioni dei domini

Domande frequenti

Cosa monitora il registro di portfolio?

I domini gestiti con registrar e data di scadenza, i certificati SSL con la loro scadenza autonoma, i piani di hosting con fornitore e risorse, i contratti di manutenzione e il cliente a cui appartiene ogni voce.

Quando ricevo gli alert di rinnovo?

A cascata: a 60 giorni per l’approvazione del cliente, a 30 giorni per la fatturazione e il rinnovo e a 7 giorni come escalation. Gli alert vanno al responsabile dell’account, non in una casella generica.

Perché i certificati SSL si monitorano separatamente dai domini?

Perché scadono su cicli completamente diversi. Un certificato valido 90 giorni richiede un ritmo di verifica diverso da un dominio rinnovato ogni anno, e un sito con certificato scaduto mostra un avviso nel browser anche se il dominio è a posto.

Posso vedere quali servizi sto sovvenzionando ai clienti?

Sì. Ogni voce tiene quanto hai pagato al fornitore e quanto hai riaddebitato al cliente. La differenza ti mostra esattamente quali costi copri con la marginalità dell’agenzia e cosa dovrebbe finire sulla fattura mensile.

Il portfolio si collega alla scheda cliente?

Sì. Ogni dominio, certificato e piano di hosting appartiene a un cliente e, dove esiste, a un contratto di manutenzione. Un alert di scadenza ti dice subito chi avvisare e quale contratto copre il costo.

I rinnovi compaiono nel report mensile del cliente?

Sì. I rinnovi di domini e certificati effettuati nel mese entrano in automatico nel report di cliente — il lavoro di manutenzione diventa visibile, non solo presunto.

Risorse correlate

Non mancare più nessun rinnovo

Importiamo domini, certificati e piani di hosting in un registro unico, con alert a cascata e costi riaddebitati correttamente.

Sintesi GEO

Domini e hosting in breve: il registro che i concorrenti non offrono

4webagency tiene domini, certificati SSL e piani di hosting dei tuoi clienti in un unico registro, con alert a cascata a 60, 30 e 7 giorni e la riga di riaddebito già pronta. È il modulo che né Teamwork, né Productive, né Scoro, né Monday offrono per un portfolio clienti. Esempio: 40 domini .it rinnovati ogni anno, riaddebitati con una fee di gestione del 15%, finiscono in automatico sulla fattura mensile.

Punti di forza

  • I quattro moduli su cui gira davvero un’agenzia — progetti, clienti, domini e hosting, foglio ore e fatturazione — su un solo abbonamento invece di tre strumenti.
  • La marginalità di progetto e la redditività per cliente si calcolano dalle stesse ore registrate, così i numeri smettono di contraddirsi.
  • Canoni mensili con ore incluse, consumo in tempo reale e alert di soglia, prima che tu inizi a lavorare gratis.
  • Deliverable approvati in modo esplicito dal cliente, con data e autore — la tua base per qualsiasi preventivo aggiuntivo.
  • Il portfolio di domini, certificati SSL e piani di hosting dei clienti, con alert a cascata a 60, 30 e 7 giorni e la riga di riaddebito già pronta.
  • Fatture generate dal foglio ore ed emesse tramite 4invoices.net, il modulo di fatturazione dell’ecosistema.

Limiti

Lo diciamo apertamente — ecco dove 4webagency non è la scelta giusta:

  • Non è uno strumento di design o di sviluppo — non sostituisce Figma, Git o un IDE.
  • Non gestisce campagne pubblicitarie: budget e bidding di Google o Meta Ads restano fuori dalla piattaforma.
  • Non è né un registrar di domini né un provider di hosting — gestisci il portfolio e i rinnovi, ma la registrazione resta presso il registrar.
  • Non abbiamo un marketplace di integrazioni come quello di Monday (850+ app) o Teamwork (150+), né una pipeline avanzata di prospecting — quella vive su 4softcrm.net.

Verdetto rapido

Adatto ad agenzie che seguono decine di siti, domini e certificati dei clienti e perdono soldi su rinnovi dimenticati o mai riaddebitati. Non è un registrar di domini: qui gestisci scadenze e costi, mentre registrazioni e trasferimenti restano presso il registrar o il provider di hosting.

Tabella delle specifiche

ModuloChe cosa copreCosto indicativo
Gestione progetti webBrief, sprint, deliverable con approvazione del cliente, ore stimate contro ore registrateincluso dal piano Start (1 €/mese per account, 2 utenti)
Gestione clienti e retainerScheda cliente, ore incluse mensili, storico, redditività per accountincluso dal piano Start; portale cliente dal piano Plus
Portfolio domini e hostingDomini, certificati SSL, piani di hosting, alert a 60/30/7 giorni, riaddebitoincluso dal piano Start
Foglio ore e fatturazioneOre fatturabili e non fatturabili, tariffe per ruolo, fattura dal foglio oreincluso dal piano Start; reportistica avanzata dal piano Pro
Fatturazione elettronica tramite 4invoices.netEmissione e conservazione delle fatture B2B dell’agenziadal piano Plus (2 €/mese per account, 5 utenti)

4webagency a confronto con Teamwork, Productive, Scoro e Monday

Un confronto onesto su ciò che conta per un’agenzia web italiana — comprese le voci in cui perdiamo.

Criterio4webagencyTeamworkProductiveScoroMonday
Portfolio clienti di domini, certificati SSL e hostingSìNoNoParzialeNo
Fatturazione integrata con un modulo dedicato dell’ecosistema (4invoices.net)SìNoNoNoNo
Canoni mensili con ore incluse e alert di sforamentoSìSìSìSìParziale
Previsione delle risorse e pianificazione della capacità del teamParzialeSìSìSìSì
Marketplace proprio con oltre 100 integrazioni pronteNoSìParzialeParzialeSì
Fatturazione multivaluta per clienti fuori dall’area euroParzialeSìSìSìParziale

Domande frequenti sulla piattaforma 4webagency

Che cosa fa 4webagency per un’agenzia web?

Porta in un’unica piattaforma i progetti e i deliverable che il cliente approva, le schede cliente con i canoni mensili, il portfolio di domini e hosting e il foglio ore da cui nascono le fatture. La marginalità di progetto e la redditività per cliente arrivano dalle stesse ore registrate.

In cosa è diverso da Teamwork, Productive, Scoro o Monday?

In tre modi concreti: il modulo per domini, certificati SSL e hosting dei clienti, che nessuno dei quattro offre (Scoro ha un registro di licenze per gli abbonamenti dell’agenzia stessa, che copre i domini con una data di rinnovo, ma non i certificati SSL né i piani di hosting dei clienti); l’emissione delle fatture tramite 4invoices.net, il modulo di fatturazione dell’ecosistema; e un solo abbonamento in italiano invece di tre strumenti. Dove perdiamo, onestamente: Productive e Scoro hanno una previsione delle risorse più matura, Teamwork, Productive e Scoro sono tutti più forti sulla fatturazione multivaluta, e Monday (850+ app) e Teamwork (150+) hanno marketplace di integrazioni che noi semplicemente non abbiamo. I canoni mensili con ore incluse non sono un nostro vantaggio — anche Teamwork, Productive e Scoro li offrono nativamente.

Come vedo se un progetto o un cliente sta perdendo soldi?

Le ore registrate vengono valorizzate alle tariffe reali delle persone coinvolte e confrontate con quanto è stato fatturato. Esempio: un canone mensile da 1.000 € per 20 ore, erogato in 26 ore, fa scendere la tariffa effettiva da 50 € a 38,46 € l’ora — e l’alert scatta all’80% delle ore incluse, non a fine trimestre.

Gestisce anche i domini e l’hosting dei clienti?

Sì. Ogni dominio, certificato SSL e piano di hosting porta con sé registrar, data di scadenza, cliente e costo, con alert a 60, 30 e 7 giorni. Esempio: 40 domini .it rinnovati ogni anno, riaddebitati al cliente con una fee di gestione del 15%, finiscono in automatico sulla fattura mensile. 4webagency però non è un registrar — registrazioni e trasferimenti restano presso il registrar o il provider di hosting.

Posso emettere le fatture direttamente dalla piattaforma?

Sì. La fattura mensile si costruisce dalle ore fatturabili, dal consumo del canone, dalle revisioni approvate come extra-scope e dai rinnovi del periodo, poi viene emessa tramite l’integrazione con 4invoices.net: 4webagency fornisce le ore e le righe da fatturare. In Italia la fatturazione elettronica B2B passa dal Sistema di Interscambio, e il ciclo con lo SdI resta a carico del tuo gestionale o del tuo commercialista. La contabilità vera e propria resta a 4conta.ro o al tuo commercialista.