Un foglio ore che il team compila davvero
Tutte le agenzie hanno provato il timesheet; quasi tutte hanno rinunciato perché richiedeva troppo tempo. Qui la regola è una sola: una riga deve richiedere meno di dieci secondi. Scegli il progetto, il deliverable, le ore e se sono fatturabili — fine. Puoi far partire un cronometro oppure compilare a fine giornata, da telefono o dal browser. Nessun campo obbligatorio inventato e nessuna categoria che nessuno capisce. Un foglio ore compilato ogni giorno, anche a spanne, vale infinitamente più di uno perfetto ricostruito dopo tre settimane.
Ore fatturabili, ore interne e la verità sulla marginalità
Non tutto il tempo lavorato si fattura, ed è giusto così — ma devi conoscere la proporzione. Ogni riga è marcata come fatturabile o interna, e le ore interne si dividono in categorie utili: prevendita e preventivazione, amministrazione, formazione, lavoro rifatto. Quando vedi che il 38% del tempo dell’agenzia non è fatturabile e metà di quello è lavoro rifatto, hai un problema di processo, non di vendite. La marginalità si calcola alle tariffe reali delle persone coinvolte, non a una media comoda, così un progetto consegnato da senior smette di sembrare redditizio solo sulla carta.
La fattura che nasce dal foglio ore
A fine mese la fattura del cliente si costruisce dal timesheet già esistente: le ore fatturabili per progetto, quanto si è consumato del canone mensile, le revisioni approvate come extra-scope e i rinnovi di domini, hosting o manutenzione del periodo. Il dettaglio si sceglie in base al cliente — per progetto, per deliverable o per persona. Quella che era una giornata di ricomposizione di fogli di calcolo diventa una verifica di pochi minuti, e le ore dimenticate smettono di restare non fatturate solo perché nessuno se le è ricordate.
Canoni che non si sforano in silenzio
Le ore registrate scalano direttamente dal canone mensile del cliente, in tempo reale. Il responsabile vede la percentuale consumata in qualsiasi momento e riceve un alert alla soglia impostata, di solito intorno all’80%. Da quel momento ci sono tre opzioni oneste: fermi il lavoro fino al mese successivo, chiedi l’approvazione per ore aggiuntive fatturabili oppure proponi un canone più alto. Tutte e tre sono migliori dell’opzione implicita in molte agenzie — lavori 34 ore su un contratto da 20 e lo scopri a fine trimestre.
Chiusura del mese, senza caccia alle ore
Prima della fatturazione, il sistema segnala esattamente cosa blocca la chiusura: giornate senza ore registrate, righe non approvate dal responsabile, ore fatturabili su un progetto senza budget residuo e deliverable consegnati che non sono finiti su nessuna fattura. Correggi una lista, non cerchi tra le conversazioni. E poiché la redditività per progetto e per cliente si calcola dalle stesse ore, i numeri del report di direzione e quelli in fattura non si contraddicono più.
