Zarządzanie projektami w agencji interaktywnej
Projekt webowy rzadko psuje się w połowie. Psuje się na briefie, gdzie nikt nie zapisał, co jest poza zakresem, i przy akceptacji, gdy klient po raz trzeci prosi o „tylko jedną rzecz”. Poniżej: jak wygląda zarządzanie projektami w agencji interaktywnej, która naprawdę widzi swoją marżę — brief z kryteriami akceptacji, sprinty, jawna akceptacja i tabela pokazująca, gdzie poszły godziny.
Przebieg — w skrócie
- Napisz brief z tym, co jest w zakresie, i tym, co wprost jest poza nim, oraz z kryteriami akceptacji.
- Podziel projekt na sprinty lub etapy, każdy z produktami, właścicielem i terminem oddania.
- Wyceniaj w godzinach według ról, nie w dniach — faktura powstaje z godzin, nie z dni.
- Wysyłaj każdy produkt do wyraźnej akceptacji, zapisanej z datą i nazwiskiem.
- Co tydzień porównuj zalogowane godziny z wyceną; odchylenie powyżej 15% to decyzja do podjęcia, nie statystyka do archiwum.
Briefy i produkty, które da się zaakceptować
Najdroższa niejasność w agencji to „myślałem, że akceptuję coś innego”. Usuwają ją dwie linijki w briefie i jedna datowana akceptacja.
- Lista produktów z formatem oddania: 5 responsywnych podstron i 3 szablony, a nie „strona”.
- Zapisane, co jest poza zakresem: migracja starych treści, copywriting, tłumaczenia, fotografia.
- Liczba rund poprawek w cenie — standard rynkowy to dwie, trzecia jest wyceniana osobno.
- Mierzalne kryteria akceptacji: LCP poniżej 2,5 s, CLS poniżej 0,1, kontrast zgodny z WCAG 2.2 na poziomie AA.
- Akceptacja dla każdego produktu, z datą i nazwiskiem, przypięta do dokładnej wersji, której dotyczy.
Tabela: gdzie poszły godziny w projekcie za 6000 €
Projekt wyceniony na 6000 €, 150 godzin w wycenie, stawka cennikowa 40 € za godzinę. Oto co faktycznie zalogowano.
192 godziny za 6000 € to realna stawka 31 € za godzinę, a nie 40 € — efektywna stawka spada o 22%. Prawie połowa przekroczenia to poprawki: 44 godziny zamiast 25, czyli 19 nierozliczonych godzin z 42 dodatkowych (45%), 760 € według cennika. Reszta rozłożyła się na projekt graficzny (+12 godzin), programowanie (+8) i brief (+3).
Godziny wycenione a zalogowane, projekt za 6000 €
| Etap | Godziny w wycenie | Godziny zalogowane |
|---|---|---|
| Brief i architektura | 15 | 18 |
| Projekt UI | 40 | 52 |
| Programowanie | 70 | 78 |
| Poprawki i uruchomienie | 25 | 44 |
| Razem | 150 | 192 |
Kryteria akceptacji: Core Web Vitals i WCAG 2.2 AA
Produkt webowy bez kryteriów akceptacji jest zatwierdzany według gustu, a gust zmienia się przy trzeciej poprawce. Liczby się nie zmieniają.
Wpisz progi Core Web Vitals i WCAG 2.2 AA do briefu. Stają się warunkami oddania, a nie negocjacjami po oddaniu.
- LCP poniżej 2,5 sekundy na urządzeniach mobilnych, mierzone na stronie głównej i jednej podstronie.
- CLS poniżej 0,1 i INP poniżej 200 ms, na tym samym zestawie stron.
- Kontrast, nawigacja klawiaturą i teksty alternatywne zgodne z WCAG 2.2 na poziomie AA.
- Dane zbierane przez oddane formularze przetwarzane zgodnie z RODO (rozporządzenie UE 2016/679): podstawa prawna, klauzula informacyjna i okres przechowywania.
Najczęstsze błędy
- Wycena w dniach przy fakturowaniu w godzinach — różnicę płaci agencja.
- Brak limitu rund poprawek, więc praca poza zakresem z przyzwyczajenia staje się darmowa.
- Senior przy zadaniu wycenionym po stawce juniora: tracisz 22 € na każdej przepracowanej godzinie.
- Akceptacje giną w mailach, więc nikt nie pokaże, co zatwierdzono ani kiedy.
- Patrzenie na marżę po oddaniu, gdy jedyną opcją jest przyjęcie różnicy na siebie.