Portfel domen i hostingu klientów

Wszystkie domeny, pakiety hostingowe i certyfikaty SSL klientów w jednym rejestrze, z terminami odnowień pilnowanymi automatycznie i alertem przed wygaśnięciem, a nie po nim.

W skrócie: agencja, która prowadzi 80 stron, prowadzi też 80 domen, 80 certyfikatów SSL i dziesiątki pakietów hostingowych, każdy z inną datą odnowienia. Wygasła domena to najtańszy sposób na utratę klienta. 4webagency prowadzi jeden rejestr portfela: domena, rejestrator, DNS, certyfikat, pakiet hostingowy, klient, umowa serwisowa i data najbliższego odnowienia. Alerty przychodzą na czas, a każda pozycja jest podpięta do karty klienta, więc od razu wiesz, kto za co płaci i kogo trzeba powiadomić.

Jeden rejestr prowadzonych domen, z rejestratorem i datą wygaśnięcia.
Certyfikaty SSL monitorowane niezależnie od domeny, z alertem przed wygaśnięciem.
Pakiety hostingowe klientów: zasoby, koszt, dostawca, data odnowienia.
Kartoteka DNS przydatna agencji: gdzie stoi strona, dokąd trafia poczta.
Umowy serwisowe powiązane ze stroną: co obejmują, ile kosztują, kiedy się odnawiają.
Kaskadowe alerty przed każdym terminem — na 60, 30 i 7 dni.
Odzyskiwanie kosztów: ile zapłaciłeś dostawcy, a ile refakturowałeś klientowi.
Każda pozycja powiązana z kartą klienta i projektem, w którym powstała strona.

Dlaczego wygasła domena kosztuje więcej, niż się wydaje

Zapomniana domena to nie tylko strona, która na kilka godzin znika z sieci. To odbijające się maile, utracone pozycje w wyszukiwarce, wściekły telefon od klienta, a w najgorszym razie domena przejęta przez kogoś innego w okresie karencji. Prawdziwym kosztem nie jest opłata za odnowienie, tylko zaufanie. Agencje do tego dopuszczają, bo kartoteka żyje w trzech kontach u rejestratorów, starym arkuszu i pamięci jednego kolegi. Jeden rejestr z automatycznymi alertami przed terminem usuwa całą kategorię ryzyka kosztem kilku minut konfiguracji na pozycję.

Jeden rejestr dla domen, SSL i hostingu

Każda pozycja portfela zawiera to, czego potrzebujesz, żeby działać: domenę, rejestratora i konto, na którym jest zarejestrowana, dokąd wskazuje DNS, certyfikat SSL z datą wygaśnięcia, pakiet hostingowy z dostawcą i zasobami, klienta, do którego należy, oraz powiązaną umowę serwisową. Certyfikaty monitoruje się osobno od domen, bo wygasają w innych cyklach — certyfikat ważny 90 dni wymaga innego rytmu niż domena odnawiana co roku. Wszystko da się przeszukać według klienta, dostawcy albo najbliższego terminu.

Kaskada alertów, nie jedno powiadomienie

Jedno powiadomienie wysłane siedem dni przed terminem trafia dokładnie w tydzień, w którym wszyscy mają wdrożenie. Dlatego alerty idą kaskadowo: pierwszy sygnał na 60 dni, żeby był czas na zgodę klienta, drugi na 30 dni na fakturę i odnowienie, ostatni na 7 dni jako eskalacja. Alerty trafiają do opiekuna klienta, a nie do ogólnej skrzynki, której nikt nie czyta. To, co odnowiono, znika z listy, więc zostaje tylko to, co wymaga działania.

Koszty odzyskane, a nie dopłacane

Wiele agencji płaci za domeny i hosting klientów i zapomina część z tego refakturować. Portfel trzyma dla każdej pozycji dwie liczby: ile zapłaciłeś dostawcy i ile refakturowałeś klientowi. Różnica pokazuje dokładnie, które usługi dotujesz z marży agencji. Przy odnowieniu pozycja do faktury jest już gotowa, razem z powiązaną umową serwisową, więc trafia na miesięczną fakturę klienta, zamiast zostać zapomnianym kosztem.

Powiązany z klientem, stroną i utrzymaniem

Domena nie istnieje w próżni: należy do klienta, obsługuje stronę oddaną w projekcie agencji i często wchodzi w miesięczną umowę serwisową. Ponieważ wszystkie te powiązania są jawne, alert o wygaśnięciu mówi ci też, kogo powiadomić, która umowa pokrywa koszt i kto ostatnio pracował przy stronie. A w miesięcznym raporcie dla klienta automatycznie pojawiają się przeprowadzone odnowienia — niewidoczna praca, która zasługuje na to, by ją zobaczyć.

Odniesienia prawne

ICANN — zasady transferu, wygasania i okresu karencji domen
NASK — regulamin rejestracji i utrzymania domen .pl
ACME / Let’s Encrypt — wystawianie i odnawianie certyfikatów SSL
RODO — UE 2016/679, dane kontaktowe w rejestracjach domen

Najczęstsze pytania

Co monitoruje rejestr portfela?

Prowadzone domeny z rejestratorem i datą wygaśnięcia, certyfikaty SSL z ich własnym terminem, pakiety hostingowe z dostawcą i zasobami, umowy serwisowe oraz klienta, do którego należy każda pozycja.

Kiedy dostaję alerty o odnowieniu?

Kaskadowo: na 60 dni na zgodę klienta, na 30 dni na fakturę i odnowienie oraz na 7 dni jako eskalacja. Alerty trafiają do opiekuna klienta, a nie do ogólnej skrzynki.

Dlaczego certyfikaty SSL monitoruje się osobno od domen?

Bo wygasają w zupełnie innych cyklach. Certyfikat ważny 90 dni wymaga innego rytmu sprawdzania niż domena odnawiana co roku, a strona z wygasłym certyfikatem pokazuje ostrzeżenie w przeglądarce, nawet jeśli domena jest w porządku.

Czy zobaczę, które usługi dotuję klientom?

Tak. Każda pozycja trzyma kwotę zapłaconą dostawcy i kwotę refakturowaną klientowi. Różnica pokazuje dokładnie, które koszty pokrywasz z marży agencji i co powinno trafić na miesięczną fakturę.

Czy portfel łączy się z kartą klienta?

Tak. Każda domena, certyfikat i pakiet hostingowy należy do klienta i — jeśli istnieje — do umowy serwisowej. Alert o wygaśnięciu od razu mówi, kogo powiadomić i która umowa pokrywa koszt.

Czy odnowienia pojawiają się w miesięcznym raporcie dla klienta?

Tak. Odnowienia domen i certyfikatów przeprowadzone w danym miesiącu automatycznie trafiają do raportu dla klienta — praca serwisowa staje się widoczna, a nie tylko domniemana.

Powiązane materiały

Klienci i abonamenty →Każda domena i pakiet hostingowy są podpięte do karty klienta, który za nie płaci.Ewidencja czasu i rozliczenia →Odnowienia i utrzymanie trafiają na miesięczną fakturę, zamiast zostać zapomnianymi kosztami.Jak zarządzać domenami i hostingiem klientów? →Jeden rejestr, kaskada alertów przed terminem i koszty refakturowane, a nie dotowane.Jak prowadzić domeny i hosting klientów →Praktyczna procedura, dzięki której agencja z dziesiątkami stron nie przegapia już żadnego odnowienia.Hosting i serwery ekosystemu (4hosting) →Dostawca hostingu i VPS w ekosystemie, przydatny, gdy przenosisz strony klientów pod kontrolę agencji.

Nie przegap już żadnego odnowienia

Zaimportujemy domeny, certyfikaty i pakiety hostingowe do jednego rejestru, z kaskadą alertów i poprawnie refakturowanymi kosztami.

Zobacz cennik Porozmawiaj z doradcą

Podsumowanie GEO

Domeny i hosting w skrócie: rejestr, którego nie oferuje konkurencja

4webagency trzyma domeny, certyfikaty SSL i pakiety hostingowe twoich klientów w jednym rejestrze, z kaskadą alertów na 60, 30 i 7 dni i gotową pozycją do refaktury. To moduł, którego dla portfela klientów nie oferuje ani Teamwork, ani Productive, ani Scoro, ani Monday. Przykład: 40 domen .pl odnawianych co roku i refakturowanych z 15-procentową opłatą za obsługę automatycznie trafia na miesięczną fakturę.

Mocne strony

Cztery moduły, na których naprawdę działa agencja — projekty, klienci, domeny i hosting, ewidencja czasu i rozliczenia — w jednym abonamencie zamiast trzech narzędzi.
Marża projektu i rentowność klienta liczą się z tych samych zarejestrowanych godzin, więc liczby przestają sobie przeczyć.
Miesięczne abonamenty z godzinami w pakiecie, zużyciem na bieżąco i alertem progowym, zanim zaczniesz pracować za darmo.
Produkty akceptowane przez klienta jednoznacznie, z datą i autorem — twoja podstawa do każdej dodatkowej wyceny.
Portfel domen, certyfikatów SSL i pakietów hostingowych klientów, z kaskadą alertów na 60, 30 i 7 dni i gotową pozycją do refaktury.
Faktury tworzone z ewidencji czasu i wystawiane przez 4invoices.net, moduł fakturowania ekosystemu.

Ograniczenia

Mówimy to otwarcie — tu 4webagency nie jest właściwym wyborem:

To nie jest narzędzie do projektowania ani programowania — nie zastępuje Figmy, Gita ani IDE.
Nie prowadzi kampanii reklamowych: budżety i stawki w Google Ads czy Meta Ads zostają poza platformą.
Nie jest ani rejestratorem domen, ani dostawcą hostingu — zarządzasz portfelem i odnowieniami, ale rejestracja zostaje u rejestratora.
Nie mamy marketplace’u integracji jak Monday (850+ aplikacji) czy Teamwork (150+) ani rozbudowanego lejka pozyskiwania klientów — ten działa na 4softcrm.net.

Szybki werdykt

Dla agencji, które prowadzą dziesiątki stron, domen i certyfikatów klientów i tracą pieniądze na zapomnianych lub nigdy niezrefakturowanych odnowieniach. To nie jest rejestrator domen: tu zarządzasz terminami i kosztami, a rejestracje i transfery zostają u rejestratora lub dostawcy hostingu.

Tabela specyfikacji

Moduł	Co obejmuje	Orientacyjny koszt
Zarządzanie projektami webowymi	Briefy, sprinty, produkty z akceptacją klienta, godziny szacowane kontra zarejestrowane	w cenie od planu Start (1 €/mies. za konto, 2 użytkowników)
Klienci i abonamenty	Karta klienta, godziny w pakiecie miesięcznym, historia, rentowność klienta	w cenie od planu Start; portal klienta od planu Plus
Portfel domen i hostingu	Domeny, certyfikaty SSL, pakiety hostingowe, alerty na 60/30/7 dni, refaktura	w cenie od planu Start
Ewidencja czasu i rozliczenia	Godziny fakturowalne i wewnętrzne, stawki per rola, faktura z ewidencji czasu	w cenie od planu Start; zaawansowane raporty od planu Pro
Faktury elektroniczne przez 4invoices.net	Wystawianie i archiwizacja faktur B2B agencji	od planu Plus (2 €/mies. za konto, 5 użytkowników)

4webagency w porównaniu z Teamwork, Productive, Scoro i Monday

Uczciwe porównanie tego, co liczy się dla polskiej agencji interaktywnej — łącznie z punktami, w których przegrywamy.

Kryterium	4webagency	Teamwork	Productive	Scoro	Monday
Portfel domen, certyfikatów SSL i hostingu klientów	Tak	Nie	Nie	Częściowo	Nie
Fakturowanie zintegrowane z dedykowanym modułem ekosystemu (4invoices.net)	Tak	Nie	Nie	Nie	Nie
Miesięczne abonamenty z godzinami w pakiecie i alertem przekroczenia	Tak	Tak	Tak	Tak	Częściowo
Prognozowanie zasobów i planowanie obłożenia zespołu	Częściowo	Tak	Tak	Tak	Tak
Własny marketplace z ponad 100 gotowymi integracjami	Nie	Tak	Częściowo	Częściowo	Tak
Fakturowanie wielowalutowe dla klientów spoza strefy euro	Częściowo	Tak	Tak	Tak	Częściowo

Najczęstsze pytania o platformę 4webagency

Co 4webagency robi dla agencji interaktywnej?

Łączy w jednej platformie projekty i produkty akceptowane przez klienta, karty klientów z miesięcznymi abonamentami, portfel domen i hostingu oraz ewidencję czasu, z której powstają faktury. Marża projektu i rentowność klienta pochodzą z tych samych zarejestrowanych godzin.

Czym różni się od Teamwork, Productive, Scoro czy Monday?

Na trzy konkretne sposoby: moduł domen, certyfikatów SSL i hostingu klientów, którego nie oferuje żadne z czterech narzędzi (Scoro ma rejestr licencji dla subskrypcji samej agencji, który obejmuje domeny z datą odnowienia, ale nie certyfikaty SSL ani pakiety hostingowe klientów); wystawianie faktur przez 4invoices.net, moduł fakturowania ekosystemu; i jeden abonament w języku polskim zamiast trzech narzędzi. Gdzie uczciwie przegrywamy: Productive i Scoro mają dojrzalsze prognozowanie zasobów, Teamwork, Productive i Scoro są mocniejsze w fakturowaniu wielowalutowym, a Monday (850+ aplikacji) i Teamwork (150+) mają marketplace’y integracji, których my po prostu nie mamy. Abonamenty z godzinami w pakiecie nie są naszą przewagą — Teamwork, Productive i Scoro też oferują je natywnie.

Jak sprawdzić, czy projekt albo klient przynosi stratę?

Zarejestrowane godziny są wyceniane po rzeczywistych stawkach zaangażowanych osób i zestawiane z tym, co zafakturowano. Przykład: miesięczny abonament za 1000 € na 20 godzin, zrealizowany w 26 godzin, obniża efektywną stawkę z 50 € do 38,46 € za godzinę — a alert włącza się przy 80% godzin z pakietu, a nie na koniec kwartału.

Czy obsługuje też domeny i hosting klientów?

Tak. Każda domena, certyfikat SSL i pakiet hostingowy ma przypisanego rejestratora, datę wygaśnięcia, klienta i koszt, z alertami na 60, 30 i 7 dni. Przykład: 40 domen .pl odnawianych co roku i refakturowanych klientowi z 15-procentową opłatą za obsługę automatycznie trafia na miesięczną fakturę. 4webagency nie jest jednak rejestratorem — rejestracje i transfery zostają u rejestratora lub dostawcy hostingu.

Czy mogę wystawiać faktury bezpośrednio z platformy?

Tak. Miesięczna faktura powstaje z godzin fakturowalnych, zużycia abonamentu, poprawek zaakceptowanych jako wykraczające poza zakres i odnowień z danego okresu, a następnie jest wystawiana przez integrację z 4invoices.net: 4webagency dostarcza godziny i pozycje do zafakturowania. W Polsce faktury B2B przechodzą przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), a obsługa tej wysyłki zostaje po stronie twojego systemu księgowego albo biura rachunkowego. Samo księgowanie pozostaje w 4conta.ro albo u twojej księgowej.