Zarządzanie domenami i hostingiem klientów
Portfel domen i hostingu klientów to najtańsza usługa, jaką agencja sprzedaje, i najdroższy incydent, jaki może ją spotkać. Jedna wygasła domena kosztuje cię całego klienta; czterdzieści domen trzymanych w czyjejś głowie kosztuje dzień pracy miesięcznie. Poniżej: jak naprawdę wygląda zarządzanie domenami i hostingiem klientów — co zawiera rejestr, jak uczciwie refakturować i jak nie stracić domeny.
Portfel pod kontrolą — w skrócie
- Prowadź jeden rejestr: domena, rejestrator, klient, data wygaśnięcia, kto płaci.
- Umieść hosting i certyfikaty SSL na tej samej liście, z tymi samymi datami wygaśnięcia.
- Ustaw alerty na 60, 30 i 7 dni przed wygaśnięciem, adresowane do konkretnej osoby.
- Refakturuj koszt klientowi z jawnie podaną marżą za zarządzanie, a nie ukrytą.
- Utrzymuj konto u rejestratora na klienta, z agencją jako administratorem.
Co musi zawierać rejestr
- Nazwę domeny, rejestratora i dokładną datę wygaśnięcia.
- Klienta, który jest jej właścicielem, i osobę kontaktową zatwierdzającą odnowienie.
- Plan hostingowy, dostawcę, zasoby w cenie i datę odnowienia.
- Certyfikat SSL: typ, wystawcę, datę wygaśnięcia, odnowienie automatyczne lub ręczne.
- Kto płaci: agencja z refakturowaniem czy klient bezpośrednio, własną kartą.
- Dane kontaktowe abonenta przetwarzane zgodnie z RODO (rozporządzenie UE 2016/679) — to dane osobowe, a nie notatki wewnętrzne.
Tabela: 40 domen i 18 planów hostingowych
Typowy portfel małej agencji: 40 domen .pl, 18 planów hostingu współdzielonego i 12 certyfikatów wildcard (reszta na darmowych certyfikatach odnawianych automatycznie). Odnowienie domeny .pl u rejestratorów partnerskich NASK kosztuje zwykle około 18 € rocznie.
Marża 15% to nie odsprzedaż, tylko zapłata za administrację. Godzina na domenę rocznie to 40 godzin, czyli 1200 € przy 30 € za godzinę; marża pokrywa z tego 493 €. Resztę pokrywasz automatyzacją — alertami i odnowieniami w jednym miejscu — a nie większą marżą.
Koszt roczny a refakturowane, z marżą za zarządzanie 15%
| Pozycja | Koszt roczny | Refakturowane klientowi |
|---|---|---|
| 40 domen .pl (18 €/rok) | 720 € | 828 € |
| 18 planów hostingowych (96 €/rok) | 1728 € | 1987 € |
| 12 certyfikatów SSL wildcard (70 €/rok) | 840 € | 966 € |
| Razem | 3288 € | 3781 € |
Ryzyko utraty domeny
Wygasła domena .pl nie znika od razu: przechodzi w okres, w którym tylko dotychczasowy abonent może ją odnowić, a potem staje się dostępna dla każdego. Od tej chwili nie masz już problemu technicznego — masz negocjacje z tym, kto ją przejął.
Kosztem nie jest opłata za odnowienie w wysokości 18 €. Jest nim niedziałająca strona, martwa poczta, utracone pozycje i klient, który nie ma już powodu ci ufać. Jeden taki incydent może kosztować retainer 800 € miesięcznie — 9600 € rocznie.
- Nie trzymaj domen klientów na prywatnym koncie u rejestratora, powiązanym ze skrzynką, którą czyta jedna osoba.
- Nie polegaj na mailach od rejestratora: trafiają na stary adres albo do spamu.
- Regularnie sprawdzaj, czy automatyczne odnowienie jest włączone i czy stoi za nim ważna karta.
- Dokumentuj dla każdego klienta, kto jest właścicielem konta i kto może autoryzować transfer.
Najczęstsze błędy
- Arkusz należący do jednej osoby, aktualizowany, kiedy sobie przypomni.
- Refakturowanie bez marży: administrujesz 40 domenami za darmo.
- Certyfikaty SSL odnawiane ręcznie, których wygaśnięcie odkrywa klient, a nie ty.
- Domeny zarejestrowane na agencję, których klient żąda przy odejściu.
- Hosting kupiony u pięciu różnych dostawców: pięć faktur, pięć paneli, pięć haseł.