Ewidencja czasu, którą zespół naprawdę wypełnia
Każda agencja próbowała ewidencji czasu; prawie każda się poddała, bo zabierała za dużo czasu. Tu obowiązuje jedna zasada: jeden wpis ma zająć mniej niż dziesięć sekund. Wybierasz projekt, produkt, godziny i to, czy są fakturowalne — koniec. Możesz włączyć stoper albo uzupełnić wpisy na koniec dnia, z telefonu lub przeglądarki. Bez wymyślonych pól obowiązkowych i bez kategorii, których nikt nie rozumie. Ewidencja wypełniana codziennie, nawet w przybliżeniu, jest nieporównanie cenniejsza niż idealna, odtwarzana po trzech tygodniach.
Godziny fakturowalne, wewnętrzne i prawda o marży
Nie cały przepracowany czas da się zafakturować i to normalne — ale musisz znać proporcję. Każdy wpis jest oznaczony jako fakturowalny albo wewnętrzny, a godziny wewnętrzne dzielą się na przydatne kategorie: przedsprzedaż i wyceny, administracja, szkolenia, poprawki własnych błędów. Kiedy widzisz, że 38% czasu agencji nie jest fakturowalne, a połowa z tego to przerabianie pracy, masz problem z procesem, a nie ze sprzedażą. Marża liczy się po rzeczywistych stawkach zaangażowanych osób, a nie po wygodnej średniej, więc projekt realizowany przez seniorów przestaje wyglądać na rentowny tylko na papierze.
Faktura, która powstaje z ewidencji czasu
Na koniec miesiąca faktura klienta powstaje z istniejącej już ewidencji: godziny fakturowalne per projekt, zużycie miesięcznego abonamentu, poprawki zaakceptowane jako wykraczające poza zakres oraz odnowienia domen, hostingu i utrzymania z danego okresu. Poziom szczegółu wybierasz pod klienta — per projekt, per produkt albo per osoba. To, co było dniem sklejania arkuszy, staje się kilkuminutową weryfikacją, a zapomniane godziny przestają zostawać niezafakturowane tylko dlatego, że nikt o nich nie pamiętał.
Abonamenty, które nie przekraczają się po cichu
Zarejestrowane godziny odejmują się bezpośrednio od miesięcznego abonamentu klienta, na bieżąco. Opiekun w każdej chwili widzi procent zużycia i dostaje alert po przekroczeniu ustawionego progu, zwykle około 80%. Od tego momentu są trzy uczciwe opcje: wstrzymujesz prace do następnego miesiąca, prosisz o zgodę na dodatkowe, płatne godziny albo proponujesz wyższy abonament. Każda z nich jest lepsza niż domyślna opcja w wielu agencjach — przepracowujesz 34 godziny przy umowie na 20 i odkrywasz to na koniec kwartału.
Zamknięcie miesiąca bez polowania na godziny
Przed wystawieniem faktur system pokazuje dokładnie, co blokuje zamknięcie: dni bez zarejestrowanych godzin, wpisy niezatwierdzone przez przełożonego, godziny fakturowalne w projekcie bez pozostałego budżetu oraz oddane produkty, które nie trafiły na żadną fakturę. Poprawiasz listę, zamiast przeszukiwać rozmowy. A ponieważ rentowność projektu i klienta liczy się z tych samych godzin, liczby w raporcie zarządczym i na fakturach przestają sobie przeczyć.
