Hur räknar jag ut en kunds lönsamhet på byrån?
En kunds lönsamhet är inte beloppet på fakturan. Det är vad som blir kvar när du dragit av timmarna till internkostnad, underleverantörerna och licenserna du betalar för kundens räkning. Formeln har tre rader och kan köras varje månad.
Kort svar
- Summera allt du fakturerat kunden under perioden, retainern inräknad.
- Dra av förbrukade timmar gånger internkostnaden per roll, inte gånger det debiterade priset.
- Dra av direkta kostnader: underleverantörer, licenser, hosting och annonsbudget som betalats för kundens räkning.
- Det som blir kvar är marginalen; delat med intäkten ger det lönsamheten i procent.
- Upprepa varje månad och rangordna kunderna mot varandra – ordningen säger mer än den absoluta siffran.
Vad lagen säger (i korthet)
- Debiterade timmar behöver underlag: en tidrapport eller aktivitetsrapport kopplad till fakturan (bokföringslagen 1999:1078).
- Tjänsterna momsbeläggs om byrån är momsregistrerad; under omsättningsgränsen kan byrån vara momsbefriad (mervärdesskattelagen 2023:200).
- Fakturor till offentlig sektor skickas som e-faktura via Peppol (lag 2018:1277).
- Rättigheterna till leveranserna övergår enligt avtalet (upphovsrättslagen 1960:729) – en kund som inte betalat blir inte ägare automatiskt.
Praktiska exempel
- En retainer på 4 000 € i månaden för 20 timmar: vid 26 förbrukade timmar sjunker det verkliga timpriset från 200 € till 154 €.
- Den största kunden sett till intäkt hamnar trea sett till marginal: A drar in 12 000 €, men efter timmar och direkta kostnader blir 960 € kvar – 8 %, mot 42 % för B och 39 % för C.
Samma byrå, tre kunder, en månad
| Kund | Fakturerat | Timmar × internkostnad | Direkta kostnader | Marginal |
|---|---|---|---|---|
| A – fastprisprojekt som drog över | 12 000 € | 96 h × 45 € = 4 320 € | 6 720 € (licenser, underleverantörer och annonsbudget för kunden) | 960 € – 8 % |
| B – månatlig retainer | 4 000 € | 26 h × 45 € = 1 170 € | 1 150 € (licenser och verktyg för kunden) | 1 680 € – 42 % |
| C – med underleverantör | 8 000 € | 30 h × 45 € = 1 350 € | 3 530 € | 3 120 € – 39 % |
Vanliga misstag
- Att använda det debiterade priset som kostnad per timme – då ser alla kunder lönsamma ut.
- Att inte rapportera ej debiterbar tid: samtal, möten, små ändringar, ”bara en justering till”.
- Att rangordna kunder efter intäkt i stället för marginal och behålla den största tidstjuven.
Så hjälper 4webagency
- Varje rapporterad timme har en roll och en internkostnad, så marginalen kommer från data, inte från minnet.
- Kundakten visar intäkt, förbrukade timmar och direkta kostnader på en sida.
- Retainers visar inkluderade mot förbrukade timmar, med överdraget synligt innan du fakturerar.
- Lönsamheten går att jämföra mellan kunder, så du vet vilket avtal du ska omförhandla vid förnyelsen.