Καταγραφή ωρών και χρεώσιμες ώρες σε εταιρεία web

Από τις ώρες στη χρέωση, εν συντομία

1. Καταγράφετε χρόνο ανά έργο και παραδοτέο, ποτέ σε «διάφορα».
2. Σημειώστε κάθε ώρα ως χρεώσιμη ή μη χρεώσιμη αμέσως κατά την καταχώριση, όχι στο τέλος του μήνα.
3. Χρησιμοποιήστε την τιμή του ρόλου που έκανε πραγματικά τη δουλειά, όχι τον μέσο όρο ολόκληρης της εταιρείας.
4. Εγκρίνετε το μηνιαίο timesheet — γίνεται το δικαιολογητικό του τιμολογίου.
5. Χρησιμοποιήστε τις εγκεκριμένες ώρες ως βάση για τη χρέωση του πελάτη.

Ποσοστό αξιοποίησης: ο αριθμός που κανείς δεν υπολογίζει

Το ποσοστό αξιοποίησης είναι το μερίδιο των χρεώσιμων ωρών στις ώρες που πληρώνετε. Υπολογίστε το ανά άτομο και μήνα: δείχνει αν η εταιρεία παράγει ή απλώς είναι απασχολημένη.

Παράδειγμα: ένας developer έχει 168 πληρωμένες ώρες τον μήνα και οι 96 είναι χρεώσιμες — οι υπόλοιπες πάνε σε εσωτερικές σύσκεψεις, προσφορές, προσλήψεις και εκπαίδευση. Το ποσοστό αξιοποίησης είναι 57%.

Για εταιρεία οκτώ ατόμων με μηνιαίο κόστος 23.600 € και μέση τιμή 30 € την ώρα, το νεκρό σημείο είναι 98 χρεώσιμες ώρες ανά άτομο, δηλαδή 58%. Στις 96 ώρες χάνετε 560 € τον μήνα — ακόμη κι αν όλοι δουλεύουν στο φουλ.

• Τις μη χρεώσιμες ώρες κρατήστε τις σε κατηγορίες: εσωτερικές, προσφορές, εγγύηση, εκπαίδευση.
• Αξιοποίηση πάνω από 80% επί μήνες δεν είναι απόδοση — είναι ελλιπής καταγραφή ή burnout.
• Οι ώρες εγγύησης (διορθώσεις μετά την παράδοση) είναι μη χρεώσιμες, αλλά αντιστοιχίστε τες στο έργο που τις προκάλεσε.
• Οι προσφορές είναι κόστος πώλησης: μετρήστε τες, για να ξέρετε πόσο στοιχίζει πραγματικά μια προσφορά που κερδίσατε.

Πίνακας: τιμές ανά ρόλο και τι αποφέρουν

Η μέση τιμή ολόκληρης της εταιρείας κρύβει ακριβώς αυτό που πρέπει να δείτε: ποιος έκανε τη δουλειά. Ο πίνακας δείχνει το μηνιαίο έσοδο με 100 χρεώσιμες ώρες ανά ρόλο.

Ωριαία τιμή ανά ρόλο και έσοδο με 100 χρεώσιμες ώρες

Δικαιολογητικά: λογιστική νομοθεσία και ηλεκτρονικό τιμολόγιο

Ένα τιμολόγιο που γράφει μόνο «υπηρεσίες web — 2.400 €» υπερασπίζεται δύσκολα τον εαυτό του. Η ελληνική λογιστική και φορολογική νομοθεσία απαιτεί κάθε συναλλαγή να τεκμηριώνεται με νόμιμο παραστατικό και δικαιολογητικά, και για τις τιμολογημένες ώρες το δικαιολογητικό είναι το εγκεκριμένο μηνιαίο timesheet.

Στην Ελλάδα η ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B και η διαβίβαση στοιχείων στη myDATA της ΑΑΔΕ εφαρμόζονται σταδιακά, οπότε πολλοί πελάτες περιμένουν ήδη τιμολόγιο σε δομημένη, ηλεκτρονική μορφή. Η ανάλυση των ωρών μένει στο αρχείο της εταιρείας, δίπλα στο τιμολόγιο.

• Σε κάθε γραμμή τιμολογίου κρατήστε το εγκεκριμένο timesheet — έργο, ρόλος, ημερομηνία, ώρες.
• Αναλύστε το τιμολόγιο ανά έργο ή παραδοτέο, όχι σε μία κενή γραμμή.
• Στείλτε το τιμολόγιο ηλεκτρονικά και κρατήστε απόδειξη αποστολής.
• Φυλάξτε τις ώρες και μετά την πληρωμή — σε έλεγχο ή διαφορά το timesheet είναι το μοναδικό σας επιχείρημα.

Συχνά λάθη

• Να συμπληρώνετε το timesheet την Παρασκευή από μνήμης: χάνετε 10 έως 20% των πραγματικών ωρών.
• Μία μέση τιμή για όλη την εταιρεία: δεν θα δείτε ποτέ ποιος δουλεύει κάτω από την τιμή του.
• Μη χρεώσιμες ώρες που πετάγονται σε ένα έργο χωρίς κατηγορία: το έργο φαίνεται ζημιογόνο και κανείς δεν ξέρει γιατί.
• Τιμολόγηση από εκτιμήσεις αντί για καταγεγραμμένες ώρες: η διαφορά γίνεται μόνιμο δώρο.
• Timesheet χωρισμένο από την τιμολόγηση με μηνιαία εξαγωγή σε CSV — ακριβώς εκεί χάνονται οι ώρες.