Καταγραφή ωρών και τιμολόγηση

Απλή καταγραφή ωρών ανά έργο και παραδοτέο, χρεώσιμες ώρες ξεχωριστά από τις εσωτερικές, περιθώριο υπολογισμένο με τα πραγματικά κόστη της ομάδας και τιμολόγια που προκύπτουν απευθείας από την καταγραφή.

Εν συντομία: μια εταιρεία web πουλά τον χρόνο της, αλλά ελάχιστες ξέρουν πού πήγε. Το 4webagency κάνει την καταγραφή ωρών τόσο απλή, ώστε η ομάδα να την συμπληρώνει κάθε μέρα: επιλέγετε έργο και παραδοτέο, γράφετε τις ώρες και σημειώνετε αν είναι χρεώσιμες. Από εκεί υπολογίζονται όλα μόνα τους — οι ώρες που αφαιρούνται από το πακέτο, το περιθώριο του έργου με το πραγματικό κόστος των ανθρώπων που συμμετείχαν και το μηνιαίο τιμολόγιο του πελάτη, που βγαίνει από την καταγραφή με τη λεπτομέρεια που χρειάζεται. Χωρίς φύλλα που στήνονται στο τέλος του μήνα και χωρίς ξεχασμένες ώρες που δεν φτάνουν ποτέ στο τιμολόγιο.

Καταγραφή ωρών ανά έργο και παραδοτέο μέσα σε δευτερόλεπτα, από κινητό ή browser.
Χρεώσιμες ώρες ξεκάθαρα χωρισμένες από τις εσωτερικές, διοικητικές ή προπωλητικές.
Τιμές ανά άτομο, ρόλο ή πελάτη, ώστε το περιθώριο να υπολογίζεται από το πραγματικό κόστος.
Ώρες που αφαιρούνται από το πακέτο σε πραγματικό χρόνο, με ειδοποίηση πριν από την υπέρβαση.
Τιμολόγια που προκύπτουν από την καταγραφή, με ανάλυση ανά έργο, παραδοτέο ή άτομο.
Περιθώριο ανά έργο και ανά πελάτη από τις ίδιες ώρες — μία πηγή αλήθειας.
Μη εγκεκριμένες ώρες και ημέρες χωρίς καταχώριση επισημαίνονται πριν από το κλείσιμο του μήνα.
Ανανεώσεις domains, hosting και συντήρησης προστίθενται στο ίδιο μηνιαίο τιμολόγιο.

Καταγραφή ωρών που η ομάδα πραγματικά συμπληρώνει

Όλες οι εταιρείες έχουν δοκιμάσει timesheet· σχεδόν όλα το παράτησαν, γιατί έτρωγε πολύ χρόνο. Εδώ ισχύει ένας μόνο κανόνας: μια γραμμή πρέπει να παίρνει λιγότερο από δέκα δευτερόλεπτα. Επιλέγετε έργο, παραδοτέο, ώρες και αν είναι χρεώσιμες — τέλος. Μπορείτε να ξεκινήσετε χρονόμετρο ή να συμπληρώσετε στο τέλος της ημέρας, από κινητό ή από browser. Χωρίς υποχρεωτικά πεδία φτιαγμένα στο περίπου και χωρίς κατηγορίες που κανείς δεν καταλαβαίνει. Ένα timesheet που συμπληρώνεται κάθε μέρα, ακόμη και με εκτίμηση, αξίζει άπειρα περισσότερο από ένα τέλειο timesheet που ανακατασκευάζεται μετά από τρεις εβδομάδες.

Χρεώσιμες ώρες, εσωτερικές ώρες και η αλήθεια για το περιθώριο

Δεν τιμολογείται όλος ο χρόνος που δουλεύεται, και καλώς — αλλά πρέπει να ξέρετε την αναλογία. Κάθε γραμμή σημειώνεται ως χρεώσιμη ή εσωτερική και οι εσωτερικές ώρες χωρίζονται σε χρήσιμες κατηγορίες: προπώληση και προσφορές, διοίκηση, εκπαίδευση, επαναλήψεις εργασιών. Όταν βλέπετε ότι το 38% του χρόνου της εταιρείας δεν είναι χρεώσιμο και το μισό από αυτό είναι επαναλήψεις, έχετε πρόβλημα διαδικασίας, όχι πωλήσεων. Το περιθώριο υπολογίζεται με το πραγματικό κόστος των ανθρώπων που συμμετείχαν, όχι με έναν βολικό μέσο όρο, ώστε ένα έργο που παραδόθηκε από seniors να μη φαίνεται κερδοφόρο μόνο στα χαρτιά.

Το τιμολόγιο που γεννιέται από την καταγραφή ωρών

Στο τέλος του μήνα το τιμολόγιο του πελάτη στήνεται από την ήδη υπάρχουσα καταγραφή: χρεώσιμες ώρες ανά έργο, πόσο καταναλώθηκε από το μηνιαίο πακέτο, αναθεωρήσεις που εγκρίθηκαν ως πρόσθετη εργασία και ανανεώσεις domains, hosting ή συντήρησης της περιόδου. Το επίπεδο ανάλυσης το επιλέγετε ανά πελάτη — ανά έργο, παραδοτέο ή άτομο. Αυτό που ήταν μια μέρα στήσιμο φύλλων γίνεται έλεγχος λίγων λεπτών και οι ξεχασμένες ώρες σταματούν να μένουν ατιμολόγητες μόνο και μόνο επειδή δεν τις θυμήθηκε κανείς.

Πακέτα που δεν ξεπερνιούνται σιωπηλά

Οι ώρες που καταγράφονται αφαιρούνται απευθείας από το μηνιαίο πακέτο του πελάτη, σε πραγματικό χρόνο. Ο υπεύθυνος βλέπει ανά πάσα στιγμή το ποσοστό που καταναλώθηκε και ειδοποιείται στο όριο που έχετε ορίσει, συνήθως γύρω στο 80%. Από εκείνη τη στιγμή υπάρχουν τρεις έντιμες επιλογές: σταματάτε τη δουλειά μέχρι τον επόμενο μήνα, ζητάτε έγκριση για επιπλέον χρεώσιμες ώρες ή προτείνετε μεγαλύτερο πακέτο. Και οι τρεις είναι καλύτερες από την προεπιλογή πολλών εταιρειών — δουλεύετε 34 ώρες σε σύμβαση 20 ωρών και το ανακαλύπτετε στο τέλος του τριμήνου.

Κλείσιμο μήνα χωρίς κυνηγητό ωρών

Πριν από την τιμολόγηση, το σύστημα δείχνει ακριβώς τι εμποδίζει το κλείσιμο: ημέρες χωρίς καταγεγραμμένες ώρες, γραμμές που δεν έχει εγκρίνει ο υπεύθυνος, χρεώσιμες ώρες σε έργο χωρίς υπόλοιπο προϋπολογισμού και παραδομένα παραδοτέα που δεν κατέληξαν σε κανένα τιμολόγιο. Διορθώνετε μια λίστα, δεν ψάχνετε σε συζητήσεις. Και επειδή η κερδοφορία ανά έργο και ανά πελάτη υπολογίζεται από τις ίδιες ώρες, τα νούμερα της αναφοράς διοίκησης και του τιμολογίου δεν αντιφάσκουν πια.

Νομικές αναφορές

Εργατική νομοθεσία — χρόνος εργασίας και τήρηση αρχείου ωρών απασχόλησης
ISO 8601 — καταγραφή χρονικών διαστημάτων στο timesheet
GDPR — Κανονισμός ΕΕ 2016/679, τα δεδομένα του timesheet είναι προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων
Σύμβαση-πλαίσιο παροχής υπηρεσιών και παράρτημα με ωριαίες χρεώσεις ανά ρόλο

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο χρόνο παίρνει η συμπλήρωση του timesheet;

Λιγότερο από δέκα δευτερόλεπτα ανά γραμμή: έργο, παραδοτέο, ώρες, χρεώσιμο ή όχι. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε χρονόμετρο όσο δουλεύετε ή να συμπληρώνετε στο τέλος της ημέρας, από κινητό ή από browser.

Πώς διαχωρίζονται οι χρεώσιμες από τις εσωτερικές ώρες;

Κάθε γραμμή σημειώνεται ρητά και οι εσωτερικές ώρες χωρίζονται σε χρήσιμες κατηγορίες: προπώληση και προσφορές, διοίκηση, εκπαίδευση και επαναλήψεις εργασιών. Έτσι βλέπετε ποιο μέρος του χρόνου της εταιρείας είναι πραγματικά πουλήσιμο.

Δημιουργείται αυτόματα το τιμολόγιο από το timesheet;

Ναι. Το μηνιαίο τιμολόγιο στήνεται από τις χρεώσιμες ώρες, την κατανάλωση του πακέτου, τις αναθεωρήσεις που εγκρίθηκαν ως πρόσθετη εργασία και τις ανανεώσεις domains, hosting ή συντήρησης. Η ανάλυση μπορεί να γίνει ανά έργο, παραδοτέο ή άτομο.

Πώς υπολογίζεται το περιθώριο ενός έργου;

Από τις καταγεγραμμένες ώρες με το πραγματικό κόστος των ανθρώπων που συμμετείχαν, σε σύγκριση με την αξία που τιμολογήθηκε ή προσφέρθηκε. Ένας βολικός μέσος όρος θα έκρυβε τα έργα που παραδόθηκαν από seniors στην τιμή των junior.

Τι γίνεται όταν το πακέτο πλησιάζει το όριο;

Οι ώρες αφαιρούνται από το πακέτο σε πραγματικό χρόνο και ο υπεύθυνος ειδοποιείται στο όριο που έχετε ορίσει. Τότε έχει τρεις σαφείς επιλογές: να σταματήσει τη δουλειά, να ζητήσει έγκριση για επιπλέον χρεώσιμες ώρες ή να προτείνει μεγαλύτερο πακέτο.

Τι ελέγχει το σύστημα πριν από το κλείσιμο του μήνα;

Ημέρες χωρίς καταγεγραμμένες ώρες, μη εγκεκριμένες γραμμές, χρεώσιμες ώρες σε έργα χωρίς υπόλοιπο προϋπολογισμού και παραδομένα παραδοτέα που δεν κατέληξαν σε κανένα τιμολόγιο — μια σύντομη λίστα προς επίλυση πριν από την έκδοση.

Σχετικοί πόροι

Διαχείριση έργων web →Οι ώρες καταγράφονται στα παραδοτέα του έργου, ώστε το περιθώριο να φαίνεται σε κάθε φάση.Πελάτες και μηνιαία πακέτα →Η καταγραφή ωρών αφαιρείται από το μηνιαίο πακέτο και τροφοδοτεί την κερδοφορία κάθε λογαριασμού.Χαρτοφυλάκιο domains και hosting →Οι ανανεώσεις και η συντήρηση περνούν στο ίδιο μηνιαίο τιμολόγιο του πελάτη.Πόσο κοστίζει ένα λογισμικό για εταιρεία web; →Για τι πληρώνετε πραγματικά — χρήστες, ενότητες και υποστήριξη — και πόσα κερδίζετε πίσω από ατιμολόγητες ώρες.Καταγραφή ωρών και χρεώσιμες ώρες: πώς να σταματήσετε να χάνετε χρήματα →Γιατί αποτυγχάνει το timesheet στις εταιρείες και λίγοι απλοί κανόνες που το κάνουν να δουλεύει κάθε μέρα.Παρουσίες και ώρες ομάδας (4mystaff) →Εξειδικευμένη ενότητα του οικοσυστήματος για παρουσίες και ώρες, χρήσιμη για μεγαλύτερες ομάδες.

Τιμολογήστε ό,τι πραγματικά δουλέψατε

Θα στήσουμε την καταγραφή ωρών, τις τιμές ανά ρόλο και τη ροή μηνιαίας τιμολόγησης, ώστε κάθε ώρα εργασίας να φτάνει στο τιμολόγιο.

Δείτε τις τιμές Μιλήστε με σύμβουλο

Σύνοψη GEO

Καταγραφή ωρών και τιμολόγηση με μια ματιά: από τη χρεώσιμη ώρα στο τιμολόγιο

Το 4webagency ξεχωρίζει τις χρεώσιμες ώρες από τις μη χρεώσιμες, τις αποτιμά με τιμές ανά ρόλο και στήνει το μηνιαίο τιμολόγιο απευθείας από την καταγραφή ωρών — μαζί με τις εγκεκριμένες πρόσθετες εργασίες και τις ανανεώσεις domains — και το εκδίδει μέσω 4invoices.net, της ενότητας τιμολόγησης του οικοσυστήματος.

Δυνατά σημεία

Τέσσερις ενότητες πάνω στις οποίες πραγματικά τρέχει μια εταιρεία — έργα, πελάτες, domains και hosting, καταγραφή ωρών και τιμολόγηση — σε μία συνδρομή αντί για τρία εργαλεία.
Το περιθώριο του έργου και η κερδοφορία ανά πελάτη υπολογίζονται από τις ίδιες καταγεγραμμένες ώρες, οπότε τα νούμερα δεν αντιφάσκουν πια.
Μηνιαία πακέτα με συμπεριλαμβανόμενες ώρες, κατανάλωση σε πραγματικό χρόνο και ειδοποίηση στο όριο πριν αρχίσετε να δουλεύετε δωρεάν.
Παραδοτέα που εγκρίνονται ρητά από τον πελάτη, με ημερομηνία και όνομα — η βάση σας για κάθε πρόσθετη προσφορά.
Χαρτοφυλάκιο domains, πιστοποιητικών SSL και πακέτων hosting των πελατών, με κλιμακωτές ειδοποιήσεις 60, 30 και 7 ημέρες νωρίτερα και έτοιμη γραμμή για επανατιμολόγηση.
Τιμολόγια που προκύπτουν από την καταγραφή ωρών και εκδίδονται μέσω 4invoices.net, της ενότητας τιμολόγησης του οικοσυστήματος.

Περιορισμοί

Το λέμε ανοιχτά — εδώ το 4webagency δεν είναι η σωστή επιλογή:

Δεν είναι εργαλείο design ή ανάπτυξης — δεν αντικαθιστά το Figma, το Git ή το IDE.
Δεν διαχειρίζεται διαφημιστικές καμπάνιες: προϋπολογισμοί και bidding σε Google ή Meta Ads μένουν εκτός πλατφόρμας.
Δεν είναι registrar domains ούτε πάροχος hosting — διαχειρίζεστε το χαρτοφυλάκιο και τις ανανεώσεις, αλλά η εγγραφή μένει στον registrar.
Δεν έχουμε marketplace ενσωματώσεων όπως το Monday (850+ εφαρμογές) ή το Teamwork (150+), ούτε προχωρημένο εμπορικό pipeline — αυτό τρέχει στο 4softcrm.net.

Γρήγορο συμπέρασμα

Κατάλληλο για εταιρείες που πουλούν τον χρόνο τους και δεν μπορούν να πουν πόσος από αυτόν φτάνει πραγματικά στο τιμολόγιο. Δεν είναι λογιστικό λογισμικό: οι οικονομικές καταστάσεις, οι φορολογικές δηλώσεις και τα μηνιαία κλεισίματα μένουν στον λογιστή ή φοροτεχνικό σας.

Πίνακας προδιαγραφών

Ενότητα	Τι καλύπτει	Ενδεικτική τιμή
Διαχείριση έργων web	Briefs, sprints, παραδοτέα με έγκριση πελάτη, εκτιμώμενες έναντι καταγεγραμμένων ωρών	περιλαμβάνεται από το πακέτο Start (1 €/μήνα ανά λογαριασμό, 2 χρήστες)
Πελάτες και μηνιαία πακέτα	Κάρτα πελάτη, συμπεριλαμβανόμενες ώρες ανά μήνα, ιστορικό, κερδοφορία ανά λογαριασμό	περιλαμβάνεται από το πακέτο Start· πύλη πελάτη από το πακέτο Plus
Χαρτοφυλάκιο domains και hosting	Domains, πιστοποιητικά SSL, πακέτα hosting, ειδοποιήσεις 60/30/7 ημερών, επανατιμολόγηση	περιλαμβάνεται από το πακέτο Start
Καταγραφή ωρών και τιμολόγηση	Χρεώσιμες και μη χρεώσιμες ώρες, τιμές ανά ρόλο, τιμολόγιο από την καταγραφή	περιλαμβάνεται από το πακέτο Start· προχωρημένες αναφορές από το πακέτο Pro
Ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω 4invoices.net	Έκδοση και αρχειοθέτηση B2B τιμολογίων της εταιρείας	από το πακέτο Plus (2 €/μήνα ανά λογαριασμό, 5 χρήστες)

Το 4webagency σε σύγκριση με Teamwork, Productive, Scoro και Monday

Ειλικρινής σύγκριση όσων μετρούν για μια ελληνική εταιρεία web — μαζί με τα σημεία όπου χάνουμε.

Κριτήριο	4webagency	Teamwork	Productive	Scoro	Monday
Χαρτοφυλάκιο domains, πιστοποιητικών SSL και hosting των πελατών	Ναι	Όχι	Όχι	Μερικώς	Όχι
Τιμολόγηση συνδεδεμένη με εξειδικευμένη ενότητα του οικοσυστήματος (4invoices.net)	Ναι	Όχι	Όχι	Όχι	Όχι
Μηνιαία πακέτα με συμπεριλαμβανόμενες ώρες και ειδοποίηση υπέρβασης	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι	Μερικώς
Προγραμματισμός πόρων και δυναμικότητας της ομάδας	Μερικώς	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι
Δικό του marketplace με πάνω από 100 έτοιμες ενσωματώσεις	Όχι	Ναι	Μερικώς	Μερικώς	Ναι
Πολυνομισματική τιμολόγηση για πελάτες εκτός ευρωζώνης	Μερικώς	Ναι	Ναι	Ναι	Μερικώς

Συχνές ερωτήσεις για την πλατφόρμα 4webagency

Τι κάνει το 4webagency για μια εταιρεία web;

Ενώνει σε μία πλατφόρμα τα έργα και τα παραδοτέα που εγκρίνει ο πελάτης, τις κάρτες πελατών με μηνιαία πακέτα, το χαρτοφυλάκιο domains και hosting και την καταγραφή ωρών από την οποία προκύπτουν τα τιμολόγια. Το περιθώριο του έργου και η κερδοφορία ανά πελάτη βγαίνουν από τις ίδιες καταγεγραμμένες ώρες.

Σε τι διαφέρει από Teamwork, Productive, Scoro ή Monday;

Σε τρία συγκεκριμένα σημεία: ενότητα για domains, πιστοποιητικά SSL και hosting των πελατών, που δεν προσφέρει κανένα από τα τέσσερα (το Scoro έχει μητρώο αδειών για τις συνδρομές της ίδιας της εταιρείας, που καλύπτει domains με ημερομηνία ανανέωσης, αλλά όχι πιστοποιητικά SSL ή πακέτα hosting των πελατών)· έκδοση τιμολογίων μέσω 4invoices.net, της ενότητας τιμολόγησης του οικοσυστήματος· και μία συνδρομή αντί για τρία εργαλεία. Εκεί που χάνουμε, ειλικρινά: το Productive και το Scoro έχουν πιο ώριμο προγραμματισμό πόρων, τα Teamwork, Productive και Scoro είναι ισχυρότερα στην πολυνομισματική τιμολόγηση, και τα Monday (850+ εφαρμογές) και Teamwork (150+) έχουν marketplace ενσωματώσεων που εμείς απλώς δεν έχουμε. Τα μηνιαία πακέτα με συμπεριλαμβανόμενες ώρες δεν είναι δικό μας πλεονέκτημα — τα προσφέρουν εγγενώς τα Teamwork, Productive και Scoro.

Πώς καταλαβαίνω ότι ένα έργο ή ένας πελάτης είναι ζημιογόνος;

Οι καταγεγραμμένες ώρες αποτιμώνται με τα πραγματικά κόστη των ανθρώπων που συμμετείχαν και συγκρίνονται με όσα τιμολογήθηκαν. Παράδειγμα: ένα μηνιαίο πακέτο 1.000 € για 20 ώρες, που δουλεύτηκε σε 26 ώρες, κατεβάζει την πραγματική τιμή από 50 € σε 38,46 € την ώρα — και η ειδοποίηση έρχεται στο 80% των συμπεριλαμβανόμενων ωρών, όχι στο τέλος του τριμήνου.

Διαχειρίζεται και τα domains και το hosting των πελατών;

Ναι. Κάθε domain, πιστοποιητικό SSL και πακέτο hosting φέρει registrar, ημερομηνία λήξης, πελάτη και τιμή, με ειδοποίηση 60, 30 και 7 ημέρες νωρίτερα. Παράδειγμα: 40 domains .gr που ανανεώνονται κάθε χρόνο και επανατιμολογούνται στον πελάτη με τέλος διαχείρισης 15% καταλήγουν αυτόματα στο μηνιαίο τιμολόγιο. Το 4webagency όμως δεν είναι registrar — οι εγγραφές και οι μεταφορές μένουν στον registrar ή στον πάροχο hosting.

Μπορώ να εκδίδω τιμολόγια απευθείας από την πλατφόρμα;

Ναι. Το μηνιαίο τιμολόγιο στήνεται από τις χρεώσιμες ώρες, την κατανάλωση του πακέτου, τις αναθεωρήσεις που εγκρίθηκαν ως πρόσθετη εργασία και τις ανανεώσεις της περιόδου και μετά εκδίδεται μέσω της σύνδεσης με το 4invoices.net: το 4webagency παρέχει τις ώρες και τις γραμμές τιμολόγησης. Στην Ελλάδα η ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B και η διαβίβαση στοιχείων στη myDATA της ΑΑΔΕ εξελίσσονται σταδιακά, και η ίδια η τήρηση των βιβλίων παραμένει στον λογιστή ή φοροτεχνικό σας.