Μηνιαίες αναφορές για τους πελάτες μιας εταιρείας web
Η μηνιαία αναφορά δεν είναι ευγένεια — είναι το έγγραφο που κρατά ζωντανό το retainer. Ο πελάτης που βλέπει κάθε μήνα τι πήρε δεν ρωτά τον έκτο μήνα τι ακριβώς κάνετε όλη μέρα. Παρακάτω: τι περιέχουν οι μηνιαίες αναφορές για τους πελάτες μιας εταιρείας web, από ποιες καταγραφές παίρνετε τα στοιχεία και πόσο χρόνο παίρνει να τις γράψετε με το χέρι. Την αναφορά τη γράφετε και τη στέλνετε εσείς.
Τι περιέχει η αναφορά, εν συντομία
- Καταναλωμένες ώρες έναντι των ωρών που περιλαμβάνονται στο retainer, με τη διαφορά σε εμφανές σημείο.
- Παραδοτέα που παραδόθηκαν τον προηγούμενο μήνα και αυτά που ενέκρινε ο πελάτης, με ημερομηνίες.
- Τι έρχεται τον επόμενο μήνα, με προθεσμία και υπεύθυνο.
- Οι αριθμοί που ενδιαφέρουν τον πελάτη, από τις δικές σας καταγραφές: ώρες, παραδοτέα, λήξεις.
- Μία πρόταση για τον επόμενο μήνα, εκτιμημένη σε ώρες — η αναφορά είναι και εργαλείο για την επόμενη πώληση.
Δομή αναφοράς για retainer
- Πρώτη σελίδα: καταναλωμένες έναντι συμπεριλαμβανόμενων ωρών και κατάσταση του μηνιαίου προϋπολογισμού.
- Παραδοτέα που παραδόθηκαν, με σύνδεσμο και ημερομηνία έγκρισης.
- Μη χρεώσιμη εργασία που κάνατε ούτως ή άλλως (διορθώσεις, υποστήριξη) — εδώ φαίνεται η αόρατη αξία.
- Αιτήματα εκτός πεδίου και εγκρίσεις που λείπουν.
- Domains, hosting και πιστοποιητικά που λήγουν τις επόμενες 90 ημέρες.
- Η πρόταση του μήνα, εκτιμημένη σε ώρες.
Πίνακας: τι βλέπει ο πελάτης και ποιο ερώτημα κλείνει
Κάθε ενότητα της αναφοράς απαντά σε ένα ερώτημα που αλλιώς θα ερχόταν τηλεφωνικά, συνήθως τρεις ημέρες μετά το τιμολόγιο.
Ενότητες της μηνιαίας αναφοράς και το ερώτημα που απαντά κάθε μία
| Ενότητα | Τι περιέχει | Ερώτημα που απαντά |
|---|---|---|
| Ώρες | 20 συμπεριλαμβανόμενες, 26 καταναλωμένες | «Γιατί μου ήρθε επιπλέον τιμολόγιο;» |
| Παραδοτέα | Τι παραδόθηκε και τι εγκρίθηκε | «Τι πήρα αυτόν τον μήνα;» |
| Πλάνο | Τι ακολουθεί, με προθεσμία και υπεύθυνο | «Τι θα γίνει στη συνέχεια;» |
| Εγκρίσεις | Αιτήματα εκτός πεδίου και εγκρίσεις που λείπουν | «Τι εγκρίθηκε και τι μένει;» |
| Λήξεις | Domains και πιστοποιητικά έως 90 ημέρες | «Τι θα χρειαστεί να πληρώσω σύντομα;» |
Πόσο κοστίζει η χειροκίνητη δουλειά
Μια καλή χειροκίνητη αναφορά παίρνει 40 λεπτά: μαζεύετε τις ώρες από το timesheet, τα παραδοτέα από το chat, τους αριθμούς από το analytics και μετά τα βάζετε όλα σε παρουσίαση.
Με 12 πελάτες σε retainer είναι 8 ώρες τον μήνα. Στα 30 € την ώρα είναι 240 € μη χρεώσιμης εργασίας — 2.880 € τον χρόνο.
Τα στοιχεία υπάρχουν ήδη στις δικές σας καταγραφές: ώρες ανά έργο, παραδοτέα με ημερομηνίες έγκρισης, χαρτοφυλάκιο domains και hosting. Μένει να γράψετε τη σύνοψη και την πρόταση.
- Γράφετε την αναφορά από τα timesheets και τα παραδοτέα, όχι από στιγμιότυπα οθόνης.
- Στέλνετέ την κάθε μήνα την ίδια μέρα, χωρίς να περιμένετε να τη ζητήσει ο πελάτης.
- Κρατήστε τη μορφή ίδια μήνα με τον μήνα: η συγκρισιμότητα είναι το μισό της αξίας.
- Αρχειοθετήστε τις αναφορές στην κάρτα του πελάτη — στην ανανέωση είναι το ιστορικό σας.
Συχνά λάθη
- Να στείλετε την αναφορά μετά το τιμολόγιο: γίνεται δικαιολογία, όχι πληροφορία.
- Δεκατέσσερα γραφήματα και ούτε ένα συμπέρασμα.
- Να στρογγυλοποιείτε τις ώρες προς τα κάτω «για να είναι πιο ευχάριστο»: χάνετε και χρήματα και επιχείρημα στην ανανέωση.
- Να αλλάζετε μορφή κάθε μήνα: ο πελάτης δεν μπορεί να συγκρίνει τίποτα.
- Καμία πρόταση: η αναφορά στοιχίζει χρόνο και δεν φέρνει κανένα νέο έσοδο.