Ofte stillede spørgsmål

Kundens mål, arbejdets omfang, de aftalte leverancer og de kriterier, der afgør, at de er afleveret. Ud fra briefet opbygger du direkte faser eller sprints, og hver leverance får en ansvarlig, et timeestimat og en afleveringsdato.

Kunden modtager leverancen ét dedikeret sted, giver feedback på den og godkender den udtrykkeligt. Godkendelsen gemmes med dato og afsender, og feedbacken forbliver knyttet til den version, den handler om.

Du markerer dem som uden for omfang, og de går til prissætning i stedet for at blive udført i stilhed. På den måde bliver en ekstra rettelsesrunde en ny linje i tilbuddet eller en bevidst beslutning – ikke et tab, du opdager på fakturaen.

Hver leverance sammenligner estimerede timer med registrerede timer, og projektet viser, hvor meget af budgettet der er brugt, i forhold til hvor meget der mangler at blive leveret. Når forholdet skrider, kan du se præcis, hvilken fase der overskred estimatet.

Nej. Det er ikke et design- eller udviklingsværktøj – Figma, Git og din IDE bliver, hvor de er, og selve hjemmesiderne bygges andre steder, for eksempel med 4buildsite.net. 4webagency tager sig af koordinering, deadlines, timer og penge.

Faktureringsoplysninger, kontaktpersoner, kontrakten, tidligere projekter, den nuværende retainer og de domæner eller den hosting, du administrerer for kunden. Det er ikke et fuldt salgs-CRM med automatiseret kundejagt – den kommercielle pipeline findes i 4softcrm.net.

En retainer har inkluderede timer pr. måned og en saldo, der nulstilles hver periode; et fastpris-projekt har ét samlet timebudget frem til aflevering. Begge registreres på samme måde, men rapporteres forskelligt.

Du får en advarsel, før du overskrider grænsen, ikke bagefter. Overskydende timer markeres separat og kan faktureres til den aftalte sats eller overføres, afhængigt af kontrakten.

Platformen sammenligner det, du har faktureret en kunde, med de timer, der er registreret på vedkommende, til satser pr. rolle. Eksempel: en retainer på 800 € for 20 timer, der æder 26 timer, sænker din reelle sats fra 40 til 30,77 €/time – og det kan ses i den måned, det sker.

Ja. Den månedlige rapport viser afleverede leverancer, forbrugte timer set i forhold til de inkluderede og status på de domæner eller den hosting, du administrerer. Du eksporterer den og sender den som bilag til fakturaen.

Alle domæner, hostingpakker og SSL-certifikater, du administrerer, grupperet efter kunde, med udløbsdato, indkøbspris og viderefaktureret pris. Én liste i stedet for et regneark og fire udbyderpaneler.

Hver post har en udløbsdato og advarer den ansvarlige i bureauet nogle dage før fristen. Hvis et domæne alligevel udløber, går kundens hjemmeside og e-mail ned, og genskabelsen går via registratorens henstandsperiode og koster mere end en rettidig fornyelse.

Ja. Indkøbsprisen holdes adskilt fra kundeprisen, så administrationsavancen kan ses på hver linje. Eksempel: 40 .dk-domæner, der fornyes hvert år og viderefaktureres med 15 % i administrationsgebyr.

Nej. 4webagency er ikke en registrator: det håndterer porteføljen, fristerne og viderefaktureringen, mens registrering og betaling forbliver hos din registrator eller hostingudbyder. Til hosting og VPS i økosystemet findes 4hosting.net.

Du registrerer tid på et projekt og en leverance, markerer timerne som fakturerbare eller ikke-fakturerbare og angiver en sats pr. rolle. Ved månedens udgang sender du kun de fakturerbare timer til fakturering, til deres satser, og tidsregistreringen bliver bilag for de fakturerede timer. Løn og ferie forbliver i 4softhr.net og 4mystaff.net.

Faktureringen foregår via 4invoices.net; 4webagency leverer timerne og fakturalinjerne, men udsteder ikke selve fakturaen. I Danmark er rammen e-fakturering via NemHandel (OIOUBL/Peppol), som er et krav ved fakturering til offentlige myndigheder.

Fire abonnementer – webagency-start, webagency-plus, webagency-pro og webagency-premium – som vælges efter antal brugere og aktive projekter; den fulde oversigt findes på prissiden. Ved opstarten importerer vi kunder, igangværende projekter og domæneporteføljen fra CSV eller Excel, så du kan registrere tid allerede i den første uge.

Dine kunders oplysninger og de adgangsoplysninger, du har til deres domæner og hosting, tilhører bureauet og kan eksporteres når som helst. Det er almindelige personlige og forretningsmæssige oplysninger efter GDPR (EU-forordning 2016/679), beskyttet med kryptering, rollebaseret adgang og en revisionslog, og vi optræder som databehandler. Kontakt os på /contact eller [email protected].