Tidsregistrering og fakturerbare timer i et webbureau
I et webbureau er timen produktionsenheden og det eneste, der nogensinde havner på en faktura. Alligevel kan de fleste bureauer ikke sige, hvor stor en del af de betalte timer der er fakturerbare. Nedenfor: sådan fungerer tidsregistrering og fakturerbare timer i et webbureau — debiteringsgrad, rollesatser, vejen fra registrering til faktura og det, loven forventer i dokumentationen.
Fra timer til faktura, kort fortalt
- Registrér tid pr. projekt og leverance, aldrig på „diverse“.
- Marker hver time som fakturerbar eller ikke-fakturerbar med det samme, ikke ved månedens udgang.
- Brug satsen for den rolle, der faktisk udførte arbejdet, ikke et gennemsnit for hele bureauet.
- Godkend månedens tidsregistrering — den bliver grundlaget for fakturaen.
- Udsted fakturaen ud fra de godkendte timer og send den elektronisk via 4invoices.net.
Debiteringsgrad: det tal, ingen regner ud
Debiteringsgraden er andelen af fakturerbare timer i forhold til de timer, du betaler for. Regn den ud pr. person og måned: den viser, om bureauet producerer, eller bare har travlt.
Eksempel: en udvikler har 168 betalte timer om måneden, og 96 af dem er fakturerbare — resten går til interne møder, tilbud, rekruttering og uddannelse. Debiteringsgraden er 57 %.
For et bureau med otte medarbejdere, månedlige omkostninger på 23.600 € og en gennemsnitlig sats på 30 € i timen er break-even 98 fakturerbare timer pr. person, altså 58 %. Ved 96 timer taber du 560 € om måneden — selv om alle arbejder for fuld kraft.
- Før de ikke-fakturerbare timer i kategorier: internt, tilbud, garanti, uddannelse.
- En debiteringsgrad over 80 % måned efter måned er ikke en præstation — det er en ufuldstændig registrering eller udbrændthed.
- Garantitimer (rettelser efter afleveringen) er ikke-fakturerbare, men henfør dem til det projekt, der forårsagede dem.
- Tilbudsarbejde er en salgsomkostning: mål den, så du ved, hvad et vundet tilbud reelt koster.
Tabel: rollesatser og hvad de indbringer
Et gennemsnit for hele bureauet skjuler netop det, du har brug for at se: hvem der har lavet arbejdet. Tabellen viser den månedlige indtægt ved 100 fakturerbare timer pr. rolle.
Timesats pr. rolle og indtægt ved 100 fakturerbare timer
| Rolle | Timesats til listepris | Indtægt ved 100 timer |
|---|---|---|
| Junior | 18 € | 1.800 € |
| Medior | 30 € | 3.000 € |
| Senior | 40 € | 4.000 € |
| Account manager | 36 € | 3.600 € |
| Senior registreret til juniorsats | 18 € faktureret | 2.200 € tabt |
Dokumentation: bogføringsloven og den elektroniske faktura
En faktura, hvor der kun står „webydelser — 2.400 €“, er svær at forsvare. Bogføringsloven kræver, at hver transaktion dokumenteres med bilag, og for fakturerede timer er det grundlag den godkendte månedlige tidsregistrering.
Mellem virksomheder er elektronisk fakturering ikke et generelt krav i Danmark, men over for offentlige kunder skal fakturaen sendes elektronisk (NemHandel), og mange virksomheder forventer et struktureret format. Fakturaen går derfor ud i struktureret form via 4invoices.net, mens specifikationen af timerne bliver i bureauets registrering og i månedsrapporten til kunden.
- Gem den godkendte tidsregistrering til hver fakturalinje — projekt, rolle, dato, timer.
- Specificér fakturaen pr. projekt eller leverance, ikke på én tom linje.
- Send fakturaen elektronisk og gem dokumentationen for afsendelsen.
- Opbevar timerne også efter betalingen — ved en kontrol eller en tvist er registreringen dit eneste argument.
Almindelige fejl
- At udfylde registreringen om fredagen efter hukommelsen: du mister 10 til 20 % af de faktiske timer.
- Én gennemsnitssats for hele bureauet: du får aldrig at se, hvem der arbejder under sats.
- Ikke-fakturerbare timer smidt på et projekt uden kategori: projektet ser ud til at give tab, og ingen ved hvorfor.
- At fakturere efter estimater i stedet for registrerede timer: forskellen bliver en permanent gave.
- Tidsregistrering adskilt fra fakturering ved en månedlig CSV-eksport — netop dér forsvinder timerne.