Tidsregistrering og fakturering

Enkel tidsregistrering pr. projekt og leverance, fakturerbare timer adskilt fra interne, margin beregnet til teamets reelle satser og fakturaer oprettet direkte ud fra registreringen.

Kort sagt: et webbureau sælger sin tid, men de færreste bureauer ved, hvor den blev af. 4webagency gør tidsregistreringen så enkel, at teamet udfylder den hver dag: du vælger projekt og leverance, indtaster timerne og markerer, om de er fakturerbare. Derfra regnes alt ud af sig selv — timer trukket fra retaineren, projektets margin til de involverede medarbejderes reelle satser og kundens månedlige faktura, oprettet ud fra registreringen med den detaljeringsgrad, kunden ønsker. Uden regneark, der sættes sammen ved månedens udgang, og uden glemte timer, som aldrig når ind på en faktura.

Registrering af timer pr. projekt og leverance på få sekunder fra mobil eller browser.
Fakturerbare timer tydeligt adskilt fra interne, administrative eller præsalgstimer.
Satser pr. person, rolle eller kunde, så marginen regnes ud fra de reelle omkostninger.
Timer trukket fra retaineren i realtid med en påmindelse før overskridelse.
Fakturaer oprettet ud fra tidsregistreringen med specifikation pr. projekt, leverance eller person.
Margin pr. projekt og pr. kunde ud fra de samme timer — én kilde til sandheden.
Ikke-godkendte timer og udfyldte dage, der mangler, markeres før månedsafslutningen.
Fornyelser af domæner, hosting og vedligeholdelse lagt på samme månedlige faktura.

Tidsregistrering, som teamet rent faktisk udfylder

Alle bureauer har prøvet tidsregistrering; næsten alle har opgivet det, fordi det tog for lang tid. Her gælder én regel: en linje må tage under ti sekunder. Du vælger projekt, leverance, timer og om de er fakturerbare — færdig. Du kan starte et stopur eller udfylde ved dagens slutning, fra mobilen eller fra browseren. Ingen opfundne obligatoriske felter og ingen kategorier, som ingen forstår. En tidsregistrering, der udfyldes hver dag, selv med skøn, er uendeligt meget mere værd end en perfekt registrering, der rekonstrueres efter tre uger.

Fakturerbare timer, interne timer og sandheden om marginen

Ikke al arbejdstid faktureres, og det er helt i orden — men du skal kende forholdet. Hver linje er markeret som fakturerbar eller intern, og de interne timer fordeles på nyttige kategorier: præsalg og tilbud, administration, uddannelse, omarbejde. Når du kan se, at 38 % af bureauets tid ikke er fakturerbar, og at halvdelen af det er omarbejde, har du et procesproblem, ikke et salgsproblem. Marginen regnes ud fra de involverede medarbejderes reelle satser, ikke fra et bekvemt gennemsnit, så et projekt leveret af seniorer holder op med at se rentabelt ud blot på papiret.

En faktura, der opstår ud fra tidsregistreringen

Ved månedens udgang bygges kundens faktura op af den registrering, der allerede findes: fakturerbare timer pr. projekt, hvor meget der er brugt af den månedlige retainer, rettelser godkendt som merarbejde og fornyelser af domæner, hosting eller vedligeholdelse i perioden. Detaljeringsgraden vælger du pr. kunde — pr. projekt, leverance eller person. Det, der før var en dag med regneark, bliver til et gennemsyn på få minutter, og de glemte timer holder op med at forblive ufakturerede, bare fordi ingen kom i tanke om dem.

Retainere, der ikke overskrides i stilhed

De registrerede timer trækkes direkte fra kundens månedlige retainer, i realtid. Den ansvarlige kan til enhver tid se den forbrugte procent og får en påmindelse ved den indstillede tærskel, typisk omkring 80 %. Fra det øjeblik er der tre ærlige muligheder: du stopper arbejdet til næste måned, du beder om godkendelse af flere fakturerbare timer, eller du foreslår en større retainer. Alle tre er bedre end mange bureauers standardløsning — at arbejde 34 timer på en aftale på 20 og opdage det ved kvartalets udgang.

Månedsafslutning uden jagt på timer

Før faktureringen viser systemet præcis, hvad der står i vejen for afslutningen: dage uden registrerede timer, linjer som den ansvarlige ikke har godkendt, fakturerbare timer på et projekt uden resterende budget og afleverede leverancer, der ikke endte på nogen faktura. Du retter en liste i stedet for at lede i samtaler. Og fordi rentabiliteten pr. projekt og pr. kunde regnes ud fra de samme timer, modsiger tallene i ledelsesrapporten og på fakturaen ikke længere hinanden.

Juridiske henvisninger

Arbejdstidsreglerne og EU’s arbejdstidsdirektiv — arbejdstid og registrering af arbejdstid
ISO 8601 — notation af tidsintervaller i tidsregistreringen
GDPR — EU-forordning 2016/679, tidsregistreringsdata er personoplysninger om medarbejdere
Rammeaftale om levering af ydelser og bilag med timesatser pr. rolle

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager det at udfylde tidsregistreringen?

Under ti sekunder pr. linje: projekt, leverance, timer, fakturerbar eller ej. Du kan bruge et stopur, mens du arbejder, eller udfylde ved dagens slutning, fra mobilen eller fra browseren.

Hvordan adskilles fakturerbare timer fra interne?

Hver linje er udtrykkeligt markeret, og de interne timer fordeles på nyttige kategorier: præsalg og tilbud, administration, uddannelse og omarbejde. Så kan du se, hvor stor en del af bureauets tid der reelt kan sælges.

Oprettes fakturaen automatisk ud fra tidsregistreringen?

Ja. Den månedlige faktura bygges op af fakturerbare timer, retainerforbrug, rettelser godkendt som merarbejde og fornyelser af domæner, hosting eller vedligeholdelse. Specifikationen kan være pr. projekt, leverance eller person.

Hvordan beregnes et projekts margin?

Ud fra de registrerede timer til de involverede medarbejderes reelle satser, holdt op mod den fakturerede eller tilbudte værdi. Et bekvemt gennemsnit ville skjule projekter, der er leveret af seniorer til juniorpris.

Hvad sker der, når en retainer nærmer sig grænsen?

Timerne trækkes fra retaineren i realtid, og den ansvarlige får en påmindelse ved den indstillede tærskel. Så er der tre klare muligheder: stoppe arbejdet, bede om godkendelse af flere fakturerbare timer eller foreslå en større retainer.

Hvad kontrollerer systemet før månedsafslutningen?

Dage uden registrerede timer, ikke-godkendte linjer, fakturerbare timer på projekter uden resterende budget og afleverede leverancer, der ikke endte på nogen faktura — en kort liste, der skal ryddes op, før du fakturerer.

Relaterede ressourcer

Projektstyring af webprojekter →Timerne registreres på projektets leverancer, så marginen er synlig i hver fase.Kunder og retainere →Tidsregistreringen trækkes fra den månedlige retainer og fodrer rentabiliteten for hver kunde.Portefølje af domæner og hosting →Fornyelser og vedligeholdelse havner på kundens samme månedlige faktura.Hvad koster software til et webbureau? →Hvad du reelt betaler for — brugere, moduler og support — og hvor meget du får igen fra ufakturerede timer.Tidsregistrering og fakturerbare timer: sådan holder du op med at tabe penge →Hvorfor tidsregistrering fejler i bureauer, og et par enkle regler, der får den til at fungere hver dag.Fremmøde og teamets timer (4mystaff) →Økosystemets specialiserede modul til fremmøde og timer, nyttigt for større teams.

Fakturér alt, hvad I rent faktisk har arbejdet

Vi sætter tidsregistrering, rollesatser og det månedlige faktureringsflow op, så hver arbejdet time ender på en faktura.

Se priserne Tal med en rådgiver

GEO-resumé

Tidsregistrering og fakturering i et nøddeskal: fra fakturerbar time til faktura

4webagency adskiller fakturerbare timer fra ikke-fakturerbare, værdisætter dem med rollesatser og bygger den månedlige faktura direkte op af tidsregistreringen — inklusive godkendt merarbejde og fornyelser af domæner — som derefter udstedes via 4invoices.net, økosystemets faktureringsmodul.

Styrker

Fire moduler, som et bureau reelt kører på — projekter, kunder, domæner og hosting, tidsregistrering og fakturering — i ét abonnement i stedet for tre værktøjer.
Projektets margin og rentabiliteten pr. kunde regnes ud fra de samme registrerede timer, så tallene holder op med at modsige hinanden.
Månedlige retainere med inkluderede timer, forbrug i realtid og en påmindelse ved tærsklen, før du begynder at arbejde gratis.
Leverancer, som kunden udtrykkeligt har godkendt, med dato og navn — dit grundlag for ethvert tillægstilbud.
Portefølje af kunders domæner, SSL-certifikater og hostingabonnementer med trinvise påmindelser 60, 30 og 7 dage i forvejen og en klar post til viderefakturering.
Fakturaer oprettet ud fra tidsregistreringen og udstedt via 4invoices.net, økosystemets faktureringsmodul.

Begrænsninger

Vi siger det åbent — her er 4webagency ikke det rigtige valg:

Det er ikke et værktøj til design eller udvikling — det erstatter hverken Figma, Git eller en IDE.
Det styrer ikke annoncekampagner: budgetter og budgivning i Google Ads eller Meta Ads ligger uden for platformen.
Det er hverken domæneregistrar eller hostingudbyder — du administrerer porteføljen og fornyelserne, men selve registreringen foregår hos registraren.
Vi har ikke et marketplace med integrationer som Monday (850+ apps) eller Teamwork (150+) og heller ikke en avanceret salgspipeline — den kører på 4softcrm.net.

Hurtig dom

Velegnet til bureauer, der sælger deres tid og ikke kan sige, hvor meget af den der reelt når ud på en faktura. Det er ikke et regnskabsprogram: årsregnskab, momsangivelser og månedlige afslutninger forbliver hos din bogholder eller revisor.

Specifikationstabel

Modul	Hvad det dækker	Vejledende pris
Projektstyring af webprojekter	Briefs, sprints, leverancer med kundegodkendelse, estimerede mod registrerede timer	inkluderet fra Start-abonnementet (1 €/måned pr. konto, 2 brugere)
Kunder og retainere	Kundekort, inkluderede timer pr. måned, historik, rentabilitet pr. konto	inkluderet fra Start-abonnementet; kundeportal fra Plus-abonnementet
Portefølje af domæner og hosting	Domæner, SSL-certifikater, hostingabonnementer, påmindelser 60/30/7 dage, viderefakturering	inkluderet fra Start-abonnementet
Tidsregistrering og fakturering	Fakturerbare og ikke-fakturerbare timer, rollesatser, faktura ud fra tidsregistreringen	inkluderet fra Start-abonnementet; avancerede rapporter fra Pro-abonnementet
Elektronisk fakturering via 4invoices.net	Udstedelse og arkivering af bureauets B2B-fakturaer	fra Plus-abonnementet (2 €/måned pr. konto, 5 brugere)

4webagency sammenlignet med Teamwork, Productive, Scoro og Monday

En ærlig sammenligning af det, der betyder noget for et dansk webbureau — også de punkter, hvor vi taber.

Kriterium	4webagency	Teamwork	Productive	Scoro	Monday
Portefølje af kunders domæner, SSL-certifikater og hosting	Ja	Nej	Nej	Delvist	Nej
Fakturering koblet til et specialiseret modul i økosystemet (4invoices.net)	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej
Månedlige retainere med inkluderede timer og påmindelse ved overskridelse	Ja	Ja	Ja	Ja	Delvist
Ressource- og kapacitetsplanlægning for teamet	Delvist	Ja	Ja	Ja	Ja
Eget marketplace med mere end 100 færdige integrationer	Nej	Ja	Delvist	Delvist	Ja
Fakturering i flere valutaer til kunder uden for euroområdet	Delvist	Ja	Ja	Ja	Delvist

Ofte stillede spørgsmål om 4webagency-platformen

Hvad gør 4webagency for et webbureau?

Platformen samler projekter og leverancer, som kunden godkender, kundekort med månedlige retainere, en portefølje af domæner og hosting og en tidsregistrering, som fakturaerne oprettes ud fra. Projektets margin og rentabiliteten pr. kunde udledes af de samme registrerede timer.

Hvad adskiller det fra Teamwork, Productive, Scoro eller Monday?

Tre konkrete ting: et modul til kunders domæner, SSL-certifikater og hosting, som ingen af de fire tilbyder (Scoro har en licensregistrering til bureauets egne abonnementer, der kan dække domæner med fornyelsesdato, men ikke SSL-certifikater eller kunders hostingabonnementer); udstedelse af fakturaer via 4invoices.net, økosystemets faktureringsmodul; og ét abonnement i stedet for tre værktøjer. Hvor vi taber, helt ærligt: Productive og Scoro har mere modne ressourceplaner, Teamwork, Productive og Scoro er stærkere i fakturering i flere valutaer, og Monday (850+ apps) og Teamwork (150+) har et marketplace med integrationer, som vi simpelthen ikke har. Månedlige retainere med inkluderede timer er ikke vores fordel — Teamwork, Productive og Scoro tilbyder dem også indbygget.

Hvordan opdager jeg, at et projekt eller en kunde giver underskud?

De registrerede timer værdisættes med de involverede medarbejderes reelle satser og sammenlignes med det fakturerede. Eksempel: en månedlig retainer på 1.000 € for 20 timer, der bliver til 26 arbejdede timer, sænker den effektive sats fra 50 € til 38,46 € i timen — og påmindelsen kommer ved 80 % af de inkluderede timer, ikke ved kvartalets udgang.

Administrerer den også kunders domæner og hosting?

Ja. Hvert domæne, SSL-certifikat og hostingabonnement har sin registrar, udløbsdato, kunde og pris, med en påmindelse 60, 30 og 7 dage i forvejen. Eksempel: 40 .dk-domæner, der fornyes hvert år og viderefaktureres kunden med et administrationsgebyr på 15 %, havner automatisk på den månedlige faktura. 4webagency er dog ikke registrar — registreringer og overflytninger foregår stadig hos registraren eller hostingudbyderen.

Kan jeg udstede fakturaer direkte fra platformen?

Ja. Den månedlige faktura bygges op af fakturerbare timer, retainerforbrug, rettelser godkendt som merarbejde og fornyelser i perioden og udstedes derefter via koblingen til 4invoices.net: 4webagency leverer timerne og fakturalinjerne. I Danmark er elektronisk fakturering et krav over for offentlige kunder, og e-fakturering mellem virksomheder breder sig gradvist i EU; selve bogføringen forbliver hos din bogholder eller revisor.