Jak zarządzać domenami i hostingiem klientów?
Portfel domen rośnie niepostrzeżenie: 40 domen i 15 kont hostingowych nie mieści się już w arkuszu na laptopie jednej osoby. Potrzebujesz rejestru z datami wygaśnięcia, alertami i jasną zasadą refakturowania.
Krótka odpowiedź
- Załóż jeden rejestr: domena, abonent, rejestrator, data wygaśnięcia, konto hostingowe, certyfikat SSL.
- Ustaw alerty o odnowieniu na 60, 30 i 7 dni przed wygaśnięciem.
- Zapisz w umowie, kto jest abonentem domeny: agencja czy klient.
- Refakturuj koszt odnowienia z uzgodnionym procentem za obsługę.
- Trzymaj dane dostępowe do rejestratora i hostingu w menedżerze haseł, z dostępem według ról.
Co mówią zasady i umowa
- Dla domen ogólnych (.com, .net) ICANN przewiduje okres odzyskiwania ok. 30 dni po wygaśnięciu, za dodatkową opłatą.
- Rejestr domen .pl prowadzi NASK, a domeny sprzedają jego partnerzy; odnowienie kosztuje zwykle 10–25 € rocznie, a okres karencji wynika z umowy z rejestratorem.
- Dobra praktyka: abonentem domeny jest klient, a agencja ma tylko prawa administracyjne.
- Dane dostępowe i osoba kontaktowa u rejestratora to dane osobowe — przechowujesz je zgodnie z RODO (rozporządzenie UE 2016/679).
- Odnowienie refakturowane na klienta to usługa; VAT obejmuje ją tylko wtedy, gdy agencja jest czynnym podatnikiem VAT (ustawa o VAT z 11 marca 2004 r.).
Przykłady z praktyki
- 40 domen .pl odnawianych co roku po ok. 15 € to 600 €; refakturowane z 15% opłatą za obsługę dają dodatkowe 90 € rocznie.
- Certyfikat SSL, który wygasa w piątek wieczorem, kosztuje trzy godziny pracy awaryjnej i klienta, który dzwoni, zanim ty się zorientujesz.
- Portfel 120 domen z dwoma przeoczonymi wygaśnięciami rocznie to cały dzień pracy stracony na odzyskiwanie.
Co zawiera rejestr domen
| Pole | Co wpisujesz |
|---|---|
| Abonent | Klient lub agencja, dokładnie tak jak u rejestratora |
| Wygaśnięcie | Dokładna data, z alertami na 60, 30 i 7 dni |
| Certyfikat SSL | Wystawca i data wygaśnięcia, śledzone osobno od domeny |
| Refakturowanie | Koszt odnowienia plus procent za obsługę |
Częste błędy
- Trzymasz domeny w pliku na laptopie jednej osoby.
- Zostawiasz domenę na agencję bez żadnego zapisu w umowie — a potem klient odchodzi.
- Odnawiasz automatycznie bez refakturowania, więc płacisz za hosting klienta z własnej marży.
- Pilnujesz domeny, ale zapominasz o certyfikacie SSL, który wygasa w innym terminie.
Jak pomaga 4webagency
- Portfel domen i hostingu wszystkich klientów w jednym rejestrze.
- Alerty o wygaśnięciu domen i certyfikatów SSL, zanim zadzwoni klient.
- Refakturowanie odnowień na klienta, z automatycznie doliczonym procentem za obsługę.
- Uczciwie: nie jesteśmy rejestratorem — rejestracja i transfer zostają u twojego rejestratora, my prowadzimy ewidencję i odnowienia.