Jak obliczyć rentowność klienta w mojej agencji?
Rentowność klienta to nie kwota na fakturze. To, co zostaje po odjęciu godzin po koszcie wewnętrznym, podwykonawców i licencji opłaconych w jego imieniu. Wzór ma trzy linie i można go liczyć co miesiąc.
Krótka odpowiedź
- Zsumuj wszystko, co zafakturowałeś klientowi w danym okresie, łącznie z retainerem.
- Odejmij zużyte godziny pomnożone przez koszt wewnętrzny roli, a nie przez stawkę z faktury.
- Odejmij koszty bezpośrednie: podwykonawców, licencje, hosting i reklamy opłacone za klienta.
- To, co zostaje, jest marżą; podzielona przez przychód daje rentowność w procentach.
- Powtarzaj to co miesiąc i porównuj klientów między sobą — liczy się kolejność, nie kwota bezwzględna.
Co mówią przepisy (w skrócie)
- Zafakturowane godziny potrzebują dowodu: ewidencji czasu pracy lub raportu z wykonania dołączonego do faktury (ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r.).
- Usługi obejmuje VAT, jeśli agencja jest czynnym podatnikiem VAT; poniżej limitu zwolnienia 200 000 zł faktura jest bez VAT (art. 113 ustawy o VAT).
- Od 2026 r. faktury dla polskich firm przechodzą przez Krajowy System e-Faktur (KSeF).
- Prawa do rezultatów przechodzą zgodnie z umową (ustawa o prawie autorskim z 4 lutego 1994 r.) — klient, który nie zapłacił, nie staje się automatycznie ich właścicielem.
Przykłady z praktyki
- Retainer 800 € miesięcznie za 20 godzin: przy 26 zużytych godzinach realna stawka spada z 40 € do ok. 31 € za godzinę.
- Największy klient pod względem przychodu jest trzeci pod względem marży: A przynosi 2400 €, ale 96 zużytych godzin i 480 € kosztów bezpośrednich zostawia 192 € — 8%, wobec 42% u B i 39% u C.
Ta sama agencja, trzech klientów, jeden miesiąc
| Klient | Zafakturowano | Godziny × koszt wewnętrzny | Koszty bezpośrednie | Marża |
|---|---|---|---|---|
| A — projekt ryczałtowy z przekroczonymi godzinami | 2400 € | 96 h × 18 € = 1728 € | 480 € (licencje i reklamy opłacone za klienta) | 192 € — 8% |
| B — miesięczny retainer | 800 € | 26 h × 18 € = 468 € | 0 € | 332 € — 42% |
| C — z podwykonawstwem | 1600 € | 30 h × 18 € = 540 € | 440 € | 620 € — 39% |
Częste błędy
- Traktujesz stawkę z faktury jako koszt godziny — wtedy każdy klient wygląda na rentownego.
- Nie logujesz godzin niefakturowanych: telefonów, spotkań, drobnych poprawek, „jeszcze tylko to zmieńmy”.
- Porównujesz klientów według przychodu, a nie marży, i zatrzymujesz największego pożeracza czasu.
Jak pomaga 4webagency
- Każda zalogowana godzina ma rolę i koszt wewnętrzny, więc marżę liczysz z danych, a nie z pamięci.
- Karta klienta pokazuje przychód, zużyte godziny i koszty bezpośrednie na jednej stronie.
- Retainery pokazują godziny wliczone wobec zużytych, a przekroczenie widać przed wystawieniem faktury.
- Rentowność porównujesz między klientami, więc wiesz, którą umowę renegocjować przy odnowieniu.