Hur hanterar jag kundernas domäner och hosting?
En domänportfölj växer i det tysta: 40 domäner och 15 hostingkonton får inte längre plats i ett kalkylark på en persons dator. Det du behöver är ett register med förfallodatum, påminnelser och en tydlig regel för vidarefakturering.
Kort svar
- Bygg ett enda register: domän, innehavare, registrar, förfallodatum, hostingkonto och SSL-certifikat.
- Sätt påminnelser om förnyelse 60, 30 och 7 dagar före förfallodatum.
- Skriv in i avtalet vem som äger domänen: byrån eller kunden.
- Vidarefakturera förnyelsekostnaden med en överenskommen administrationsavgift.
- Förvara inloggningar till registrar och hosting i ett lösenordsvalv, med åtkomst per roll.
Vad regler och avtal säger
- För generiska domäner (.com, .net) har ICANN en återställningsperiod på cirka 30 dagar efter förfall, mot en extra avgift.
- En .se-domän administreras av Internetstiftelsen och registreras via en registrar, vanligen för cirka 10–20 € per år; karenstiden framgår av registrarens villkor.
- God praxis är att kunden står som domäninnehavare och att byrån bara har administrativ behörighet.
- Inloggningar och kontaktpersonen hos registraren är personuppgifter – hantera dem enligt GDPR (förordning (EU) 2016/679).
- En förnyelse som vidarefaktureras är en tjänst; den momsbeläggs om byrån är momsregistrerad (mervärdesskattelagen 2023:200).
Praktiska exempel
- 40 .se-domäner som förnyas årligen för cirka 10 € styck kostar 400 €; vidarefakturerade med 15 % administrationsavgift ger de 60 € extra per år.
- Ett SSL-certifikat som går ut en fredagskväll kostar tre timmars akutarbete och en kund som ringer innan du hunnit märka det.
- En portfölj på 120 domäner med två missade förfall per år innebär en hel arbetsdag förlorad på återställning.
Vad domänregistret innehåller
| Fält | Vad du fyller i |
|---|---|
| Innehavare | Kunden eller byrån, exakt som det står hos registraren |
| Förfallodatum | Exakt datum, med påminnelser 60, 30 och 7 dagar före |
| SSL-certifikat | Utfärdare och förfallodatum, spårat separat från domänen |
| Vidarefakturering | Förnyelsekostnaden plus administrationsavgiften |
Vanliga misstag
- Att ha domänerna i en fil på en persons dator.
- Att låta domänen stå på byrån utan något i avtalet – och sedan lämnar kunden.
- Att förnya automatiskt utan att vidarefakturera, så att du betalar kundens hosting ur din egen marginal.
- Att hålla koll på domänen men glömma SSL-certifikatet, som går ut ett annat datum.
Så hjälper 4webagency
- Alla kunders domän- och hostingportfölj i ett enda register.
- Påminnelser om förfall för domäner och SSL-certifikat, innan kunden ringer.
- Förnyelser vidarefaktureras till kunden, med administrationsavgiften påräknad automatiskt.
- Ärligt talat: vi är ingen registrar – registrering och flytt sköts hos din registrar; vi håller registret och förnyelserna.