Hur gör jag månadsrapporter till kunderna?
En bra månadsrapport beskriver inte arbetet, den motiverar det. En sida, samma avsnitt varje månad, skickad tillsammans med fakturan. Med 12 retainerkunder och handskrivna rapporter kostar det dig cirka 8 timmar i månaden.
Kort svar
- Lås samma struktur varje månad: timmar, leveranser, retainerstatus och vad som kommer härnäst.
- Hämta timmarna direkt från tidrapporterna, grupperade per aktivitet, inte ur minnet.
- Visa retainerns inkluderade mot förbrukade timmar, med skillnaden tydligt synlig.
- Lägg till överlämnade leveranser och mottagna godkännanden, med datum.
- Skicka rapporten tillsammans med fakturan, under månadens första dagar.
Vad lagen säger (i korthet)
- Aktivitetsrapporten är underlaget bakom timmarna du debiterar (bokföringslagen 1999:1078).
- Tjänstefakturan utfärdas enligt mervärdesskattelagen (2023:200), med moms om byrån är momsregistrerad.
- Till offentlig sektor skickas fakturan som e-faktura via Peppol (lag 2018:1277).
- Lägg inte in tredje parts personuppgifter i rapporten utan rättslig grund – GDPR gäller även bilagor (förordning (EU) 2016/679).
Praktiska exempel
- En retainer på 4 000 € i månaden för 20 timmar: rapporten visar 26 förbrukade timmar, så det verkliga timpriset sjönk från 200 € till 154 €.
- De 6 timmarna över retainern, visade den 3:e i månaden, går fortfarande att fakturera; upptäckta tre månader senare blir de aldrig fakturerade.
- 12 retainerkunder × 40 minuters handskriven rapport = 8 timmar i månaden bara på rapportering, alltså 600 € ej debiterbart arbete vid 75 € i timmen.
Strukturen i en månadsrapport på en sida
| Avsnitt | Vad det innehåller |
|---|---|
| Timmar per aktivitet | Design, utveckling, innehåll, möten – med debiterbar summa |
| Retainer | Inkluderade timmar, förbrukade timmar, skillnaden åt båda håll |
| Leveranser | Vad som lämnats över och vad kunden godkänt, med datum |
| Domäner och hosting | Månadens förnyelser och vad som förfaller inom 60 dagar |
| Nästa månad | Vad som är på gång och vilket godkännande du väntar på |
Vanliga misstag
- Att skicka rapporten bara när kunden frågar – då läses den som en ursäkt, inte som rutin.
- Att skriva aktiviteter i stället för resultat: ”jobbat med sajten” säger ingenting om leveransen.
- Att dölja överdraget på retainern för att hålla kunden nöjd och sedan betala det ur marginalen.
- Att bygga om rapporten för hand varje månad, trots att timmarna redan finns i tidrapporterna.
Så hjälper 4webagency
- Månadsrapporten genereras från rapporterade timmar och avslutade leveranser, inte skriven från noll.
- Retainerstatus – inkluderade mot förbrukade timmar – visas automatiskt, med överdraget markerat.
- Månadens förnyelser av domäner och hosting hamnar i samma rapport.
- Rapporten skickas tillsammans med fakturan som utfärdas via 4invoices.net, som e-faktura.