Mesečna poročila za naročnike spletne agencije
Mesečno poročilo ni vljudnost — je dokument, ki mesečni paket ohranja pri življenju. Naročnik, ki vsak mesec vidi, kaj je dobil, se v šestem mesecu ne sprašuje, kaj vi pravzaprav ves dan delate. Spodaj: kaj spada v mesečna poročila za naročnike spletne agencije, kako jih avtomatizirati iz vpisanih ur in koliko dejansko stane njihovo ročno sestavljanje.
Kaj spada v poročilo, na kratko
- Porabljene ure proti urom, vključenim v mesečni paket, z razliko na očeh.
- Izdelki, oddani prejšnji mesec, in tisti, ki jih je naročnik odobril, z datumi.
- Kaj sledi naslednji mesec, z rokom in odgovorno osebo.
- Številke, ki naročnika zanimajo: obisk, konverzije, hitrost, incidenti.
- Eno priporočilo, ovrednoteno in ocenjeno v urah — poročilo je tudi vaše orodje za dodatno prodajo.
Struktura poročila za mesečni paket
- Prva stran: porabljene proti vključenim uram in stanje mesečnega proračuna.
- Oddani izdelki s povezavo in datumom odobritve.
- Neobračunljivo delo, ki ste ga vseeno opravili (popravki, podpora) — tu se pokaže nevidna vrednost.
- Kazalniki delovanja spletne strani: LCP, CLS, razpoložljivost, napake.
- Domene, gostovanje in certifikati, ki potečejo v naslednjih 90 dneh.
- Priporočilo meseca, ocenjeno v urah in ovrednoteno.
Tabela: kaj naročnik vidi in na katero vprašanje to odgovori
Vsak razdelek poročila odgovarja na vprašanje, ki bi sicer prišlo po telefonu, običajno tri dni po računu.
Razdelki mesečnega poročila in vprašanje, na katero vsak odgovarja
| Razdelek | Kaj vsebuje | Vprašanje, na katero odgovarja |
|---|---|---|
| Ure | 20 vključenih, 26 porabljenih | „Zakaj sem dobil dodaten račun?“ |
| Izdelki | Kaj je bilo oddano in kaj odobreno | „Kaj sem ta mesec dobil?“ |
| Načrt | Kaj sledi, z rokom in odgovorno osebo | „Kaj bo naprej?“ |
| Delovanje | LCP, razpoložljivost, napake | „Je spletna stran res boljša?“ |
| Poteki | Domene in certifikati v 90 dneh | „Kaj bo kmalu treba plačati?“ |
Kako ga avtomatizirati (in koliko stane ročno delo)
Dobro ročno poročilo vzame 40 minut: ure poberete iz evidence, izdelke iz klepeta, številke iz analitike, nato vse vstavite v predstavitev.
Pri 12 naročnikih z mesečnim paketom je to 8 ur mesečno. Pri 30 € na uro 240 € neobračunljivega dela — 2.880 € letno, več kot katera koli naročnina, ki bi enaka poročila ustvarjala.
Avtomatizirano poročilo se sestavi samo iz podatkov, ki jih že imate: ure, vpisane na projekt, izdelki z datumi odobritve, portfelj domen in gostovanja. Napisati ostane le priporočilo — okoli 15 minut na naročnika, torej 3 ure mesečno namesto 8.
- Poročilo ustvarjajte iz evidence ur in izdelkov, ne iz posnetkov zaslona.
- Pošiljajte ga vsak mesec na isti dan, pred računom, ne po njem.
- Obliko držite iz meseca v mesec enako: primerljivost je polovica vrednosti.
- Poročila arhivirajte na kartici naročnika — ob podaljšanju so zgodovina.
Pogoste napake
- Poslati poročilo šele po računu: postane opravičilo, ne informacija.
- Štirinajst grafikonov in nobenega zaključka.
- Zaokroževati ure navzdol, „da bo prijetneje“: izgubite denar in argument ob podaljšanju.
- Vsak mesec spremeniti obliko: naročnik ne more ničesar primerjati.
- Brez priporočila: poročilo stane čas in ne prinese nobenega novega prihodka.