Evidenca ur, ki jo ekipa res izpolnjuje
Evidenco ur so poskusile vse agencije; skoraj vse so odnehale, ker je zahtevala preveč časa. Tukaj velja eno samo pravilo: ena vrstica mora trajati manj kot deset sekund. Izberete projekt, izdelek, ure in ali so obračunljive — končano. Lahko zaženete štoparico ali izpolnite ob koncu dneva, s telefona ali iz brskalnika. Nobenih izmišljenih obveznih polj in kategorij, ki jih nihče ne razume. Evidenca, ki se izpolnjuje vsak dan, tudi približno, je neskončno več vredna od popolne evidence, rekonstruirane po treh tednih.
Obračunljive ure, interne ure in resnica o marži
Vse opravljeno delo se ne zaračuna, in to je prav — vendar morate poznati razmerje. Vsaka vrstica je označena kot obračunljiva ali interna, interne ure pa se delijo v uporabne kategorije: predprodaja in ponudbe, administracija, izobraževanje, popravila. Ko vidite, da 38 % časa agencije ni obračunljivega in da je polovica tega popravljanje, imate težavo v procesu, ne v prodaji. Marža se računa po resničnih cenah vključenih ljudi, ne po udobnem povprečju, zato projekt, ki so ga izdelali seniorji, ne izgleda donosno le na papirju.
Račun, ki nastane iz evidence ur
Ob koncu meseca se račun naročnika sestavi iz že obstoječe evidence: obračunljive ure po projektu, koliko je bilo porabljenega iz mesečnega paketa, popravki, odobreni kot dodatno delo, in obnove domen, gostovanja ali vzdrževanja za dano obdobje. Raven razčlenitve izberete po naročniku — po projektu, izdelku ali osebi. Iz tega, kar je bil dan sestavljanja preglednic, postane preverjanje za nekaj minut, pozabljene ure pa ne ostanejo več nezaračunane le zato, ker se jih nihče ni spomnil.
Paketi, ki se ne prekoračijo tiho
Vpisane ure se odštevajo neposredno od mesečnega paketa naročnika, sproti. Odgovorna oseba kadar koli vidi porabljeni delež in ob nastavljenem pragu, običajno okoli 80 %, dobi opozorilo. Od tu so tri poštene možnosti: delo ustavite do naslednjega meseca, zaprosite za odobritev dodatnih obračunljivih ur ali predlagate večji paket. Vse tri so boljše od privzete možnosti mnogih agencij — opravite 34 ur po pogodbi za 20 in to ugotovite ob koncu četrtletja.
Zaključek meseca brez lova na ure
Pred obračunom sistem pokaže natanko, kaj ovira zaključek: dneve brez vpisanih ur, vrstice, ki jih odgovorna oseba ni odobrila, obračunljive ure na projektu brez preostalega proračuna in oddane izdelke, ki niso končali na nobenem računu. Popravljate seznam, ne brskate po pogovorih. In ker se donosnost po projektu in naročniku računa iz istih ur, si številke v poročilu vodstva in na računu ne nasprotujejo več.
