Kako pripraviti mesečna poročila za naročnike?
Dobro mesečno poročilo dela ne opisuje, ampak ga utemeljuje. Ena stran, vsak mesec isti razdelki, poslana skupaj z računom. Pri 12 naročnikih z mesečnim paketom in ročno pisanih poročilih vas to stane okoli 8 ur mesečno.
Kratek odgovor
- Vsak mesec držite isto strukturo: ure, izdelki, stanje paketa, kaj sledi.
- Ure vzemite neposredno iz evidence, združene po dejavnosti, ne prepisane iz spomina.
- Pokažite ure, vključene v paket, proti porabljenim, z razliko na očeh.
- Dodajte oddane izdelke in prejete odobritve z datumi.
- Poročilo pošljite skupaj z računom v prvih dneh meseca.
Kaj pravi zakon (na kratko)
- Poročilo o delu je dokazilo za zaračunane ure, v skladu z računovodskimi predpisi.
- Račun za storitve se izda v skladu z ZDDV-1, z DDV le, če je agencija zavezanec.
- Račun lahko pošljete elektronsko v standardu eSlog; za B2B to pri nas še ni obvezno.
- V poročilo ne vključujte osebnih podatkov tretjih oseb brez pravne podlage — GDPR velja tudi za priloge (uredba EU 2016/679).
Praktični primeri
- Mesečni paket 800 € za 20 ur: poročilo pokaže 26 porabljenih ur, zato je dejanska cena padla s 40 €/h na 30,8 €/h.
- Teh 6 ur nad paketom, prikazanih 3. dan v mesecu, je še mogoče zaračunati; odkritih tri mesece pozneje nikoli več.
- 12 naročnikov z mesečnim paketom × 40 minut ročnega poročila = 8 ur mesečno samo za poročanje, torej 240 € neobračunljivega dela pri 30 € na uro.
Struktura mesečnega poročila na eni strani
| Razdelek | Kaj vsebuje |
|---|---|
| Ure po dejavnostih | Oblikovanje, razvoj, vsebine, sestanki — z obračunljivo vsoto |
| Paket | Vključene ure, porabljene ure, razlika v obe smeri |
| Izdelki | Kaj je bilo oddano in kaj je naročnik odobril, z datumi |
| Domene in gostovanje | Obnove tega meseca in kaj poteče v naslednjih 60 dneh |
| Naslednji mesec | Na čem se dela in na katero odobritev čakate |
Pogoste napake
- Pošiljati poročilo samo, ko naročnik zanj zaprosi — potem deluje kot izgovor, ne kot rutina.
- Pisati dejavnosti namesto rezultatov: „delali smo na spletni strani“ o izdelku ne pove ničesar.
- Skrivati prekoračitev paketa, da je naročnik zadovoljen, in jo nato plačati iz svoje marže.
- Poročilo vsak mesec sestavljati ročno, čeprav so ure že v evidenci.
Kako pomaga 4webagency
- Mesečno poročilo se ustvari iz vpisanih ur in zaprtih izdelkov, ne piše se iz nič.
- Stanje paketa — vključene proti porabljenim uram — se prikaže samodejno, s poudarjeno prekoračitvijo.
- Obnove domen in gostovanja za dani mesec so v istem poročilu.
- Poročilo odide skupaj z računom, izdanim prek 4invoices.net.