Hvordan beregner man en kundes rentabilitet i et bureau?
En kundes rentabilitet er ikke tallet på fakturaen. Det er det, der er tilbage, når du har trukket timerne til intern omkostning, underleverandører og licenser betalt for kunden fra. Formlen har tre linjer og kan regnes ud hver måned.
Kort svar
- Læg alt sammen, hvad du har faktureret kunden i perioden, inklusive retaineren.
- Træk de forbrugte timer gange rollens interne omkostning fra, ikke den fakturerede sats.
- Træk de direkte omkostninger fra: underleverandører, licenser, hosting og annoncering betalt for kunden.
- Resten er marginen; divideret med indtægten giver den rentabiliteten i procent.
- Gentag hver måned og rangér kunderne indbyrdes — rækkefølgen betyder mere end det absolutte tal.
Hvad siger reglerne (kort)
- Fakturerede timer kræver dokumentation: en tidsregistrering eller en aktivitetsrapport vedlagt fakturaen (bogføringsloven).
- Ydelser pålægges moms, hvis bureauet er momsregistreret; under registreringsgrænsen udstedes fakturaen uden moms (momsloven).
- Fakturaer kan sendes elektronisk; mellem virksomheder er det i Danmark ikke et generelt krav, men over for offentlige kunder sendes de via NemHandel.
- Rettighederne til leverancerne overgår efter aftalen (ophavsretsloven) — en kunde, der ikke betaler, bliver ikke automatisk ejer af dem.
Praktiske eksempler
- Månedlig retainer på 800 € for 20 timer: ved 26 forbrugte timer falder den reelle sats fra 40 €/t til 30,8 €/t.
- Den største kunde målt på indtægt er målt på margin kun nummer tre: A giver 2.400 €, men 96 timer og 480 € i direkte omkostninger efterlader 192 € — 8 %, mod 42 % hos B og 39 % hos C.
Samme bureau, tre kunder, én måned
| Kunde | Faktureret | Timer × intern omkostning | Direkte omkostninger | Margin |
|---|---|---|---|---|
| A — fastprisprojekt, der trak ud | 2.400 € | 96 t × 18 € = 1.728 € | 480 € (licenser og annoncering betalt for kunden) | 192 € — 8 % |
| B — månedlig retainer | 800 € | 26 t × 18 € = 468 € | 0 € | 332 € — 42 % |
| C — med underleverance | 1.600 € | 30 t × 18 € = 540 € | 440 € | 620 € — 39 % |
Almindelige fejl
- At bruge den fakturerede sats som timens omkostning — så ser enhver kunde rentabel ud.
- Ikke at registrere ikke-fakturerbare timer: opkald, møder, små rettelser, „bare en ændring til“.
- At rangere kunder efter indtægt i stedet for margin og holde fast i den største tidsrøver.
Sådan hjælper 4webagency
- Hver registreret time bærer en rolle og en intern omkostning, så marginen kommer fra data, ikke fra hukommelsen.
- Kundekortet viser indtægt, forbrugte timer og direkte omkostninger på én side.
- Retainere viser inkluderede mod forbrugte timer, og du ser overskridelsen allerede før faktureringen.
- Rentabiliteten kan sammenlignes på tværs af kunder, så du ved, hvilken aftale du bør genforhandle ved fornyelsen.