Kuukausiraportit verkkotoimiston asiakkaille
Kuukausiraportti ei ole kohteliaisuus — se on dokumentti, joka pitää kuukausisopimuksen hengissä. Asiakas, joka näkee joka kuukausi, mitä sai, ei kysy kuudennella kuulla, mitä oikeastaan teet päivät pitkät. Alla: mitä kuukausiraportteihin verkkotoimiston asiakkaille kuuluu, miten ne automatisoidaan kirjatuista tunneista ja kuinka paljon niiden käsin kokoaminen todella maksaa.
Mitä raporttiin kuuluu, lyhyesti
- Käytetyt tunnit suhteessa kuukausisopimukseen sisältyviin tunteihin, erotus selvästi näkyvissä.
- Viime kuussa luovutetut toimitukset ja ne, jotka asiakas hyväksyi, päivämäärineen.
- Mitä on tulossa ensi kuussa, määräaikoineen ja vastuuhenkilöineen.
- Luvut, jotka kiinnostavat asiakasta: kävijämäärä, konversiot, nopeus, häiriöt.
- Yksi suositus, hinnoiteltuna ja arvioituna tunteina — raportti on myös oma myyntityökalusi seuraavaan kauppaan.
Kuukausisopimuksen raportin rakenne
- Ensimmäinen sivu: käytetyt vs. sisältyvät tunnit ja kuukausibudjetin tila.
- Luovutetut toimitukset linkin ja hyväksyntäpäivän kanssa.
- Laskuttamaton työ, jonka teit silti (korjaukset, tuki) — tässä näkymätön arvo tulee esiin.
- Sivuston suorituskykymittarit: LCP, CLS, saatavuus, virheet.
- Verkkotunnukset, hostaus ja varmenteet, jotka vanhenevat seuraavien 90 päivän aikana.
- Kuukauden suositus, tunteina arvioituna ja hinnoiteltuna.
Taulukko: mitä asiakas näkee ja minkä kysymyksen se ratkaisee
Raportin jokainen osio vastaa kysymykseen, joka muuten tulisi puhelimella, yleensä kolme päivää laskun jälkeen.
Kuukausiraportin osiot ja kysymys, johon kukin vastaa
| Osio | Mitä sisältää | Kysymys, johon vastaa |
|---|---|---|
| Tunnit | 20 sisältyvää, 26 käytettyä | ”Miksi sain ylimääräisen laskun?” |
| Toimitukset | Mitä luovutettiin ja mitä hyväksyttiin | ”Mitä sain tässä kuussa?” |
| Suunnitelma | Mitä seuraavaksi, määräaikoineen ja vastuuhenkilöineen | ”Mitä seuraavaksi tapahtuu?” |
| Suorituskyky | LCP, saatavuus, virheet | ”Onko sivusto todella parempi?” |
| Vanheneminen | Verkkotunnukset ja varmenteet 90 päivän sisällä | ”Mitä pitää pian maksaa?” |
Miten sen voi automatisoida (ja paljonko käsityö maksaa)
Hyvä käsin tehty raportti vie 40 minuuttia: tunnit keräät tuntikirjauksesta, toimitukset chatista, luvut analytiikasta ja liität kaiken esitykseen.
12 kuukausisopimusasiakkaalla se on 8 tuntia kuukaudessa. 30 euron tuntihinnalla 240 € laskuttamatonta työtä — 2 880 € vuodessa, enemmän kuin mikään tilaus, joka tuottaisi samat raportit.
Automatisoitu raportti kokoaa itsensä jo olemassa olevasta datasta: projekteille kirjatuista tunneista, hyväksymispäivämäärällä varustetuista toimituksista, verkkotunnusten ja hostauksen portfoliosta. Kirjoitettavaksi jää vain suositus — noin 15 minuuttia asiakasta kohden, eli 3 tuntia kuukaudessa 8:n sijaan.
- Luo raportti tuntikirjauksista ja toimituksista, älä kuvakaappauksista.
- Lähetä se joka kuu samana päivänä, ennen laskua, ei sen jälkeen.
- Pidä muoto kuukaudesta toiseen samana: vertailtavuus on puolet arvosta.
- Arkistoi raportit asiakaskortille — jatkoneuvottelussa ne ovat historiasi.
Yleisiä virheitä
- Lähettää raportti vasta laskun jälkeen: siitä tulee oikeuttaminen, ei tieto.
- Neljätoista kaaviota eikä yhtään johtopäätöstä.
- Pyöristää tunteja alaspäin ”että se olisi mukavampi”: menetät rahaa ja argumentin jatkosopimukseen.
- Vaihtaa muotoa joka kuukausi: asiakas ei voi verrata mitään.
- Ei suositusta: raportti maksaa aikaa eikä tuo uutta tuloa.