Miten tehdä kuukausiraportti asiakkaalle?
Hyvä kuukausiraportti ei kuvaile työtä vaan perustelee sen. Yksi sivu, joka kuukausi samat osiot, lähetettynä laskun mukana. 12 kuukausisopimusasiakkaalla ja käsin kirjoitetuilla raporteilla se maksaa noin 8 tuntia kuukaudessa.
Lyhyt vastaus
- Pidä joka kuukausi sama rakenne: tunnit, toimitukset, kuukausisopimuksen tila, mitä seuraavaksi.
- Ota tunnit suoraan tuntikirjauksesta, ryhmiteltyinä toiminnon mukaan, ei muistista kirjoitettuina.
- Näytä kuukausisopimukseen sisältyvät tunnit vs. käytetyt, erotus selvästi näkyvissä.
- Lisää luovutetut toimitukset ja saadut hyväksynnät päivämäärineen.
- Lähetä raportti laskun mukana kuun ensimmäisinä päivinä.
Mitä laki sanoo (lyhyesti)
- Toimintakertomus on laskutettujen tuntien tosite (kirjanpitolaki 1336/1997).
- Palvelulasku laaditaan arvonlisäverolain (1501/1993) mukaan, arvonlisäverolla vain jos toimisto on arvonlisäverovelvollinen.
- Laskun voi lähettää sähköisesti Finvoice-muodossa; yritysten välisessä kaupassa se ei ole Suomessa vielä kaikille pakollista.
- Älä laita raporttiin kolmansien osapuolten henkilötietoja ilman oikeusperustetta — GDPR koskee myös liitteitä (EU:n asetus 2016/679).
Käytännön esimerkit
- 800 € kuukausisopimus 20 tunnille: raportti näyttää 26 käytettyä tuntia, joten todellinen hinta laski 40 €/h:sta 30,8 €/h:een.
- Nuo 6 sopimuksen ylittävää tuntia, kun ne näytetään kuun kolmantena päivänä, voi vielä laskuttaa; kolme kuukautta myöhemmin löydettyinä ei enää koskaan.
- 12 kuukausisopimusasiakasta × 40 minuuttia käsin tehtyä raporttia = 8 tuntia kuukaudessa pelkkään raportointiin, eli 240 € laskuttamatonta työtä 30 euron tuntihinnalla.
Yhden sivun kuukausiraportin rakenne
| Osio | Mitä sisältää |
|---|---|
| Tunnit toiminnoittain | Suunnittelu, kehitys, sisältö, palaverit — laskutettava summa mukaan lukien |
| Kuukausisopimus | Sisältyvät tunnit, käytetyt tunnit, erotus molempiin suuntiin |
| Toimitukset | Mitä luovutettiin ja mitä asiakas hyväksyi, päivämäärineen |
| Verkkotunnukset ja hostaus | Tämän kuun uusimiset ja se, mikä vanhenee seuraavien 60 päivän aikana |
| Ensi kuu | Mitä työstetään ja mitä hyväksyntää odotat |
Yleisiä virheitä
- Lähettää raportti vain asiakkaan pyynnöstä — silloin se vaikuttaa tekosyyltä, ei rutiinilta.
- Kirjoittaa toimintoja tulosten sijaan: ”työskentelimme sivuston parissa” ei kerro toimituksesta mitään.
- Piilottaa kuukausisopimuksen ylitys, jotta asiakas pysyy tyytyväisenä, ja maksaa se sitten omasta katteesta.
- Koota raportti joka kuukausi käsin, vaikka tunnit ovat jo tuntikirjauksessa.
Miten 4webagency auttaa
- Kuukausiraportti muodostuu kirjatuista tunneista ja suljetuista toimituksista, sitä ei kirjoiteta tyhjästä.
- Kuukausisopimuksen tila — sisältyvät vs. käytetyt tunnit — näkyy automaattisesti ja ylitys merkittynä.
- Kuukauden verkkotunnusten ja hostauksen uusimiset ovat samassa raportissa.
- Raportti lähtee yhdessä 4invoices.netin kautta lähetetyn laskun kanssa.