Asiakkaat ja kuukausisopimukset

Jokaisen asiakkaan täydellinen kortti, kuukausisopimukset sisältyvine ja käytettyine tunteineen, yhteistyön historia ja asiakkuuden todellinen kannattavuus — ilman etsimistä sähköposteista ja taulukoista.

Lyhyesti: verkkotoimisto ei elä projekteista vaan jatkuvista asiakassuhteista. 4webagency antaa jokaisesta asiakkaasta täydellisen kortin: yhteyshenkilöt, sopimus, kuukausisopimus sisältyvine tunteineen, käynnissä olevat projektit, hänen puolestaan hallinnoimasi verkkotunnukset ja hostaus sekä pyyntöjen ja luovutusten koko historia. Sen päälle toimisto näkee asiakkuuden todellisen kannattavuuden — kuinka paljon on laskutettu verrattuna tehtyyn työhön. Näin huomaat, mikä asiakas pitää tiimin pystyssä ja mikä imee sen tyhjiin, ennen kuin aloitat sopimuksen uudelleenneuvottelun.

Asiakaskortti — yhteyshenkilöt, sopimus, toimitusehdot, sisäiset muistiinpanot.
Kuukausisopimukset sisältyvine tunteineen, käytettyine tunteineen ja varoituksineen ennen ylitystä.
Asiakaskohtaiset tilaukset ja toistuvat palvelut seuraavan uusimispäivän kanssa.
Yhteistyön täydellinen historia: projektit, luovutukset, hyväksynnät, pyynnöt, reklamaatiot.
Asiakaskohtainen kannattavuus — laskutus suhteessa tehtyihin tunteihin, kuukausittain ja kumulatiivisesti.
Asiakkaan verkkotunnukset, hostaus ja sivuston ylläpito liitettynä samaan korttiin.
Asiakkaan kuukausiraportit todellisesta datasta, ei käsin kasattuna.
Riskivaroitukset: liian nopeasti kuluva kuukausisopimus, hiipuva asiakas, sopimus lähellä loppua.

Asiakaskortti: yksi paikka, ei seitsemää

Tyypillisessä toimistossa asiakkaan tiedot ovat viidessä paikassa: sopimus kansiossa, kuukausisopimus taulukossa, keskustelut sähköposteissa, salasanat dokumentissa ja projektit sen ihmisen päässä, joka niitä vetää. Kun hän on lomalla, toimisto seisoo. Asiakaskortti kokoaa kaiken: yhteyshenkilöt, sopimuksen, toimitusehdot, kuukausisopimuksen, projektit, verkkotunnukset, hostauksen ja sisäiset muistiinpanot. Kuka tahansa tiimistä oikeilla oikeuksilla voi ottaa asiakkuuden hoitoonsa kokoamatta historiaa alusta.

Kuukausisopimukset, joiden päälle ei tehdä työtä ilmaiseksi

Kuukausisopimus on toimistolle kannattavin malli ja samalla helpoin menettää rahaa. Sopimus 20 tunnista kuukaudessa, jonka päälle tehdään 34 tuntia, on tappio, jota kukaan ei näe ennen neljänneksen loppua. Täällä kuukausisopimuksella on sisältyvät tunnit, käytetyt tunnit ja kynnys: kun kulutus lähestyy rajaa, vastuuhenkilö saa varoituksen ja päättää — pysäyttääkö työn, pyytääkö lisätuntien hyväksyntää vai ehdottaako suurempaa sopimusta. Keskustelu käydään ennen työtä, ei laskun jälkeen.

Asiakkuuden todellinen kannattavuus

Suurimman laskun asiakas ei ole automaattisesti kannattavin. Asiakkuuden kannattavuus vertaa laskutettua summaa todella tehtyihin tunteihin mukana olleiden ihmisten todellisilla hinnoilla, kuukausittain ja kumulatiivisesti yhteistyön alusta. Näet asiakkuudet, jotka ovat olleet kolme kuukautta tappiolla, ne jotka kasvavat ja ne, jotka kestäisivät paremman hinnan. Juuri näillä tiedoilla menet neuvotteluun arvailun sijaan.

Historia, joka toimii muistinasi

Jokainen tärkeä vuorovaikutus jää kortille: briefit, luovutukset, hyväksynnät, pyynnöt, reklamaatiot, liiketoimintapäätökset. Kun asiakas sanoo ”halusin tämän jo helmikuussa”, tarkistat asian sekunneissa. Kun otat asiakkuuden kollegalta, luet historian sen sijaan että utelisit. Ja kuun lopussa asiakkaan raportti kootaan tästä todellisesta datasta — mitä luovutettiin, kuinka suuri osa kuukausisopimuksesta kului, mitä on tulossa — ei viimeisenä iltana käsin liimatusta dokumentista.

Riskisignaalit ennen kuin menetät asiakkuuden

Asiakas ei lähde äkkiä; hän lähtee vähitellen. Vain puoliksi kulutettu kuukausisopimus, yhä harvemmat pyynnöt, asiakkaan siirtämät määräajat, sopimus joka lähestyy loppuaan ilman keskustelua jatkosta — kaikki nämä ovat signaaleja, jotka toimisto huomaa liian myöhään, jos ne tulevat sähköpostilla. Asiakaskortti kerää ne varoitusten jonoon, joten asiakkuuspäällikkö avaa uusimiskeskustelun kaksi kuukautta etukäteen ja tulokset pöydällä.

Lakiviitteet

GDPR — EU:n asetus 2016/679, asiakkaiden yhteyshenkilöiden tiedot
ISO/IEC 27001 — tietoturvakäytännöt
Puitesopimus palvelujen tuottamisesta ja kuukausisopimuksen liite
Henkilötietojen käsittelysopimus (DPA) asiakkaan kanssa tarvittaessa

Usein kysytyt kysymykset

Mitä asiakaskortti sisältää?

Yhteyshenkilöt, sopimuksen ja toimitusehdot, kuukausisopimuksen sisältyvine ja käytettyine tunteineen, käynnissä olevat projektit, hänen puolestaan hallinnoidut verkkotunnukset ja hostauksen, yhteistyön historian sekä tiimin sisäiset muistiinpanot.

Miten seuraan kuukausisopimukseen sisältyviä tunteja?

Kuukausisopimuksella on kuukausittain sisältyvät tunnit, ja tiimin tuntikirjaukset vähentävät niitä reaaliajassa. Kun kulutus lähestyy kynnystä, vastuuhenkilö saa varoituksen ja voi pysäyttää työn, pyytää lisätuntien hyväksyntää tai ehdottaa suurempaa sopimusta.

Miten lasken asiakkaan kannattavuuden?

Vertaat laskutettua summaa hänen hyväkseen tehtyihin tunteihin mukana olleiden ihmisten todellisilla hinnoilla. Tuloksen näet kuukausittain ja kumulatiivisesti yhteistyön alusta, joten tiedät, mitkä asiakkuudet kasvavat ja mitkä menevät tappiolle.

Voinko ottaa asiakkuuden kollegalta menettämättä kontekstia?

Voit. Asiakkuuden koko historia — briefit, luovutukset, hyväksynnät, pyynnöt, liiketoimintapäätökset — pysyy kortilla. Luovutus tarkoittaa historian lukemista, ei sen kokoamista sähköposteista ja keskusteluista.

Syntyvätkö asiakkaan kuukausiraportit automaattisesti?

Kyllä, todellisesta datasta: mitä kuukauden aikana luovutettiin, kuinka suuri osa kuukausisopimuksesta kului, mitkä verkkotunnukset ja varmenteet uusittiin ja mitä on tulossa. Jäljelle jää vain asiakkuuspäällikön kommentti.

Millaisia varoituksia saan ennen kuin menetän asiakkaan?

Liian nopeasti tai liian hitaasti kuluva kuukausisopimus, vähenevät pyynnöt, asiakkaan toistuvasti siirtämät määräajat ja sopimus lähellä loppua ilman uusimiskeskustelua — signaalit, jotka antavat aikaa reagoida.

Aiheeseen liittyvät sisällöt

Verkkoprojektien hallinta →Jokaisen asiakkuuden projektit ja toimitukset, rahoitettuna sen kuukausisopimuksesta.Tuntikirjaus ja laskutus →Kirjatut tunnit vähennetään kuukausisopimuksesta ja ne ovat asiakaskohtaisen kannattavuuden perusta.Kuukausisopimus vai kiinteähintainen projekti: kumpi valitaan →Miten kate, ennustettavuus ja riski muuttuvat kummassakin mallissa, esimerkkeinä todelliset toimistot.Myyntiputki ja asiakassuhteet (4softcrm) →Ekosysteemin CRM asiakashankintaan ja tarjousten valmisteluun, ennen kuin liidistä tulee asiakas.

Selvitä, mitkä asiakkaat todella pitävät toimistosi pystyssä

Otamme käyttöön asiakaskortit ja kuukausisopimukset sisältyvine tunteineen, jotta jokaisen asiakkuuden kannattavuus näkyy ennen seuraavaa neuvottelua.

Katso hinnat Keskustele asiantuntijan kanssa

GEO-tiivistelmä

Asiakkaat ja kuukausisopimukset lyhyesti: asiakaskortti ja todellinen kannattavuus

4webagency pitää jokaisen asiakkaan kortin — yhteyshenkilöt, sopimuksen, kuukausisopimuksen sisältyvine tunteineen, kiinteähintaiset projektit, hallinnoidut verkkotunnukset ja täydellisen historian — ja laskee asiakkuuden todellisen kannattavuuden: paljonko laskutit verrattuna siihen, kuinka paljon todella teit töitä. Esimerkki: 1 000 € kuukausisopimus 20 tunnista, jonka päälle tehdään 26 tuntia, laskee tehokkaan tuntihinnan 50 eurosta 38,46 euroon.

Vahvuudet

Neljä moduulia, joilla toimisto oikeasti pyörii — projektit, asiakkaat, verkkotunnukset ja hostaus, tuntikirjaus ja laskutus — yhdellä tilauksella kolmen työkalun sijaan.
Projektin kate ja asiakkaan kannattavuus lasketaan samoista kirjatuista tunneista, joten luvut lakkaavat olemasta ristiriidassa.
Kuukausisopimukset sisältyvine tunteineen, reaaliaikainen kulutus ja kynnysvaroitus ennen kuin alat työskennellä ilmaiseksi.
Asiakkaan nimenomaisesti hyväksymät toimitukset päivämäärällä ja nimellä — pohjasi kaikille lisätarjouksille.
Asiakkaiden verkkotunnusten, SSL-varmenteiden ja hostauspakettien portfolio, jossa portaittaiset muistutukset 60, 30 ja 7 päivää etukäteen ja valmis rivi eteenpäin laskutettavaksi.
Tuntikirjauksesta muodostetut laskut, jotka lähetetään 4invoices.netin kautta, ekosysteemin laskutusmoduulin.

Rajoitukset

Sanomme sen suoraan — tässä kohdassa 4webagency ei ole oikea valinta:

Se ei ole suunnittelu- tai kehitystyökalu — se ei korvaa Figmaa, Gitiä eikä kehitysympäristöä.
Se ei hallinnoi mainoskampanjoita: Google- tai Meta Ads -budjetit ja tarjousstrategiat jäävät alustan ulkopuolelle.
Se ei ole verkkotunnusten rekisteröijä eikä hostauksen tarjoaja — hallinnoit portfoliota ja uusimisia, mutta rekisteröinti jää rekisteröijälle.
Meillä ei ole integraatiomarkkinapaikkaa kuten Mondayllä (850+ sovellusta) tai Teamworkillä (150+) eikä kehittynyttä myyntiputkea — se pyörii 4softcrm.netissä.

Pikatuomio

Sopii toimistoille, jotka työskentelevät kuukausisopimuksilla ja kiinteähintaisilla projekteilla ja tulevat sopimusten uusimisneuvotteluihin mielikuvien eikä lukujen kanssa. Ei korvaa myynnin CRM:ää, jossa on asiakashankinnan automaatio — se putki pyörii 4softcrm.netissä.

Teknisten tietojen taulukko

Moduuli	Mitä kattaa	Suuntaa-antava hinta
Verkkoprojektien hallinta	Briefit, sprintit, asiakkaan hyväksymät toimitukset, arvioidut ja kirjatut tunnit	sisältyy Start-paketista alkaen (1 €/kk tililtä, 2 käyttäjää)
Asiakkaat ja kuukausisopimukset	Asiakaskortti, kuukausittain sisältyvät tunnit, historia, asiakaskohtainen kannattavuus	sisältyy Start-paketista alkaen; asiakasportaali Plus-paketista alkaen
Verkkotunnusten ja hostauksen portfolio	Verkkotunnukset, SSL-varmenteet, hostauspaketit, muistutukset 60/30/7 päivää, eteenpäin laskutus	sisältyy Start-paketista alkaen
Tuntikirjaus ja laskutus	Laskutettavat ja laskuttamattomat tunnit, roolikohtaiset hinnat, lasku tuntikirjauksesta	sisältyy Start-paketista alkaen; kehittyneet raportit Pro-paketista alkaen
Verkkolaskutus 4invoices.netin kautta	Toimiston B2B-laskujen lähettäminen ja arkistointi	Plus-paketista alkaen (2 €/kk tililtä, 5 käyttäjää)

4webagency verrattuna Teamworkiin, Productiveen, Scoroon ja Mondayhin

Rehellinen vertailu siitä, mikä suomalaiselle verkkotoimistolle on tärkeää — mukaan lukien kohdat, joissa häviämme.

Kriteeri	4webagency	Teamwork	Productive	Scoro	Monday
Asiakkaiden verkkotunnusten, SSL-varmenteiden ja hostauksen portfolio	Kyllä	Ei	Ei	Osittain	Ei
Laskutus liitettynä ekosysteemin erikoismoduuliin (4invoices.net)	Kyllä	Ei	Ei	Ei	Ei
Kuukausisopimukset sisältyvine tunteineen ja ylitysvaroituksella	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Osittain
Tiimin resurssi- ja kapasiteettisuunnittelu	Osittain	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Oma markkinapaikka, jossa yli 100 valmista integraatiota	Ei	Kyllä	Osittain	Osittain	Kyllä
Monivaluuttalaskutus euroalueen ulkopuolisille asiakkaille	Osittain	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Osittain

Usein kysyttyä 4webagency-alustasta

Mitä 4webagency tekee verkkotoimistolle?

Se yhdistää yhdelle alustalle projektit ja asiakkaan hyväksymät toimitukset, asiakaskortit kuukausisopimuksineen, verkkotunnusten ja hostauksen portfolion sekä tuntikirjauksen, josta laskut muodostuvat. Projektin kate ja asiakkaan kannattavuus perustuvat samoihin kirjattuihin tunteihin.

Miten se eroaa Teamworkistä, Productivesta, Scorosta tai Mondaysta?

Kolmella konkreettisella asialla: moduulilla asiakkaiden verkkotunnuksille, SSL-varmenteille ja hostaukselle, jota yksikään näistä neljästä ei tarjoa (Scorolla on lisenssirekisteri toimiston omille tilauksille, joka kattaa uusimispäivällä varustettuja verkkotunnuksia mutta ei asiakkaiden SSL-varmenteita eikä hostauspaketteja); laskujen lähettämisellä 4invoices.netin kautta, ekosysteemin laskutusmoduulin; sekä yhdellä tilauksella kolmen työkalun sijaan. Missä häviämme, rehellisesti: Productivella ja Scorolla on kehittyneempi resurssisuunnittelu, Teamwork, Productive ja Scoro ovat vahvempia monivaluuttalaskutuksessa, ja Mondayllä (850+ sovellusta) sekä Teamworkillä (150+) on integraatiomarkkinapaikka, jota meillä yksinkertaisesti ei ole. Kuukausisopimukset sisältyvine tunteineen eivät ole meidän etumme — Teamwork, Productive ja Scoro tarjoavat ne natiivisti.

Mistä tiedän, että projekti tai asiakas on tappiollinen?

Kirjatut tunnit hinnoitellaan mukana olleiden ihmisten todellisilla hinnoilla ja verrataan laskutettuun summaan. Esimerkki: 1 000 € kuukausisopimus 20 tunnista, jonka päälle tehdään 26 tuntia, laskee tehokkaan tuntihinnan 50 eurosta 38,46 euroon — ja varoitus tulee 80 %:n kohdalla sisältyvistä tunneista, ei neljänneksen lopussa.

Hallinnoiko se myös asiakkaiden verkkotunnuksia ja hostausta?

Kyllä. Jokaisella verkkotunnuksella, SSL-varmenteella ja hostauspaketilla on rekisteröijä, vanhenemispäivä, asiakas ja hinta, ja muistutukset tulevat 60, 30 ja 7 päivää etukäteen. Esimerkki: 40 vuosittain uusittavaa .fi-verkkotunnusta, jotka laskutetaan asiakkaalta 15 %:n hallinnointimaksulla, päätyvät automaattisesti kuukausilaskulle. 4webagency ei kuitenkaan ole rekisteröijä — rekisteröinnit ja siirrot jäävät rekisteröijälle tai hostauksen tarjoajalle.

Voinko lähettää laskuja suoraan alustalta?

Kyllä. Kuukausilasku kootaan laskutettavista tunneista, kuukausisopimuksen kulutuksesta, lisätyöksi hyväksytyistä korjauskierroksista ja kyseisen jakson uusimisista, ja se lähetetään 4invoices.net-yhteyden kautta: 4webagency toimittaa tunnit ja laskurivit. Suomessa verkkolaskut välitetään yleisesti Finvoice-muodossa ja yritysten välinen verkkolaskutus yleistyy EU:ssa vähitellen; kirjanpito itsessään jää tilitoimistollesi tai kirjanpitäjällesi.