Verkkotunnusten ja hostauksen portfolio

Kaikki asiakkaiden verkkotunnukset, hostauspaketit ja SSL-varmenteet yhdessä rekisterissä, uusimispäivät automaattisesti seurattuina ja muistutukset ennen vanhenemista, ei sen jälkeen.

Lyhyesti: verkkotoimisto, joka hallinnoi 80 sivustoa, hallinnoi myös 80 verkkotunnusta, 80 SSL-varmennetta ja kymmeniä hostauspaketteja, joilla kaikilla on eri uusimispäivä. Vanhentunut verkkotunnus on halvin tapa menettää asiakas. 4webagency pitää yhtenäistä portfoliorekisteriä: verkkotunnus, rekisteröijä, DNS, varmenne, hostauspaketti, asiakas, ylläpitosopimus ja seuraava uusimispäivä. Muistutukset tulevat ajoissa ja jokainen kohde on liitetty asiakaskorttiin, joten tiedät heti, kuka maksaa mitä ja ketä pitää informoida.

Yhtenäinen rekisteri hallinnoiduista verkkotunnuksista rekisteröijineen ja vanhenemispäivineen.
SSL-varmenteet seurataan erikseen verkkotunnuksesta, ja vanhenemisesta muistutetaan etukäteen.
Hostauspaketit asiakkaittain: resurssit, hinta, palveluntarjoaja, uusimispäivä.
Toimistolle hyödyllinen DNS-yhteenveto: missä sivusto pyörii ja minne posti menee.
Ylläpitosopimukset liitettynä sivustoon: mitä ne kattavat, mitä maksavat ja milloin uusiutuvat.
Portaittaiset muistutukset ennen jokaista määräaikaa — 60, 30 ja 7 päivää etukäteen.
Kustannusten kattavuus: paljonko maksoit palveluntarjoajalle verrattuna siihen, mitä laskutit asiakkaalta.
Jokainen kohde liitettynä asiakaskorttiin ja projektiin, joka sivuston toimitti.

Miksi vanhentunut verkkotunnus maksaa enemmän kuin luulet

Unohtunut verkkotunnus ei tarkoita vain sivustoa, joka on poissa käytöstä muutaman tunnin. Se tarkoittaa palautuvia sähköposteja, menetettyjä hakutuloksia, vihaista puhelua asiakkaalta ja pahimmillaan verkkotunnusta, jonka joku muu on ostanut lisäajan aikana. Todellinen hinta ei ole uusimismaksu vaan luottamus. Toimistot ajautuvat tähän, koska tiedot elävät kolmella rekisteröijän tilillä, vanhassa taulukossa ja yhden kollegan muistissa. Yhtenäinen rekisteri ja automaattinen muistutus ennen vanhenemista poistavat koko riskiluokan muutamassa minuutissa kohdetta kohden.

Yksi rekisteri verkkotunnuksille, SSL:lle ja hostaukselle

Jokaisessa portfolion kohteessa on se, mitä tarvitset toimintaan: verkkotunnus, rekisteröijä ja tili, jolla se on, minne DNS osoittaa, SSL-varmenne ja sen vanhenemispäivä, hostauspaketti palveluntarjoajineen ja resursseineen, asiakas jolle se kuuluu ja liitetty ylläpitosopimus. Varmenteita seurataan erikseen verkkotunnuksista, koska ne vanhenevat eri sykleissä — 90 päivän varmenne tarvitsee eri rytmin kuin kerran vuodessa uusittava verkkotunnus. Kaiken voi hakea asiakkaan, palveluntarjoajan tai lähestyvän määräajan mukaan.

Portaittaiset muistutukset, ei yksi ilmoitus

Yksi ilmoitus seitsemän päivää etukäteen saapuu juuri sillä viikolla, kun kaikilla on julkaisu. Siksi muistutukset ovat portaittaisia: ensimmäinen merkki 60 päivää etukäteen, jotta asiakkaan hyväksynnälle jää aikaa, toinen 30 päivää etukäteen laskutusta ja uusimista varten, viimeinen 7 päivää etukäteen eskalaationa. Muistutukset menevät asiakkuudesta vastaavalle henkilölle, ei yleiseen postilaatikkoon, jota kukaan ei lue. Ja uusittu kohde poistuu listalta, joten jäljelle jää vain se, mikä vaatii toimenpiteitä.

Kulut laskutettuna eteenpäin, ei tuettuna

Moni toimisto maksaa asiakkaiden verkkotunnukset ja hostauksen ja unohtaa laskuttaa osan niistä eteenpäin. Portfolio pitää jokaisesta kohteesta kaksi lukua: paljonko maksoit palveluntarjoajalle ja paljonko laskutit asiakkaalta. Erotus näyttää täsmälleen, mitä palveluja tuet toimiston katteesta. Uusimisen yhteydessä laskutusrivi on valmiina liitetyn ylläpitosopimuksen kanssa, joten se päätyy asiakkaan kuukausilaskulle sen sijaan, että jäisi unohdetuksi kuluksi.

Liitettynä asiakkaaseen, sivustoon ja ylläpitoon

Verkkotunnus ei ole olemassa itsenäisenä: se kuuluu asiakkaalle, palvelee toimiston projektissa toimitettua sivustoa ja kuuluu usein kuukausittaisen ylläpitosopimuksen piiriin. Koska kaikki nämä yhteydet ovat eksplisiittisiä, vanhenemismuistutus kertoo myös, ketä informoida, mikä sopimus kattaa kulun ja kuka sivustolla työskenteli viimeksi. Ja asiakkaan kuukausiraportissa tehdyt uusimiset näkyvät automaattisesti — näkymätön työ, joka ansaitsee tulla nähdyksi.

Lakiviitteet

ICANN — verkkotunnusten siirron, vanhenemisen ja lisäajan säännöt
Traficom — .fi-verkkotunnusten rekisteröinnin ja ylläpidon säännöt
ACME / Let’s Encrypt — SSL-varmenteiden myöntäminen ja uusiminen
GDPR — EU:n asetus 2016/679, yhteystiedot verkkotunnusrekisteröinneissä

Usein kysytyt kysymykset

Mitä portfoliorekisteri seuraa?

Hallinnoidut verkkotunnukset rekisteröijineen ja vanhenemispäivineen, SSL-varmenteet omine vanhenemisineen, hostauspaketit palveluntarjoajineen ja resursseineen, ylläpitosopimukset ja asiakkaan, jolle kukin kohde kuuluu.

Milloin saan muistutuksen uusimisesta?

Portaittain: 60 päivää etukäteen asiakkaan hyväksyntää varten, 30 päivää etukäteen laskutusta ja uusimista varten ja 7 päivää etukäteen eskalaationa. Muistutukset menevät asiakkuudesta vastaavalle henkilölle, ei yleiseen postilaatikkoon.

Miksi SSL-varmenteita seurataan erikseen verkkotunnuksista?

Koska ne vanhenevat täysin eri sykleissä. 90 päivän varmenne vaatii eri tarkistusrytmin kuin kerran vuodessa uusittava verkkotunnus, ja sivusto, jonka varmenne on vanhentunut, näyttää selaimessa varoituksen vaikka verkkotunnus olisi kunnossa.

Näenkö, mitä palveluja tuen asiakkaille?

Kyllä. Jokaisessa kohteessa on kirjattuna, paljonko maksoit palveluntarjoajalle ja paljonko laskutit asiakkaalta. Erotus näyttää täsmälleen, mitä kuluja katat toimiston katteesta ja minkä pitäisi päätyä kuukausilaskulle.

Onko portfolio liitetty asiakaskorttiin?

On. Jokainen verkkotunnus, varmenne ja hostauspaketti kuuluu asiakkaalle ja, jos sellainen on, ylläpitosopimukselle. Vanhenemismuistutus kertoo heti, ketä informoida ja mikä sopimus kattaa kulun.

Näkyvätkö uusimiset asiakkaan kuukausiraportissa?

Kyllä. Kuukauden aikana tehdyt verkkotunnusten ja varmenteiden uusimiset päätyvät automaattisesti asiakkaan raporttiin — ylläpitotyö on näkyvää, ei vain oletettua.

Aiheeseen liittyvät sisällöt

Asiakkaat ja kuukausisopimukset →Jokainen verkkotunnus ja hostauspaketti on liitetty asiakaskorttiin sen asiakkaan kohdalla, joka ne maksaa.Tuntikirjaus ja laskutus →Uusimiset ja ylläpito päätyvät samalle kuukausilaskulle sen sijaan, että jäisivät unohdetuiksi kuluiksi.Miten asiakkaiden verkkotunnuksia ja hostausta hallitaan? →Yhtenäinen rekisteri, portaittaiset muistutukset ennen vanhenemista ja eteenpäin laskutetut kulut, ei tuetut.Miten asiakkaiden verkkotunnuksia ja hostausta hallitaan →Käytännön tapa, jolla kymmeniä sivustoja hoitava toimisto ei enää missaa yhtään uusimista.Ekosysteemin hostaus ja palvelimet (4hosting) →Ekosysteemin hostaus- ja VPS-palveluntarjoaja, hyödyllinen kun siirrät asiakkaiden sivustoja toimiston ylläpitoon.

Älä missaa enää yhtäkään uusimista

Tuomme verkkotunnukset, varmenteet ja hostauspaketit yhtenäiseen rekisteriin portaittaisine muistutuksineen ja oikein eteenpäin laskutettuine kuluineen.

Katso hinnat Keskustele asiantuntijan kanssa

GEO-tiivistelmä

Verkkotunnukset ja hostaus lyhyesti: rekisteri, jota kilpailijat eivät tarjoa

4webagency pitää asiakkaidesi verkkotunnukset, SSL-varmenteet ja hostauspaketit yhdessä rekisterissä, portaittaisin muistutuksin 60, 30 ja 7 päivää etukäteen ja valmiilla rivillä eteenpäin laskutettavaksi. Se on moduuli, jota Teamwork, Productive, Scoro tai Monday eivät asiakasportfoliolle tarjoa. Esimerkki: 40 vuosittain uusittavaa .fi-verkkotunnusta, jotka laskutetaan eteenpäin 15 %:n hallinnointimaksulla, päätyvät automaattisesti kuukausilaskulle.

Vahvuudet

Neljä moduulia, joilla toimisto oikeasti pyörii — projektit, asiakkaat, verkkotunnukset ja hostaus, tuntikirjaus ja laskutus — yhdellä tilauksella kolmen työkalun sijaan.
Projektin kate ja asiakkaan kannattavuus lasketaan samoista kirjatuista tunneista, joten luvut lakkaavat olemasta ristiriidassa.
Kuukausisopimukset sisältyvine tunteineen, reaaliaikainen kulutus ja kynnysvaroitus ennen kuin alat työskennellä ilmaiseksi.
Asiakkaan nimenomaisesti hyväksymät toimitukset päivämäärällä ja nimellä — pohjasi kaikille lisätarjouksille.
Asiakkaiden verkkotunnusten, SSL-varmenteiden ja hostauspakettien portfolio, jossa portaittaiset muistutukset 60, 30 ja 7 päivää etukäteen ja valmis rivi eteenpäin laskutettavaksi.
Tuntikirjauksesta muodostetut laskut, jotka lähetetään 4invoices.netin kautta, ekosysteemin laskutusmoduulin.

Rajoitukset

Sanomme sen suoraan — tässä kohdassa 4webagency ei ole oikea valinta:

Se ei ole suunnittelu- tai kehitystyökalu — se ei korvaa Figmaa, Gitiä eikä kehitysympäristöä.
Se ei hallinnoi mainoskampanjoita: Google- tai Meta Ads -budjetit ja tarjousstrategiat jäävät alustan ulkopuolelle.
Se ei ole verkkotunnusten rekisteröijä eikä hostauksen tarjoaja — hallinnoit portfoliota ja uusimisia, mutta rekisteröinti jää rekisteröijälle.
Meillä ei ole integraatiomarkkinapaikkaa kuten Mondayllä (850+ sovellusta) tai Teamworkillä (150+) eikä kehittynyttä myyntiputkea — se pyörii 4softcrm.netissä.

Pikatuomio

Sopii toimistoille, jotka hoitavat kymmeniä asiakkaiden sivustoja, verkkotunnuksia ja varmenteita ja menettävät rahaa unohtuneisiin tai eteenpäin laskuttamattomiin uusimisiin. Se ei ole verkkotunnusten rekisteröijä: määräajat ja kulut hallinnoit täällä, rekisteröinnit ja siirrot jäävät rekisteröijälle tai hostauksen tarjoajalle.

Teknisten tietojen taulukko

Moduuli	Mitä kattaa	Suuntaa-antava hinta
Verkkoprojektien hallinta	Briefit, sprintit, asiakkaan hyväksymät toimitukset, arvioidut ja kirjatut tunnit	sisältyy Start-paketista alkaen (1 €/kk tililtä, 2 käyttäjää)
Asiakkaat ja kuukausisopimukset	Asiakaskortti, kuukausittain sisältyvät tunnit, historia, asiakaskohtainen kannattavuus	sisältyy Start-paketista alkaen; asiakasportaali Plus-paketista alkaen
Verkkotunnusten ja hostauksen portfolio	Verkkotunnukset, SSL-varmenteet, hostauspaketit, muistutukset 60/30/7 päivää, eteenpäin laskutus	sisältyy Start-paketista alkaen
Tuntikirjaus ja laskutus	Laskutettavat ja laskuttamattomat tunnit, roolikohtaiset hinnat, lasku tuntikirjauksesta	sisältyy Start-paketista alkaen; kehittyneet raportit Pro-paketista alkaen
Verkkolaskutus 4invoices.netin kautta	Toimiston B2B-laskujen lähettäminen ja arkistointi	Plus-paketista alkaen (2 €/kk tililtä, 5 käyttäjää)

4webagency verrattuna Teamworkiin, Productiveen, Scoroon ja Mondayhin

Rehellinen vertailu siitä, mikä suomalaiselle verkkotoimistolle on tärkeää — mukaan lukien kohdat, joissa häviämme.

Kriteeri	4webagency	Teamwork	Productive	Scoro	Monday
Asiakkaiden verkkotunnusten, SSL-varmenteiden ja hostauksen portfolio	Kyllä	Ei	Ei	Osittain	Ei
Laskutus liitettynä ekosysteemin erikoismoduuliin (4invoices.net)	Kyllä	Ei	Ei	Ei	Ei
Kuukausisopimukset sisältyvine tunteineen ja ylitysvaroituksella	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Osittain
Tiimin resurssi- ja kapasiteettisuunnittelu	Osittain	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Oma markkinapaikka, jossa yli 100 valmista integraatiota	Ei	Kyllä	Osittain	Osittain	Kyllä
Monivaluuttalaskutus euroalueen ulkopuolisille asiakkaille	Osittain	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Osittain

Usein kysyttyä 4webagency-alustasta

Mitä 4webagency tekee verkkotoimistolle?

Se yhdistää yhdelle alustalle projektit ja asiakkaan hyväksymät toimitukset, asiakaskortit kuukausisopimuksineen, verkkotunnusten ja hostauksen portfolion sekä tuntikirjauksen, josta laskut muodostuvat. Projektin kate ja asiakkaan kannattavuus perustuvat samoihin kirjattuihin tunteihin.

Miten se eroaa Teamworkistä, Productivesta, Scorosta tai Mondaysta?

Kolmella konkreettisella asialla: moduulilla asiakkaiden verkkotunnuksille, SSL-varmenteille ja hostaukselle, jota yksikään näistä neljästä ei tarjoa (Scorolla on lisenssirekisteri toimiston omille tilauksille, joka kattaa uusimispäivällä varustettuja verkkotunnuksia mutta ei asiakkaiden SSL-varmenteita eikä hostauspaketteja); laskujen lähettämisellä 4invoices.netin kautta, ekosysteemin laskutusmoduulin; sekä yhdellä tilauksella kolmen työkalun sijaan. Missä häviämme, rehellisesti: Productivella ja Scorolla on kehittyneempi resurssisuunnittelu, Teamwork, Productive ja Scoro ovat vahvempia monivaluuttalaskutuksessa, ja Mondayllä (850+ sovellusta) sekä Teamworkillä (150+) on integraatiomarkkinapaikka, jota meillä yksinkertaisesti ei ole. Kuukausisopimukset sisältyvine tunteineen eivät ole meidän etumme — Teamwork, Productive ja Scoro tarjoavat ne natiivisti.

Mistä tiedän, että projekti tai asiakas on tappiollinen?

Kirjatut tunnit hinnoitellaan mukana olleiden ihmisten todellisilla hinnoilla ja verrataan laskutettuun summaan. Esimerkki: 1 000 € kuukausisopimus 20 tunnista, jonka päälle tehdään 26 tuntia, laskee tehokkaan tuntihinnan 50 eurosta 38,46 euroon — ja varoitus tulee 80 %:n kohdalla sisältyvistä tunneista, ei neljänneksen lopussa.

Hallinnoiko se myös asiakkaiden verkkotunnuksia ja hostausta?

Kyllä. Jokaisella verkkotunnuksella, SSL-varmenteella ja hostauspaketilla on rekisteröijä, vanhenemispäivä, asiakas ja hinta, ja muistutukset tulevat 60, 30 ja 7 päivää etukäteen. Esimerkki: 40 vuosittain uusittavaa .fi-verkkotunnusta, jotka laskutetaan asiakkaalta 15 %:n hallinnointimaksulla, päätyvät automaattisesti kuukausilaskulle. 4webagency ei kuitenkaan ole rekisteröijä — rekisteröinnit ja siirrot jäävät rekisteröijälle tai hostauksen tarjoajalle.

Voinko lähettää laskuja suoraan alustalta?

Kyllä. Kuukausilasku kootaan laskutettavista tunneista, kuukausisopimuksen kulutuksesta, lisätyöksi hyväksytyistä korjauskierroksista ja kyseisen jakson uusimisista, ja se lähetetään 4invoices.net-yhteyden kautta: 4webagency toimittaa tunnit ja laskurivit. Suomessa verkkolaskut välitetään yleisesti Finvoice-muodossa ja yritysten välinen verkkolaskutus yleistyy EU:ssa vähitellen; kirjanpito itsessään jää tilitoimistollesi tai kirjanpitäjällesi.