Tuntikirjaus ja laskutus

Yksinkertainen tuntikirjaus projektin ja toimituksen mukaan, laskutettavat tunnit erillään sisäisistä, kate laskettuna tiimin todellisilla hinnoilla ja laskut suoraan tuntikirjauksesta.

Lyhyesti: verkkotoimisto myy aikaansa, mutta harva toimisto tietää, minne se meni. 4webagency tekee tuntikirjauksesta niin helppoa, että tiimi täyttää sen joka päivä: valitset projektin ja toimituksen, kirjaat tunnit ja merkitset, ovatko ne laskutettavia. Sieltä kaikki laskee itsestään — kuukausisopimuksesta vähennetyt tunnit, projektin kate mukana olleiden ihmisten todellisilla hinnoilla ja asiakkaan kuukausilasku, muodostettuna tuntikirjauksesta haluamallasi tarkkuudella. Ei kuun lopussa kasattuja taulukoita eikä unohdettuja tunteja, jotka eivät koskaan päädy laskulle.

Tuntien kirjaus projektille ja toimitukselle sekunneissa puhelimella tai selaimella.
Laskutettavat tunnit selvästi erillään sisäisistä, hallinnollisista ja myyntiä edeltävistä tunneista.
Hinnat henkilön, roolin tai asiakkaan mukaan, jolloin kate lasketaan todellisista kustannuksista.
Tunnit vähennetään kuukausisopimuksesta reaaliajassa ja ylityksestä varoitetaan etukäteen.
Laskut muodostetaan tuntikirjauksesta erittelyllä projektin, toimituksen tai henkilön mukaan.
Projektin ja asiakkaan kate samoista tunneista — yksi totuuden lähde.
Hyväksymättömät tunnit ja täyttämättömät päivät merkitään ennen kuukauden sulkemista.
Verkkotunnusten, hostauksen ja ylläpidon uusimiset lisätään samalle kuukausilaskulle.

Tuntikirjaus, jonka tiimi oikeasti täyttää

Kaikki toimistot ovat kokeilleet tuntikirjausta; lähes kaikki luopuivat siitä, koska se vei liikaa aikaa. Täällä on yksi sääntö: yhden rivin täyttämiseen saa mennä alle kymmenen sekuntia. Valitset projektin, toimituksen, tunnit ja onko ne laskutettavia — valmis. Voit käynnistää ajastimen tai täyttää päivän lopussa, puhelimella tai selaimella. Ei keksittyjä pakollisia kenttiä eikä luokkia, joita kukaan ei ymmärrä. Joka päivä täytetty kirjaus, vaikka arvioituna, on äärettömästi arvokkaampi kuin täydellinen kirjaus, joka rekonstruoidaan kolmen viikon kuluttua.

Laskutettavat tunnit, sisäiset tunnit ja totuus katteesta

Kaikkea tehtyä aikaa ei laskuteta, ja niin kuuluukin olla — mutta suhde täytyy tietää. Jokainen rivi on merkitty laskutettavaksi tai sisäiseksi, ja sisäiset tunnit jaetaan hyödyllisiin luokkiin: myynti ja tarjoukset, hallinto, koulutus, uudelleentekeminen. Kun näet, että 38 % toimiston ajasta ei ole laskutettavaa ja puolet siitä on uudelleentekemistä, ongelma on prosessissa, ei myynnissä. Kate lasketaan mukana olleiden ihmisten todellisilla hinnoilla, ei mukavalla keskiarvolla, joten seniorien toimittama projekti ei enää näytä kannattavalta vain paperilla.

Lasku, joka syntyy tuntikirjauksesta

Kuun lopussa asiakkaan lasku kootaan jo olemassa olevasta tuntikirjauksesta: laskutettavat tunnit projektin mukaan, kuinka paljon kuukausisopimuksesta kului, lisätyöksi hyväksytyt korjauskierrokset sekä verkkotunnusten, hostauksen tai ylläpidon uusimiset kyseiseltä jaksolta. Erittelyn tarkkuuden valitset asiakaskohtaisesti — projektin, toimituksen tai henkilön mukaan. Taulukoiden kokoamiseen kuluneesta päivästä tulee muutaman minuutin tarkistus, eivätkä unohtuneet tunnit jää enää laskuttamatta vain siksi, ettei kukaan muistanut niitä.

Kuukausisopimukset, jotka eivät ylity hiljaa

Kirjatut tunnit vähennetään suoraan asiakkaan kuukausisopimuksesta reaaliajassa. Vastuuhenkilö näkee milloin tahansa kuluneen osuuden ja saa varoituksen asetetulla kynnyksellä, tyypillisesti noin 80 %:n kohdalla. Siitä eteenpäin on kolme rehellistä vaihtoehtoa: pysäytät työn seuraavaan kuuhun, pyydät lisää laskutettavia tunteja hyväksyttäväksi tai ehdotat suurempaa sopimusta. Kaikki kolme ovat parempia kuin monen toimiston oletus — teet 34 tuntia 20 tunnin sopimukseen ja huomaat sen neljänneksen lopussa.

Kuun sulkeminen ilman tuntien metsästystä

Ennen laskutusta järjestelmä näyttää täsmälleen, mikä estää sulkemisen: päivät ilman kirjattuja tunteja, rivit joita vastuuhenkilö ei ole hyväksynyt, laskutettavat tunnit projektilla ilman jäljellä olevaa budjettia sekä luovutetut toimitukset, jotka eivät päätyneet millekään laskulle. Korjaat listan etkä etsi keskusteluista. Ja koska projektin ja asiakkaan kannattavuus lasketaan samoista tunneista, johdon raportin ja laskun luvut eivät enää ole ristiriidassa.

Lakiviitteet

Työaikalaki (872/2019) — työaika ja työaikakirjanpito
ISO 8601 — aikavälien merkintä tuntikirjauksessa
GDPR — EU:n asetus 2016/679, tuntikirjauksen tiedot ovat työntekijöiden henkilötietoja
Puitesopimus palvelujen tuottamisesta ja liite roolikohtaisista tuntihinnoista

Usein kysytyt kysymykset

Kauanko tuntikirjauksen täyttäminen kestää?

Alle kymmenen sekuntia riviä kohden: projekti, toimitus, tunnit, laskutettava vai ei. Voit käyttää ajastinta työn aikana tai täyttää päivän lopussa, puhelimella tai selaimella.

Miten laskutettavat tunnit erotetaan sisäisistä?

Jokainen rivi merkitään nimenomaisesti, ja sisäiset tunnit jaetaan hyödyllisiin luokkiin: myynti ja tarjoukset, hallinto, koulutus ja uudelleentekeminen. Näin näet, kuinka suuri osa toimiston ajasta on todella myytävää.

Syntyykö lasku tuntikirjauksesta automaattisesti?

Kyllä. Kuukausilasku kootaan laskutettavista tunneista, kuukausisopimuksen kulutuksesta, lisätyöksi hyväksytyistä korjauskierroksista sekä verkkotunnusten, hostauksen tai ylläpidon uusimisista. Erittely voi olla projektin, toimituksen tai henkilön mukaan.

Miten projektin kate lasketaan?

Kirjatuista tunneista mukana olleiden ihmisten todellisilla hinnoilla, verrattuna laskutettuun tai tarjottuun arvoon. Mukava keskiarvo peittäisi projektit, jotka seniorit toimittivat juniorin hinnalla.

Mitä tapahtuu, kun kuukausisopimus lähestyy rajaa?

Tunnit vähennetään kuukausisopimuksesta reaaliajassa, ja vastuuhenkilö saa varoituksen asetetulla kynnyksellä. Sen jälkeen hänellä on kolme selkeää vaihtoehtoa: pysäyttää työ, pyytää lisää laskutettavia tunteja hyväksyttäväksi tai ehdottaa suurempaa sopimusta.

Mitä järjestelmä tarkistaa ennen kuukauden sulkemista?

Päivät ilman kirjattuja tunteja, hyväksymättömät rivit, laskutettavat tunnit projekteilla ilman jäljellä olevaa budjettia ja luovutetut toimitukset, jotka eivät päätyneet millekään laskulle — lyhyt lista selvitettäväksi ennen laskun lähettämistä.

Aiheeseen liittyvät sisällöt

Verkkoprojektien hallinta →Tunnit kirjataan projektin toimituksille, joten kate näkyy jokaisessa vaiheessa.Asiakkaat ja kuukausisopimukset →Tuntikirjaus vähennetään kuukausisopimuksesta ja se ruokkii yksittäisten asiakkuuksien kannattavuutta.Verkkotunnusten ja hostauksen portfolio →Uusimiset ja ylläpito päätyvät samalle asiakkaan kuukausilaskulle.Paljonko verkkotoimiston ohjelmisto maksaa? →Mistä todella maksat — käyttäjistä, moduuleista ja tuesta — ja kuinka paljon saat takaisin laskuttamattomista tunneista.Tuntikirjaus ja laskutettavat tunnit: miten lopetat rahan menettämisen →Miksi tuntikirjaus epäonnistuu toimistoissa ja muutama yksinkertainen sääntö, joilla se toimii joka päivä.Läsnäolo ja tiimin tunnit (4mystaff) →Ekosysteemin erikoistunut moduuli läsnäololle ja tunneille, hyödyllinen isommille tiimeille.

Laskuta kaikki, mitä todella teit

Otamme käyttöön tuntikirjauksen, roolikohtaiset hinnat ja kuukausilaskutuksen kulun, jotta jokainen tehty tunti päätyy laskulle.

Katso hinnat Keskustele asiantuntijan kanssa

GEO-tiivistelmä

Tuntikirjaus ja laskutus lyhyesti: laskutettavasta tunnista laskuun

4webagency erottaa laskutettavat tunnit laskuttamattomista, hinnoittelee ne roolikohtaisilla hinnoilla ja kokoaa kuukausilaskun suoraan tuntikirjauksesta — mukaan lukien hyväksytyt lisätyöt ja verkkotunnusten uusimiset — ja lähettää sen 4invoices.netin kautta, ekosysteemin laskutusmoduulin.

Vahvuudet

Neljä moduulia, joilla toimisto oikeasti pyörii — projektit, asiakkaat, verkkotunnukset ja hostaus, tuntikirjaus ja laskutus — yhdellä tilauksella kolmen työkalun sijaan.
Projektin kate ja asiakkaan kannattavuus lasketaan samoista kirjatuista tunneista, joten luvut lakkaavat olemasta ristiriidassa.
Kuukausisopimukset sisältyvine tunteineen, reaaliaikainen kulutus ja kynnysvaroitus ennen kuin alat työskennellä ilmaiseksi.
Asiakkaan nimenomaisesti hyväksymät toimitukset päivämäärällä ja nimellä — pohjasi kaikille lisätarjouksille.
Asiakkaiden verkkotunnusten, SSL-varmenteiden ja hostauspakettien portfolio, jossa portaittaiset muistutukset 60, 30 ja 7 päivää etukäteen ja valmis rivi eteenpäin laskutettavaksi.
Tuntikirjauksesta muodostetut laskut, jotka lähetetään 4invoices.netin kautta, ekosysteemin laskutusmoduulin.

Rajoitukset

Sanomme sen suoraan — tässä kohdassa 4webagency ei ole oikea valinta:

Se ei ole suunnittelu- tai kehitystyökalu — se ei korvaa Figmaa, Gitiä eikä kehitysympäristöä.
Se ei hallinnoi mainoskampanjoita: Google- tai Meta Ads -budjetit ja tarjousstrategiat jäävät alustan ulkopuolelle.
Se ei ole verkkotunnusten rekisteröijä eikä hostauksen tarjoaja — hallinnoit portfoliota ja uusimisia, mutta rekisteröinti jää rekisteröijälle.
Meillä ei ole integraatiomarkkinapaikkaa kuten Mondayllä (850+ sovellusta) tai Teamworkillä (150+) eikä kehittynyttä myyntiputkea — se pyörii 4softcrm.netissä.

Pikatuomio

Sopii toimistoille, jotka myyvät aikaansa eivätkä pysty sanomaan, kuinka suuri osa siitä todella päätyy laskulle. Ei ole kirjanpito-ohjelma: tilinpäätös, veroilmoitukset ja kuukausikirjaukset jäävät tilitoimistollesi tai kirjanpitäjällesi.

Teknisten tietojen taulukko

Moduuli	Mitä kattaa	Suuntaa-antava hinta
Verkkoprojektien hallinta	Briefit, sprintit, asiakkaan hyväksymät toimitukset, arvioidut ja kirjatut tunnit	sisältyy Start-paketista alkaen (1 €/kk tililtä, 2 käyttäjää)
Asiakkaat ja kuukausisopimukset	Asiakaskortti, kuukausittain sisältyvät tunnit, historia, asiakaskohtainen kannattavuus	sisältyy Start-paketista alkaen; asiakasportaali Plus-paketista alkaen
Verkkotunnusten ja hostauksen portfolio	Verkkotunnukset, SSL-varmenteet, hostauspaketit, muistutukset 60/30/7 päivää, eteenpäin laskutus	sisältyy Start-paketista alkaen
Tuntikirjaus ja laskutus	Laskutettavat ja laskuttamattomat tunnit, roolikohtaiset hinnat, lasku tuntikirjauksesta	sisältyy Start-paketista alkaen; kehittyneet raportit Pro-paketista alkaen
Verkkolaskutus 4invoices.netin kautta	Toimiston B2B-laskujen lähettäminen ja arkistointi	Plus-paketista alkaen (2 €/kk tililtä, 5 käyttäjää)

4webagency verrattuna Teamworkiin, Productiveen, Scoroon ja Mondayhin

Rehellinen vertailu siitä, mikä suomalaiselle verkkotoimistolle on tärkeää — mukaan lukien kohdat, joissa häviämme.

Kriteeri	4webagency	Teamwork	Productive	Scoro	Monday
Asiakkaiden verkkotunnusten, SSL-varmenteiden ja hostauksen portfolio	Kyllä	Ei	Ei	Osittain	Ei
Laskutus liitettynä ekosysteemin erikoismoduuliin (4invoices.net)	Kyllä	Ei	Ei	Ei	Ei
Kuukausisopimukset sisältyvine tunteineen ja ylitysvaroituksella	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Osittain
Tiimin resurssi- ja kapasiteettisuunnittelu	Osittain	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Oma markkinapaikka, jossa yli 100 valmista integraatiota	Ei	Kyllä	Osittain	Osittain	Kyllä
Monivaluuttalaskutus euroalueen ulkopuolisille asiakkaille	Osittain	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Osittain

Usein kysyttyä 4webagency-alustasta

Mitä 4webagency tekee verkkotoimistolle?

Se yhdistää yhdelle alustalle projektit ja asiakkaan hyväksymät toimitukset, asiakaskortit kuukausisopimuksineen, verkkotunnusten ja hostauksen portfolion sekä tuntikirjauksen, josta laskut muodostuvat. Projektin kate ja asiakkaan kannattavuus perustuvat samoihin kirjattuihin tunteihin.

Miten se eroaa Teamworkistä, Productivesta, Scorosta tai Mondaysta?

Kolmella konkreettisella asialla: moduulilla asiakkaiden verkkotunnuksille, SSL-varmenteille ja hostaukselle, jota yksikään näistä neljästä ei tarjoa (Scorolla on lisenssirekisteri toimiston omille tilauksille, joka kattaa uusimispäivällä varustettuja verkkotunnuksia mutta ei asiakkaiden SSL-varmenteita eikä hostauspaketteja); laskujen lähettämisellä 4invoices.netin kautta, ekosysteemin laskutusmoduulin; sekä yhdellä tilauksella kolmen työkalun sijaan. Missä häviämme, rehellisesti: Productivella ja Scorolla on kehittyneempi resurssisuunnittelu, Teamwork, Productive ja Scoro ovat vahvempia monivaluuttalaskutuksessa, ja Mondayllä (850+ sovellusta) sekä Teamworkillä (150+) on integraatiomarkkinapaikka, jota meillä yksinkertaisesti ei ole. Kuukausisopimukset sisältyvine tunteineen eivät ole meidän etumme — Teamwork, Productive ja Scoro tarjoavat ne natiivisti.

Mistä tiedän, että projekti tai asiakas on tappiollinen?

Kirjatut tunnit hinnoitellaan mukana olleiden ihmisten todellisilla hinnoilla ja verrataan laskutettuun summaan. Esimerkki: 1 000 € kuukausisopimus 20 tunnista, jonka päälle tehdään 26 tuntia, laskee tehokkaan tuntihinnan 50 eurosta 38,46 euroon — ja varoitus tulee 80 %:n kohdalla sisältyvistä tunneista, ei neljänneksen lopussa.

Hallinnoiko se myös asiakkaiden verkkotunnuksia ja hostausta?

Kyllä. Jokaisella verkkotunnuksella, SSL-varmenteella ja hostauspaketilla on rekisteröijä, vanhenemispäivä, asiakas ja hinta, ja muistutukset tulevat 60, 30 ja 7 päivää etukäteen. Esimerkki: 40 vuosittain uusittavaa .fi-verkkotunnusta, jotka laskutetaan asiakkaalta 15 %:n hallinnointimaksulla, päätyvät automaattisesti kuukausilaskulle. 4webagency ei kuitenkaan ole rekisteröijä — rekisteröinnit ja siirrot jäävät rekisteröijälle tai hostauksen tarjoajalle.

Voinko lähettää laskuja suoraan alustalta?

Kyllä. Kuukausilasku kootaan laskutettavista tunneista, kuukausisopimuksen kulutuksesta, lisätyöksi hyväksytyistä korjauskierroksista ja kyseisen jakson uusimisista, ja se lähetetään 4invoices.net-yhteyden kautta: 4webagency toimittaa tunnit ja laskurivit. Suomessa verkkolaskut välitetään yleisesti Finvoice-muodossa ja yritysten välinen verkkolaskutus yleistyy EU:ssa vähitellen; kirjanpito itsessään jää tilitoimistollesi tai kirjanpitäjällesi.